Frigjør tid med søkbare dokument

I dag kan du bygge hele flyten i arbeidet ditt gjennom en liten kontordatamaskin bare du utstyrer den riktig fra starten. Lars Sagsjö, programvarespesialist hos Lexmark som tipser om hva du skal tenke på før du gjør ditt neste innkjøp og hvordan du kan spare opptil 30 prosent av arbeidstiden din ved å digitalisere dokumentene dine.

Skann direkte til riktig mappe

Papir forsvinner nok ikke med det første, men steget mot et papirløst kontor er viktig når det handler om å skape effektiv håndtering av dokument. Det første steget er ifølge Lars Sagsjö å investere i en multifunksjonsskriver som lar deg enkelt skanne og OCR tolke avtaler eller fakturaer direkte fra skriveren til en valgfri mappe i strukturen din, istedenfor å skanne dem til mailen som mange gjør i dag. Mye handler om å skape enkel og brukervennlig dokumentflyt som kan brukes i hverdagen.

–Forskning viser at vi legger rundt 30 prosent av arbeidstiden vår på å lete etter ulike typer digitale filer og dokument. Det blir betydelig enklere å lete etter informasjon når du får søkbare pdf- og datafiler. På den måten kan du finne en faktura bare ved å søke på dato eller kundenummer. Å håndtere dem elektronisk er enkelt og lønnsomt. Selv små bedrifter forbedrer produktiviteten, effektiviteten og kontrollen over virksomheten, forteller han.

Jo bedre programvaren er til å lese av og strukturere dokumentene dine, desto mer tid sparer du. Lars Sagsjö mener at uansett struktur eller format kan Lexmarks programvare automatisk lese inn, klassifisere og sortere dokumentene og forberede dem for arkivsystemet ditt. I dag kan du få avanserte funksjoner hvor du kan bygge hele arbeidsstrukturen din i en veldig liten kontormaskin bare du har riktige utstyr på plass fra start.

–Gjennomgå bedriftens behov sånn slik at du har kontroll på den endelige regningen i et livsløpsperspektiv hvor blant annet forbruksvarer inngår. Vi jobber for eksempel med større tonerkassetter som ikke trengs å byttes like ofte, og har et godt utviklet resirkuleringsprogram der vi kan hjelpe til med å plukke opp gamle kassetter, forteller han.

Alla Lexmarks laserskrivere på markedet støtter både Apples AirPrint og Android med apper som gjør at du kan skrive ut direkte fra mobilen eller nettbrettet. Det finnes også smarte follow-me løsninger med ulike typer autentifisering for å spare penger og unngå unødvendige utskrifter, samt mulighet for å skanne skytjenester i de fleste multifunksjonsskriverne fra Lexmark.

-  Vi har brukervennlige displayer med samme intuitive brukergrensesnitt på alle maskinene våre, samtidig som det er enkelt å konfigurere skjermen etter bedriftens behov sånn at den blir mer personlig. Alt i alt jobber vi mye med å utnytte den kraften som finnes i våre maskiner sånn at kunden ikke trenger å ha en server, sier Lars Sagsjö.

Fargematching garanterer riktig nyanse

Alle Lexmarks fargeskrivere har funksjonen Spot Color Replacement som kan forsikre at en farge skrives ut i nøyaktig riktig nyanse gjennom en såkalt PANTONE- fargematching.

–Vi bruker funksjonen for å skrive ut logoen vår i riktig farge på fakturaer, forretningsbrev og visittkort. Det har medført en hel del besparelser ettersom det koster mer å gjøre dette på et trykkeri. Og fremfor alt trenger vi ikke å ha store lager på kontoret av ulike typer papir eller bestille flere hundrevis visittkort hver gang behovet oppstår, forklarer Lars Sagsjö.

Ved bruk av ulike bedriftslogoer for eksempel i en resepsjon på et kontorhotell, kan man legge inn de CMYK-kodene som gjelder for respektive logoer.

– Dette stiller du enkelt inn under Print Settings og benytter deg av Pantone- fargematching for å finne riktig nivå mellom cyan, magenta, gul og svart toner, forteller Lars Sagsjö.

Fra designbordet til gjennvinning

Åse Wallinder, channel manager på Lexmark, forteller at deres bærekraftige arbeid starter allerede ved designbordet for å utvikle produkter som forbruker så lite energi som mulig.

– Blant annet er våre nye skrivere produsert i opptil 40 prosent resirkulert plast. Maskinene har en energibesparende dvalemodus som betyr at du kan sette dem i dvale når for eksempel ingen er på jobben. Da drar de kun 0,1 watt i timen istedenfor 25-40 watt som er normalt ved dvalemodus for en skriver. Har du 100 skrivere på kontoret blir forskjellen større enn man tror. Samtlige av våre maskiner har også mulighet for å skrive ut dobbeltsidig som er en måte å minske utslipp gjennom at man benytter færre ark med den funksjonen og de er merket med Energy Star, forteller hun.

Når det gjelder frakten av maskinene ser Lexmark på hvilke ulike alternativer som finnes og leter alltid etter den mest miljøvennlige transporten. De benytter seg av kortreist toner for å minske transporten.

– Som en del av vårt resirkuleringsarbeid har vi et returprogram hvor vi gir kundene våre muligheten til å sende tilbake tonerkassettene sine til oss. Vi gjenvinner og gjenbruker produktene 99 prosent. De kundene som deltar i programmet har også mulighet for å få en rapport der de kan se hvor mye toner de har gjenvunnet sammen med en metafor som viser metaforisk hvor mange trær eller hvor mange liter diesel de har spart gjennom å returnere tonerkassettene sine. Utover dette har vi på Lexmark et stadig pågående arbeide når det kommer til vannforbruk og utslipp, samt klart definerte mål vi skal nå i bedriften innen en treårsperiode, sier Åse Wallinder.