Navigere IT riktig under en krise

Ved økonomiske resesjoner har virksomhetenes svakheter en tendens til å bli avdekket. En av lærdommene fra finanskrisen i 2008 er at god virksomhetsstyring forenkler krisehåndteringen, bidrar til motstandskraft og en evne til å håndtere uforutsette hendelsesforløp. Det kreves tydelighet når det gjelder hvilke roller som trengs, hvordan ansvar skal fordeles og hvordan kommunikasjonsarbeidet skal utføres.

I løpet av 2008-krisen skylte mange ledere på krisen når det gjaldt alle former for underprestasjon. Å ikke bruke tid og energi på defensive argumenter og teknikker er viktig for effektivt å kunne håndtere utfordringer under en pågående krise. Ellers risikerer virksomheten å bli kastet inn i en nedadgående spiral av mistro i alle deler av organisasjonen.

Denne artikkelen er en del av den lengre rapporten Veiledning i krise.

Last ned rapporten & sjekklisten Veiledning i krise.

Katastrofe- og kontinuitetsplaner

En katastrofe- og kontinuitetsplan for hvordan IT regulerer virksomhetskritiske funksjoner skal opprettholdes også når informasjonssystemer er midlertidig nede eller permanent utslått. Dette innbefatter hvordan virksomheten kontrollert kan starte opp etter en alvorlig hendelse, samt hvordan man kan gjenskape tapte data eller data som er opprettet utenfor systemene. Ettersom planen ofte hentes fra rammeverk fra IT-styring, er det en iboende risiko for at det blir for stort fokus på teknologi.

Det viktigste formålet med en katastrofe- og kontinuitetsplan er å støtte virksomhetens prosesser, noe som ofte innebærer manuelle prosesser som skal råde mens systemene er nede. Derfor blir rollen til IT mindre teknisk enn normalt og mer støttende. Det kan handle om å koordinere ulike responsteam, støtte de øvrige mulighetene i virksomheten for kommunikasjon samt umiddelbar håndtering av forskjellige aktiviteter.

Den viktigste rollen for IT

I en krise må alle bidra, og for IT er det absolutt viktigste å adressere to hovedspørsmål:

1. Hvordan kan IT opprettholde virksomhetens viktigste funksjoner til tross for at normale funksjoner og ressurser ikke er tilgjengelige på samme måte som før?
• I privat virksomhet er den viktigste funksjonen oftest inntektssiden.
• I offentlig virksomhet handler det oftest om oppdraget.
2. Hvordan kan IT støtte virksomheten ved å øke produksjonen til normale nivåer igjen når krisen er over?

Hvis krisesituasjonen er økonomisk betinget, skal IT hjelpe virksomheten med å gå ned på sparebluss for å sikre overlevelse. Det gjør at drift og utvikling må håndteres på to forskjellige måter, der utvikling ofte kan fryses eller innstilles helt. I oppstartsfasen etter en krise er også utviklingsdelen den som er vanskeligst å få i gang igjen.

Spørsmålene må besvares, med hensyn til bransjespesifikke forutsetninger og virksomhetens behov, for at kursen fremover skal kunne stakes ut. Hele organisasjonen må eventuelt være delaktig i arbeidet, og det må også være rom for å diskutere ubehagelige fakta i prosessen. Dermed unngås det at den strategiske ledelsen handler i blinde eller at virksomheten leter etter syndebukker i en situasjon der det bare gjør situasjonen verre.

IT som aktiv eller passiv

Det er primært to faktorer som definerer hvor drivende IT skal være i selve krisehåndteringen:

1. Egne erfaringer og kompetanser fro å håndtere en krise.
2. Om krisen er begrenset og målrettet eller bred og omfattende.

Praktisk handling

Hva kan man gjøre i praksis når krisen banker på døren? Når man er midt i en krisehåndtering, er man også forbi det viktige første skrittet som handler om å planlegge, så nå må man fokusere på to ting:

1. Handle. Husk at den verste avgjørelsen som regel er å ikke ta noen avgjørelse.
2. Kommuniser. Kommunikasjon er alfa og omega for å lykkes med krisehåndtering.

Så raskt som mulig må vi gå fra våre hovedspørsmål om hva IT kan gjøre for at virksomheten skal overleve til faktisk handling. Avhengig av krisens alvor og fremfor alt avhengig av virksomhetens egne forutsetninger, ser de ulike handlingene forskjellige ut.

• Stopp blødningen. Sørg for å stoppe virksomhetens blødning. Enten det dreier seg om sjokkeffekter i økonomien der vi må få streng kontroll over pengestrøm og utgifter, eller om det handler om inntrengning i virksomheten, må forhindrende tiltak iverksettes umiddelbart.
• Stopp lekkasjen. Både lekkasje av det som påvirker kostnader og informasjon gjennom ikke-autorisert personell, må kontrolleres i den grad det er mulig. All informasjon internt eller til eksterne parter og kunder skal bare formidles via offisielle kanaler eller etter godkjenning.
• Belønn kompetanse. Hvis det er en krise som rammer store deler av en bransje, en nasjon eller til og med har global påvirkning, er det viktig å sikre kompetanse og ressurser. På neste trinn kan man deretter tenke på om dagens personer kan bidra til verdi i morgen hvis en ny normalitet oppstår som konsekvens.
• Finn heltene. De trenger ikke å være sjefer eller ledere, men er vanligvis personer som har jobbet lenge i virksomheten.
• Fordel viktige oppgaver til heltene dine. Heltene dine har ofte også bygd opp store interne nettverk og anses ofte av andre som noen det er verd å lytte til. Også disse uformelle nettverkene er viktig for kommunikasjonen og for å hjelpe hele virksomheten med å forstå. Tillit er viktig for å kunne gjennomføre endringer, som iblant kan være både smertefulle og omfattende. Sørg for at disse menneskene har passende og viktige roller i krisehåndteringen, men unngå å fylle rollene bare for å slippe eget ansvar.
• Utarbeid plan B og C. Planer må endres, og strategier bør løpende tilpasses etter situasjonen. Å ha ytterligere planer for ulike omstendigheter betyr også trygghet til å kunne vurdere ulike alternativer for IT-leveransen.
• Kommuniser. En av de absolutt viktigste oppgavene er å kommunisere til både interne og eksterne interessenter. Skap åpenhet ved å kommunisere både tydelig og enkelt, men også hyppig. Kommuniser om det innebærer forandringer på både kort og lang sikt. Det er viktig at alle team får høre informasjonen direkte og ikke via sekundære kilder.

Last ned rapporten & sjekklisten Veiledning i krise.

Les også:

7 trinn for vellykket krisehåndtering
God virksomhetsstyring forenkler krisehåndteringen
De to viktigste IT-spørsmålene i en krise

Text: Radar
Foto: Unsplash