Björknässkolan flyttet enhetsadministrasjonen til skyen

Med over 1000 elever og like mange elevdatamaskiner, er virksomheten på Björknässkolan i Saltsjö-Boo helt avhengig av at teknologien fungerer. Og når den ikke gjør det, må en løsning finnes raskt. For litt over ett år siden benyttet skolen Dustin for å flytte enhetsadministrasjonen til skyen.

Fredag morgen på Björknässkolan i Saltsjö-Boo i Nacka. På kontoret til IT-koordinatoren Ebrahim Pourmokhtaris står 12 elevdatamaskiner oppstilt på et langbord. Kule klistremerker på ryggen av datamaskinen og personlige bakgrunnsbilder med trendy logoer avslører at dette er enheter som brukes så flittig at de gjenspeiler brukerne sine.

Når Ebrahim skal demonstrere hvor lett det er å tilbakestille en elevdatamaskin nå som Dustin har hjulpet Björknässkolan med å flytte fra en tradisjonell løsning for enhetsadministrasjon av SCCM-typen til en skybasert enhetsadministrasjon, blir vi avbrutt av to elever som trenger rask datahjelp på vei til en time. Denne gangen var det et problem som kunne løses med noen raske trykk på tastaturet, men noen ganger kreves en større innsats.

– Elevene bruker datamaskinene på en helt annen måte enn vi gjør. De har datamaskinene i ryggsekken, de spiller spill og er interessert i programvaren. Noen ganger går datamaskinene fysisk i stykker, og da leverer vi dem inn. Noen ganger henger de seg og da må vi tilbakestille dem og gjøre en reinstallasjon, forklarer Ebrahim.

Akkurat reinstallasjoner var en av mange flaskehalser som Ebrahim kunne identifisere da han begynte å arbeide ved Björknässkolan i januar 2018. Å installere én datamaskin kunne ta opptil seks timer, og med SCCM-løsningen som ble brukt, var det vanskelig å håndtere de forskjellige programmene som de forskjellige årstrinnene trengte.

Ligger langt frem i digitaliseringsarbeidet

Björknässkolan, som er en grunnskole med alle trinn, utmerker seg ved å være den største enkeltsatsningen på 1:1 i Nacka Stad. Dette betyr at hver elev får tildelt en datamaskin allerede i første klasse. Fordi datamaskinen brukes hele dagen, er det viktig at alt fungerer, og at administrasjonen er effektiv. Hvis bare én elev mangler datamaskinen eller har tekniske problemer, kan en hel klasse gå glipp av verdifull undervisningstid.

– Skolen har ikke de økonomiske ressursene til å administrere all teknologi i skolen via egen IT-avdeling. For å være en attraktiv skole og arbeidsgiver må vi forsøke å finne de smarte løsningene som tilbys ved å utvikle ny teknologi og være tilgjengelig i markedet for å løse ønskene til den pedagogiske delen, sier Lars Ekelöw, digitaliseringsansvarlig i Nacka Stad og en av initiativtakerne til Björknässkolans IT-satsing.

Björknässkolan har over 1000 elever, og til sammen administrerer Ebrahim rundt 1500 enheter. De fleste er PC-er, men det er også nettbrett i omløp.

– Det sier seg selv at ikke alle elever kan løpe til Ebrahim med sine datamaskiner, og derfor hadde vi behov for å effektivisere hele administrasjonen. Klart vi har lånedatamaskiner å dele ut, men administrasjonen måtte gå raskere og være mer tidseffektiv, sier Lars.

Modern Workplace for skolen

Løsningen var en skybasert tjeneste satt opp av Dustin sammen med Nacka Kommun og Microsoft. I bunn og grunn handlet det om Dustins tjeneste Modern Workplace, tilpasset for skolebruk med endrede lisenser. Resultatet var at de gikk fra en tradisjonell enhetsadministrasjonsløsning til en skybasert.

– At valget falt på Dustins tjeneste Modern Workplace skyldes at tjenesten virket enkel, rask og forholdsvis rimelig. Dustin stod for hele oppsettingen, og prosessen var veldig enkel, sier Lars Ekelöw.

I tjenesten Modern Workplace er også administrasjon og support inkludert, men i dette tilfellet hjalp Dustin først og fremst til med strategisk rådgivning for å sette opp selve systemet og videre levering av datamaskiner.

– Da vi inngikk dette samarbeidet, bestemte vi oss for at skolen selv skulle kunne administrere enhetene som ble kjøpt for å få lavere kostnader og kortere ledetider, sier Lars.

Rett applikasjoner til rett elev

På Björknässkolan arbeider de etter en syklus som innebærer at 400 datamaskiner blir byttet ut hvert tredje år. I februar og mars ser de på nye datamaskiner til høsten, samtidig som lærerne får komme med ønsker om hvilke programmer de behøver. I juni samles alle enheter inn for installasjon av ny programvare før de deles ut i august.

En av de store gevinstene med skybasert enhetsadministrasjon er at datamaskinen automatisk kan settes opp til den eleven som skal ha den. Elever i samme klasse får de programmene, lisensene og ikonene de trenger uten at IT-avdelingen nærmest trenger å røre enheten. Alt er koblet til elevenes e-postadresse.

– Noen klasser bruker for eksempel Minecraft til å bygge byer, eller de bruker spesielle språkprogrammer. Ettersom vi bruker Microsofts tjeneste Intune, kan jeg ha flere forskjellige brukerprofiler og sikre at de riktige applikasjonene kommer i riktige datamaskiner, sier Ebrahim.

Vil involvere lærerne mer

I teorien skal elevene kunne gjenopprette og installere sine datamaskiner hjemmefra, men så langt har de ikke valgt å gå ved Björknässkolan. Ikke minst fordi det ville kreve mye av elevene. Hvis de for eksempel ikke hadde lagret filene på riktig sted, kunne de gå tapt. Ebrahim er derimot overbevist om at lærerne nå kan bli mer involvert i det tekniske:

– I og med flyttingen til skyen er prosessene endret slik at det har blitt mer brukervennlig. Lærerne behøver ikke å være teknikere, men det er bra hvis de kan gjøre enklere ting som å fornye en trådløs tilkobling til en skriver eller tilkoblingen til et tilgangspunkt.

I dag bruker Björknäs skole langt fra all funksjonalitet som tjenesten Modern Workplace tilbyr, men det er ingenting som hindrer dem i å koble til flere deler i fremtiden.

– Alt vi gjør må fungere sammen med forretningsprosesser, og derfor er det viktig å ikke stappe inn for mye på en gang. I dette tilfellet var det store behovet rett enheter til rett tid og hurtige installasjoner, og det har vi oppnådd i dag. Færre elever har lånedatamaskiner og fremfor alt får de sine egne datamaskiner raskere, sier Lars Ekelöw.

Han rekker knapt å fullføre setningen før vi kan se ikonene ett etter ett dukke opp på dataskjermen foran oss. Reinstallasjonen vi har ventet på er fullført, og datamaskinen er klar til nok en skoledag på Björknässkolan i Saltsjö-Boo.

Slik var det mulig

UTFORDRING

Med over 1000 elever og like mange elevdatamaskiner måtte Björknässkolan finne en fleksibel løsning for pakking, distribusjon og administrasjon av skolens enheter. Skolens IT-koordinator Ebrahim ønsket blant annet kortere ledetider og raskere gjenoppretting av elevdatamaskiner.

LØSNING

Skolen fikk hjelp av Dustin til å flytte fra en tradisjonell SCCM-type enhetsadministrasjon til en skybasert.

EFFEKT

Takket være Dustins tjeneste Modern Workplace kan Ebrahim administrere skolens datamaskiner og raskt løse de problemene som kan oppstå i løpet av en skoledag. For elevene betyr det færre forstyrrelser i undervisningen og mer tid til læring.

Vil du vite mer om tjenesten Modern Workplace skulle passe for deg?

Akkurat nå tilbyr vi en workshop der vi besøker bedriften din og forteller mer om tjenesten. Den inkluderer strategiske og tekniske diskusjoner og etterpå får du et konkret forslag på en helhetsløsning skreddersydd for din bedrift. Den første workshopen er gratis og tar 1-2 timer.

Les mer om Modern Workplace her eller meld din interesse for workshop med en gang, så kontakter vi deg!

Två elever på Björnknässkolan

Tekst: Henrik Skapare
Foto: Mattias Hamrén

For å være en attraktiv skole og arbeidsgiver må vi forsøke å finne de smarte løsningene som tilbys.

– Ebrahim Pourmokhtari, IT-koordinator, Björknässkolan.

16 mars 2019

Miljøet i førersetet

13 000 ansatte i Trondheim kommune kan skrive ut dokumenter hvor de ønsker, uten at papirer blir liggende og slenge. Kommunen sparer både miljøet og kostnader på sin effektive printeravtale.

Hverdag med flyt

Skolehverdagen til 10.000 elever og lærere i Grenland flyter knirkefritt med enheter som er tilpasset hver enkelt bruker sine behov. Det sparer både tid, kostnader og frustrasjon.

Rask omstilling for Randstad

Ansatte i Randstad og Dfind har fått en mer effektiv og fleksibel hverdag etter omlegging til Chromebooks. Med Dustin i ryggen har prosessen gått kjapt og smertefritt.

Slik reduserte Oslo-lageret nedetiden med 30-40 prosent

Sørensen og Balchen slet med et svært utdatert IT-system. Det kostet omtrent en kvart million kroner ved nedetid. Nå er nedetiden redusert med 30-40 prosent.

Actic forbedret bedriften og kundetilfredsheten med hjelp av Network

Artic trengte en stabil og fleksibel nettverksløsning til sine 182 bade- og treningssenter. Med Network fikk de i tillegg til det også tilgang til data som kunne bidra til forretningsfordeler, og som var enkelt å håndtere for de kun fem heltidsansatte.

Bedre sikkerhet og samarbeid for XL-BYGG med Modern Workplace

Ved å bytte ut sitt gamle IT-miljø og satse på Modern Workplace fra Dustin, kunne XL-Bygg på en enkel og kostnadseffektiv måte få enklere administrasjon, bedre datasikkerhet og en mer effektiv hverdag.