Gjør innkjøpene enklere med EDI

I dag finnes det egentlig ingen grunn til å håndtere fakturaer og ordreinformasjon i papirformat eller via e-post. La innkjøpssystemet kommunisere direkte med Dustins system slik at dere får enklere og billigere ordre- og fakturahåndtering – og bedre kontroll.

En bra måte å effektivisere på er å gjøre prosessene for innkjøp, ordrer og fakturering elektroniske og automatiserte. Gjennom EDI (Electronic Data Interchange) kan prosessen fra en kunde foretar en bestilling av en vare eller tjeneste til varen faktureres og betales håndteres uten papirdokumenter eller manuell håndtering. I stedet sendes elektroniske standardiserte meldinger mellom bedriftens forretningssystem i et forhåndsdefinert format, som f.eks. cXML.

Gjennom elektronisk håndtering av forretningsvirksomheten oppnås administrative besparelser i flere ledd – ved selve innkjøpet, attestering, økonomiavdelingens håndtering og fakturering. Det gir også bedre kontroll over innkjøp. Når alle innkjøp går gjennom samme system, er det lettere å sikre at man bare kjøper fra avtaleleverandører og å følge opp hvilke innkjøp som gjøres. Dermed sørger man for å få bedre priser på de varene man kjøper inn.

E-fakturaer, e-ordrer og produktsortiment

Som kunde hos Dustin kan man velge å ta imot e-fakturaer, å foreta e-ordrer og å integrere Dustins produktsortiment i innkjøpssystemet deres.

Gjennom e-fakturering slipper dere den tidkrevende og dermed kostbare manuelle håndteringen av papirfakturaer eller fakturaer sendt via e-post. Ledetidene blir kortere fordi fakturaen går direkte inn i finanssystemet og raskt kommer til riktig person. Samtidig blir kontroll og sporbarhet bedre. Dette innebærer naturligvis også en stor miljøgevinst når papirfakturaer ikke må skrives ut og sendes via post.

Med e-ordre reduserer du samtidig administrering og skaper bedre kontroll over innkjøp. Ordrer sendes elektronisk direkte fra kjøpssystemet til Dustins bestillingssystem. Ledetidene forkortes, og risikoen for feil i ordrer og fakturaer blir i stor grad eliminert. Dustins faktura sendes automatisk basert på informasjonen i dine elektroniske innkjøpsordrer. Vi tar ikke betalt for å sette opp vår del av deres elektroniske ordreflyt, men krysser bare av for funksjonen i systemet vårt. Dustin er svært god når det gjelder standarder.

For å få fullt utbytte av EDI kan dere velge å integrere Dustins sortiment med deres eget innkjøpssystem. Da blir det svært enkelt for brukerne å foreta rett bestillinger, i samsvar med leverandøravtale, samtidig som så stor del som mulig av prosessene skjer elektronisk og effektivt.

EDI-katalog eller punch-out

Det er to måter å integrere vårt produktsortiment på i innkjøpssystemet. Enten kan en elektronisk produktkatalog (en såkalt EDI-katalog) sendes til kjøpssystemet hver kveld. Generelt inneholder EDI-katalogen blant annet navn, artikkelnummer, produktbeskrivelse, kundespesifikke priser, UNSPSC-kode og lenke til produktbilde.

Den andre varianten er en såkalt punch-out-løsning der brukerne får tilgang til en kundetilpasset versjon av Dustins webbutikk direkte via en lenke i innkjøpssystemet. Der ser de sine avtalepriser og kan handle som vanlig.

Når brukeren er ferdig blir handlekurven med tilbake til deres eget system og innkjøpsordren kan opprettes, bokføres og attesteres i henhold til egne rutiner. Denne løsningen gjør det mulig å beholde alle fordelene med Dustins vanlige nettbutikk, for eksempel søkefunksjonalitet, prisoppdateringer i sanntid, produktbilder og spesifikasjoner. Det gjør det enklere for den som skal foreta bestillingen.

Vil du forenkle innkjøpsprosessen til bedriften med EDI? Send en e-post til vår EDI-ekspert på edi@dustin.no så forteller vi mer!

Fordeler med EDI

  • Rett informasjon finnes alltid i eget forretningssystem
  • Innkjøps- og økonomiavdelingen avlastes
  • Digital håndtering reduserer klimapåvirkning
  • Redusert administrasjon sparer tid og penger
  • Alle standardformater er kostnadsfrie

10 oktober 2017

Se helheten når du skal velge bærekraftig

Mange forsøker å gjøre bærekraftige valg ved IT-anskaffelser. Vi spurte HPs og Dustins bærkraftsjefer hva som er viktig å vurdere for å velge riktig.

12 desember 2018

Alektum Group: Forbedrer IT-leveransen

Innkjøpsoversikt, raskere leveranser og bedre supportavtale. Dette er noen av fordelene Alektum Group har fått gjennom sitt tette samarbeid med Dustin.

19 mars 2018

Dustin får IT til å fungere hos oss

Kompetent rådgivning og praktisk støtte er avgjørende når en mellomstor entreprenørbedrift med slank administrasjon skal gjøre digitale kvantesprang.

4 desember 2017

Raskt og sikkert i skyen

Ustabil e-post, trege servere og manuell sikkerhetskopiering. Ifjor innså Wallstreet Media at de hadde vokst ut av IT-miljøet sitt. I dag er alt skiftet ut.

15 mai 2015

Hurtighet til lav kostnad

Når man på kort varsel må ut til et katastrofe­område, kan man ikke vente to uker på en data­maskin. Samtidig må en humanitær hjelpe­organisasjon vende på hver administrative krone. Redd Barna i Sverige sparer både tid og penger ved å benytte seg av Dustin som totalleverandør.

20 mars 2015

Mer tid til andre ting

I dag er det vanlig at virksomheter i offentlig sektor selv tar hånd om IT-infrastrukturen. Dustin ser imidlertid en økende etterspørsel etter periferitjenester, spesielt når det gjelder produkter.

17 september 2014
Få fortrinnsrett på Black Friday!