Orden med digitaliserte dokumenter

Anders Thomasson, Presales Manager på OKI, tipser om hvordan du kan lagre bedriftens dokumenter digitalt, samt hvordan du kan bruke skriverens strømsparende funksjoner for å bidra til et bedre miljø.

Mobilitet på en helt ny måte

Anders Thomasson, presales manager på OKI, mener at mange kunder han kommer i kontakt med ønsker å skape en orden i dokumentene sine og finne en enkel måte for å lagre dem digitalt.

– Kunden har trolig allerede en filstruktur hvor de lagrer dokumentene sine, i dag ligger den filstrukturen ofte i skyen siden flere og flere benytter tjenester som Dropbox, Sharepoint, Onedrive eller Google Drive. Skyen skaper mer oversikt og når du integrerer med en skyløsning i multifunksjonsskriveren legger du til ytterligere verdi gjennom at du får tilgang til den filstrukturen du allerede har bygget opp direkte fra displayet på multifunksjonsskriveren din. På den måten får du en direktekobling til bedriftens sky. På samme måte kan du digitalisere dokument med skanneren og gjøre dem smartere ved hjelp av en tegntolk som automatisk gjør all informasjonen fra det skannede dokumentet søkbar i systemet ditt, forteller han.

En annen del av digitaliseringen handler om å få full mobilitet i arbeidet selv når du ikke er på kontoret. For å forbedre flyten i arbeidet, håndtering og sikkerhet av dokument har OKI skapt Smart Solutions, en integrert svite med programmer som gjør at du får tilgang til brukervennlige og mobile løsninger. Anders Thomasson forteller at du har flere smarte løsninger for å sende, dele, skrive ut og skanne bilder og dokument direkte via multifunksjonsskriveren.

– Si at jeg er ute på reise og jeg vil spare informasjonen fra et papirdokument, da kan jeg bruke telefonen min som en skanner for å lagre informasjonen som en søkbar pdf i systemet mitt. Om jeg senere har behov for å skrive ut informasjonen, kan jeg gjøre det direkte fra multifunksjonsskriveren, uansett i hvilken av bedriftens kontor jeg befinner meg i. Selv i de tilfeller der du har en enklere skriver uten display, kan du få opp grensesnittet til løsninger gjennom en app på mobilen din for å skrive ut dokumentet, forklarer han.

Mulighetene for å skanne, sende og tolke dokument på denne måten inngår i OKIs mellomstore og store multifunksjonsskriver i form av en lisens til programvaren Sendys Explorer.

– Sendys Explorer er en mulighet for kunden til å få tilgang til mobilitet på en helt ny måte. Programvaren lades raskt ned og gjør det enkelt å tilkoble til ulike tjenester som for eksempel OneDrive, Google Drive eller SharePoint, tipser Anders Thomasson.

Mange fremskritt for miljøet

Globalt har OKI en visjon om å hele tiden redusere CO2 avtrykk. Bedriften har siden 2002 oppnådd det man kaller Zero Emissions, som blant annet innebærer at de gjenvinner 99,9 prosent av alle restprodukter som skapes gjennom produksjon i fabrikkene, ifølge Anders Thomasson. Nylig har OKI til og med standardisert en rekke felles plattformer med alt fra elektroniske kretser til mekanikk.

– I dag utgår vi stort sett fra samme komponenter når vi lager våre produkter, og dermed trenger vi å lagre færre deler for å bygge skriverne våre, sier Anders Thomasson.

Miljøarbeidet handler også om selve bruken av maskinen, og Anders Thomasson forteller at alle produkter er inkludert i et lettbrukelig retursystem for forbruksvarer. Når du bestiller en originaltoner til OKI følger det alltid med en pose for å returnere den gamle.

– På hjemmesiden vår skriver du ut en returlapp og som du klistrer på, deretter returnerer du den gamle tonerkassetten din helt gratis. I dagens laserskrivere er det mange sider i en kassett, så i en liten bedrift blir det ikke mange bytter gjennom maskinens levetid sammenlignet med en blekkskriver.

Å regne på den tiden maskinen står i hvilemodus bidrar også til å minske energiforbruket.

– Ettersom vi bare skriver ut en liten del av tiden skriveren står på, står den veldig ofte i hvilemodus. De komponentene vi har i våre nye produkter gjør at vi nå har en hvilemodus med en tredjedel av strømforbruket som en konvensjonell maskin har. Som bedrift ser vi over alt vi gjør. Det innebærer at vi foretrekker videomøter fremfor å reise, at vi optimaliserer parkeringsplassen vår for miljøvennlige biler, slår av energislukende lamper og maskiner når de ikke er i bruk og at vi sorterer vårt eget avfall for gjenvinning, sier Anders Thomasson.

Garanti i tre år inngår

Skriveren skal bare fungere. Det løftet gir OKI sine kunder i og med sin tre år påplassgaranti som alltid tilbys ved kjøp av skriver.

– Har du tatt steget og investert i en ny maskin forventer du deg at alt bare skal fungere. Det synes selvsagt vi også og derfor tilbyr vi alltid kunden å forlenge garantien sin til totalt tre år med alle skriverne våre. Er det noe som ikke fungerer som det skal, sender vi en reparatør. Det eneste kunden trenger å gjøre for å få tilgang til garantien er å registrere kjøpet av produktet på vår hjemmeside, forteller Anders Thomasson.