7 faktorer for å lykkes med fjernarbeid

Bedrifter som gjør det mulig for sine medarbeidere å jobbe utenfor kontoret har mye å vinne: mer fornøyde og mer effektive medarbeidere, samtidig som bedriften blir mer attraktiv for nye talenter. Noen grunnleggende strategier må være på plass for at dette skal fungere optimalt. Her er de viktigste suksessfaktorene:

1. Sats på kommunikasjon

Å jobbe utenfor kontoret er ikke det samme som å jobbe alene – tvert imot. Samarbeid har blitt enda viktigere i takt med at flere arbeidsplasser tilbyr fleksible muligheter. En forutsetning for samarbeidet er at det er lett å kommunisere med kolleger.

Derfor er det viktig at de som fjernjobber har tilgang til god maskinvare i form av for eksempel en datamaskin med gode muligheter til å delta i videokonferanser. Dessuten må det finnes fungerende løsninger for samarbeid, for eksempel verktøy som Slack, Skype og Trello. Bedriften skal også ha skytjenester som gjør det mulig å dele og jobbe i dokumenter sammen – i sanntid og over nettet.

2. Skaff teknologi som blir brukt

Det holder ikke å skaffe maskinvare og løsninger. Uansett hvor smart og avansert teknologien og tjenestene er, uteblir nytten dersom medarbeiderne ikke har lært seg funksjonene og finessene. Det kan i beste fall innebære at bedriften mister kreativitet og produktivitet – og i verste fall gjøre medarbeiderne frustrerte og irriterte. Sørg for at det finnes en lett tilgjengelig og pedagogisk manual for produkter og løsninger.

Det beste er ofte å utgå fra medarbeiderne i valget av utstyr og løsninger. Risikoen er ellers at det oppstår ”skygge-IT” ( Shadow IT), som betyr at medarbeiderne velger å bruke for eksempel datamaskiner og skytjenester som ikke er sanksjonert av bedriften.

3. Stol på medarbeiderne

Det kanskje viktigste kriteriet er at ledere på alle nivåer har tillit til de medarbeiderne som fjernjobber. En tydelig tillitserklæring innebærer mer enn en nøytral godkjenning av å jobbe fleksibelt; det gjør også at alt fra kommunikasjon og kreativitet til samarbeidet og engasjementet øker – noe som igjen gir produktiviteten en boost.

4. Begrens jobbingen

Det er som regel aldri et problem at fjernarbeidere jobber for lite. Tvert imot. Den store utfordringen er at de som får muligheten til å jobbe mer fleksibelt har en tendens til å jobbe mye overtid. Det kan være vanskelig å sette grenser når man kan jobbe hvor som helst, når som helst.

Det finnes løsninger for å forebygge risikoen for overarbeid. En måte er at medarbeideren er nøye med å logge all sin arbeidstid, sånn at det blir svart på hvitt hvor mange timer det er snakk om. En annen er å tydelig markere for kollegaene, for eksempel i et chattverktøy, når man er kontaktbar og når man er ferdig med arbeidsdagen.

Andre metoder kan være å planlegge tid for innhenting eller aktiviteter som renser hodet. ”Teknologi-detox” kan være en måte, det vil si å unngå å bruke digitale enheter etter for eksempel klokka 22.

5. Sett tydelige mål

Også lederne har en del av ansvaret for at jobben ikke skal ta overhånd. Tydelig formulerte og målbare mål er en av de komponentene som kreves i lederskapet når jobben blir mer fleksibel. Medarbeiderne må vite nøyaktig hva som forventes og hva som skal leveres.

Lederen skal regelmessig høre hvordan det går gjennom individuelle samtaler (som gjerne kan være via data eller telefon). For at fjernarbeid skal lykkes, må leder og medarbeidere ha tettere og mer regelmessig kontakt enn ellers.

6. Skap fellesskap

Det er også viktig at fjernjobberne ikke kjenner seg isolerte. Det må finnes en følelse av fellesskap i teamet. Her kan gode verktøy for videokonferanser og skjermdeling gjøre stor nytte. Det kan bidra til en økt følelse av å ”være med".

Man skal heller ikke kimse av verdien av å møtes fysisk. Planlegg regelmessige møter med teamet, ikke minst når et nytt prosjekt eller samarbeid setter i gang.

7. Se på fjernarbeid som den nye normalen

Til slutt: det kan være på tide å vurdere hvor god dagens måte å jobbe på fungerer for fjernjobbing. Og da handler det ikke bare om eventuelt å bytte ut teknologi, men også forsikre seg om at alle, opp til ledernivå, ser på fjernjobbing som en naturlig arbeidsform. Det skal altså ikke være spørsmål om å ”godkjenne” fleksibelt arbeid, men å se og ta til seg de mulighetene som det faktisk gir.

Lignende lesing:
91 prosent får gjort mer med fjernjobbing
8 smarte dingser for å jobbe hvor du vil

10 oktober 2019

Tips og triks for å få mer ut av Microsoft Teams

Stadig flere får øynene opp for hvordan Microsoft Teams kan brukes til å kommunisere både internt og eksternt, men langt fra alle vet hvordan de skal få mest mulig ut av programmet. Vi gir deg tipsene som vil gjøre Teams-opplevelsen din bedre.

TIPS: Skikk og bruk for videomøtet

Videomøter sparer både tid og miljøressurser, men de fører også med seg noen utfordringer. Her er ekspertens beste tips for et godt digitalt samarbeid.

Alt du trenger i en pakke

Contour Travel Kit kombinerer noen av Contour Designs mest populære produkter. Tanken er at du skal kunne bære dem med deg og sette opp en ergonomisk arbeidsplass uansett hvor du er.

Slik lager du et ergonomisk kontor hjemme

Vi er tomme for unnskyldninger, men har fortsatt dårlige vaner. Det er på tide å gjøre hjemmekontoret mer ergonomisk. – Bedriftene har høye kostnader som følge av sykefravær på grunn av slike skader.

Er du klar for fremtidens medarbeidere?

Idet vi er på vei inn i en ny æra med hjemmekontor, er det på tide å ta livet av myten om å ikke blande jobb og privatliv. ¬– Mange kan være engasjerte når de jobber hjemme en lørdagskveld, sier forsker Kristina Palm.

Digitalt samarbeid i en verden i endring

Digitalisering, nye arbeidsmønster og ny adferd har forandret hvordan, når og hvor vi arbeider og hvem vi arbeider med. Lenovo forutså utviklingen, innså relevansen av digitale samarbeidsverktøy og skapte en ny kategori av produkter for den moderne arbeidsplassen.