Guide Alle fordelene med SAM

Med et økende antall programmer, både i skyen og på ulike fysiske enheter, blir det stadig vanskeligere å holde styr på utgiftene til programvarelisenser. Software Asset Management, eller SAM, gir deg full oversikt over virksomhetens lisenser, men også en rekke andre fordeler. I denne veiledningen forteller vi hvordan virksomheten kan komme i gang med SAM.

I dag bruker virksomheter stadig flere typer programvare fra en rekke forskjellige utviklere. Programvaren brukes dessuten på mange ulike plattformer både lokalt og i skyen. Det har med andre ord blitt vanskeligere å få oversikten over hvilken programvare virksomheten har – hvor den er installert, hvilken programvare som faktisk brukes og hvordan, samt om de som bruker en bestemt programvare, har riktig lisens.

Det er ikke sjelden at store programvareselskaper som Microsoft, SAP og Oracle gjennomfører revisjon hos kundene sine for å sørge for at brukerne har de riktige lisensene. Da kan det i verste fall bli bøter hvis virksomheten bruker ikke-lisensierte versjoner av programvaren.

Del 1

Hva er SAM?

Software Asset Management, eller SAM, kan i korthet beskrives som en metode for å administrere virksomhetens programvarelisenser.

Det er flere forskjellige alternativer på markedet, men Dustin har valgt å tilby en SAM-tjeneste fra et selskap som heter Snow Software1, ettersom vi mener at det er den som gir kundene best funksjoner til en konkurransedyktig pris.

Det er verdt å nevne at det skjer en begrepsendring fra vi snakker om SAM til vi går over til noe som kalles Technology Intelligence (TI). Det dekker både Software Asset Management, Hardware Asset Management, SaaS Management og Cloud Management Platforms. Men inntil videre bruker vi begrepet SAM i denne veiledningen.

Hvordan kan du bruke SAM?

SAM åpner mange muligheter når du har begynt å få oversikten over programvarelisensene. Målet er som sagt å håndtere programvarelisensene og få svar på følgende spørsmål:

  • Hvor mange lisenser har virksomheten?
  • Hvor mange programvareløsninger har virksomheten kjøpt eller betaler den for?
  • Hvilke utviklere kommer de fra?
  • Hvordan brukes programvaren? Hvor mange bruker den og hvor ofte brukes den?
  • Har de som bruker programvaren, de riktige lisensene til den versjonen av programvaren de har installert?

Når du får oversikt over denne informasjonen, kan du ta strategiske beslutninger.

1. Snow Software et svensk selskap som tilbyr Software Asset Management-løsninger (lisensstyring) som er tilgjengelige på tvers av alle plattformer. Forretningsideen er å hjelpe virksomheter å bare betale for de programvarelisensene de faktisk bruker. I dag bruker over 7000 kunder over hele verden Snow Softwares løsninger på mer enn 10 millioner enheter. www.snowsoftware.com

Her er noen eksempler:

Eksempel 1:

Virksomheten har kjøpt ti lisenser av et program, men bare åtte har vært brukt i løpet av det siste året. Kan man avslutte to av lisensene?

Eksempel 2:

Virksomheten har kjøpt inn ti lisenser av et program, men tre av dem brukes bare tre til fire ganger i året. Trengs de virkelig, eller kan de tre brukerne utføre de samme oppgavene med et annet program eller løse det på en annen måte?

Eksempel 3:

En bruker har tre ulike lisenser til samme program; en til datamaskinen, en til nettbrettet og en til telefonen. Hvilken enhet brukes mest? Trengs alle tre?

Eksempel 4:

I januar i år passerte Windows 7 “end of life”, noe som innebærer at Microsoft slutter å komme med programvareoppdateringer og sikkerhetsoppdateringer til Windows 7. Med SAM kan du enkelt se hvilke av virksomhetens datamaskiner som kjører Windows 7 og hva du må foreta deg i den sammenheng.

Del 2

Hvilke konkrete fordeler får du med SAM?

Spar penger

Den tydeligste fordelen med SAM er at virksomheten kan spare penger. Det er to hovedgrunner til det:

1. Finn og kvitt deg med unødvendige programvarelisenser

De fleste virksomheter kjøper inn programvarelisenser i bulk og har en og samme image-fil med programmer som de installerer på nye datamaskiner. Men det er svært sannsynlig at ikke alle medarbeiderne trenger de samme programmene. Derfor kan du spare penger ved å bruke SAM til å skreddersy enheten til hver enkelt bruker med akkurat de programmene denne brukeren trenger.

2. Unngå straffeavgifter ved en programvarerevisjon

Med oversikt over hvilke lisenser virksomheten bruker og ved å sikre at disse er betalt, slipper dere straffeavgifter ved en eventuell revisjon. Dessuten slipper dere unødvendige bekymringer for en revisjon og for hva det kan resultere i.

Gjør oppdateringene enklere

Snow Software har en tjeneste som heter Software Recognition System (SRS). Det er en database som i skrivende stund inneholder 550 000 programmer fra 95 000 leverandører. Den oppdateres daglig og holder styr på at du har de nyeste versjonene av de installerte programmene.

Dessuten får du mulighet til å holde oversikt over datamaskinparken (avhengig av hvilken datamaskinleverandør du har), se hvilke oppdateringer som er tilgjengelige, og hvor mye du har igjen av garantitiden på enhetene.

Gir en sikrere datamaskinpark

Du får en påminnelse så snart det kommer oppdateringer på programvaren, og dette reduserer risikoen for at du overser en viktig sikkerhetsoppdatering. Dermed reduseres tiden som enhetene er sårbare for sikkerhetshull og andre risikoer.

Lettere å etterleve GDPR-kravene

Personvernforordningen, GDPR, krever blant annet at virksomheter vet og kan redegjøre for hvilke programmer som inneholder personopplysninger og hvilke medarbeidere som har tilgang til disse programmene.

Med SAM-tjenesten kan du legge til en modul som forenkler GDPR-oppfølgingen ved å fremheve GDPR-relatert risiko i virksomheten, sammen med løsningsforslag.

Del 3

Slik kommer du i gang med SAM

Installer agenten

Før du setter i gang, må du installere agenten på alle klientene du vil overvåke. Det kan være både datamaskiner, nettbrett og telefoner. Hvis du allerede er kunde hos Dustin og kjøper andre tjenester, for eksempel Modern Workplace der vi konfigurerer virksomhetens klienter, kan vi installere den for dere.

Når de riktige innstillingene er på plass, begynner klientene å snakke med Dustins Snow-servere.

Gode rutiner = gode data

Snow-klienten må være installert på alle enhetene i virksomheten for at du skal få korrekte og dekkende data i systemet. Derfor er det viktig at dere har gode rutiner for å installere agenten på alle nye enheter før de tas i bruk.

Like viktig er det at dere deaktiverer og avinstallerer agenten fra enheter som skal byttes ut (og husk, ikke kast utrangerte enheter, men benytt dere av Dustins gjenbrukstjeneste Takeback.

Alle lisenser på et sted

For at dataene som samles inn skal kunne brukes til det fulle, må opplysningene om virksomhetens lisenser også mates inn i SAM-tjenesten. Først da kan du se hvordan den faktiske bruken stemmer overens med de lisensene virksomheten har kjøpt.

Avvik oppdages nesten alltid på dette tidspunktet, da det viser seg at medarbeiderne bruker gratisprogrammer som de har lastet ned selv, gamle lisenser og/eller versjoner av programmene som ikke lenger støttes, bare for å nevne noen eksempler.

Datainnsamling – nå begynner det morsomme

Så fort agenten er installert, begynner den å samle inn informasjon som du får tilgang til via en nettportal. Hvordan du senere drar nytte av informasjonen, er opp til deg.

Visse kunder er veldig aktive og jobber mye med verktøyet for å holde oversikt over lisensene og klientene. Andre igjen er ikke like aktive, men har nytte av installasjonen når det er tid for programvarerevisjon fra for eksempel Microsoft eller Adobe.

Det sparer veldig mye tid at man slipper å finne ut manuelt hvilke lisenser som finnes og hvordan de brukes. Og skulle det i løpet av revisjonen bli oppdaget at det finnes uautoriserte installasjoner, kan det selvsagt bli kostbart for virksomheten.

Sorter og kategoriser data

Når du har fått opp en liste over all programvaren som brukes, kan du sortere etter hvilke som krever lisens eller ei. De som krever lisens, må være registrert i Snow for å kunne regnes som at de etterlever kravene (compliant) ved en revisjon.

Når programvarelisensene til virksomheten er registrert, kan du også få oversikt over hvor mye programvarelisensene koster og hva du kan spare på å kvitte deg med de du ikke trenger.

Så fort agenten är installerad kommer den att börja samla in information som du får tillgång till via en webbportal.

Hur du sedan drar nytta av informationen är upp till dig. Vissa kunder är väldigt aktiva och arbetar mycket med verktyget för att hålla koll på sina licenser och klienter.

Del 4

Slik kan du gjøre enda mer med SAM

Skrivere og firmabil med i miksen

Det er for øyeblikket ikke mulig å legge inn skrivere, eller firmabiler, for den saks skyld, direkte i Snow, men noen kreative brukere har funnet en løsning på det.

Ved å opprette et objekt manuelt og deretter koble objektet til en avtale, for eksempel et SSL-sertifikat, kan du legge inn mer enn bare programvarelisenser i Snow.

Hvis du vil legge inn en skriver, kobler du skriverens støtte- og/eller leasingavtale til et objekt i Snow, og på den måten får du varsler når avtalen er i ferd med å utløpe. På samme måte kan du koble leasingavtalen for firmabilen til et objekt i Snow.

Svartelisting av programmer

Visse programmer er kanskje identifisert som sikkerhetsrisikoer av IT-sikkerhetsavdelingen i virksomheten. Disse kan svartelistes i Snow for å unngå at medarbeiderne bruker dem. Da får du et varsel dersom de blir installert på en enhet som overvåkes av Snow.

På samme måte kan du gjøre det motsatte: hvitliste de programmene som er tillatt og få varsel om et annet program blir installert.

Optimerte kostnader for Adobe Creative Cloud og andre skytjenester

Adobe Creative Cloud er en av verdens klart største skybaserte tjenester, og helt dominerende blant kreatører. Det har blitt en god inntektskilde for Adobe og samtidig en stor utgift for virksomhetene.

Med Snow får du et unikt og detaljert innblikk i nøyaktig hvordan medarbeiderne bruker de ulike programmene i Adobe Creative Cloud. Dermed kan du optimalisere lisensene for å kutte kostnadene.

Denne typen skreddersydde moduler for skytjenester finner du også blant annet for Oracles programvaresuite og Windows Server.

Opprett dine egne rapporter

I dag ligger det et stort utvalg av rapporter i Snow. Men om det ikke er nok, kan du opprette skreddersydde rapporter som du kan dele innad i virksomheten.

14 april 2020

Skytjenester åpner opp for nye forretningsmuligheter

Skytjenestene er her for å bli, og bra er det. For når innovative, skybaserte applikasjoner dukker opp, åpner det også opp for nye forretningsmuligheter.

Velg riktig skykombinasjon

Skyen kan romme alt fra lagring til håndtering av tunge applikasjoner og analyseverktøy. Det finnes ingen standardløsning som passer for alle. Slik finner du løsningen som passer best for dine behov.

Skyen muliggjør nye forretningsmodeller

Skytjenester har gått fra å være en sak for IT-avdelingen til å bli en viktig del av bedriftens forretningsutvikling. Slik skaper du merverdi med digitale verktøy.

Viktige spørsmål på vei mot skyen

På markedet finnes det mange skyleverandører. Men hvordan skal du velge? Vi gir deg svarene som gjør deg til en smartere kjøper.

Derfor velger stadig flere å kjøpe Nettverk som tjeneste

Nettverket er bedriftens nerve. Hvis det ikke fungerer, går det ofte ikke an å utføre jobben i det hele tatt. Derfor velger flere å kjøpe nettverk som en tjeneste.

5 gode grunner til å kjøpe nettverk som tjeneste

Fordelene er mange, men noen er viktigere enn andre. Vi har laget en liste med fem grunner til hvorfor du ikke skal investere i ett eget nettverk, men heller kjøpe Nettverk som tjeneste.