XL-BYGG moderniserte sin IT-infrastruktur med Modern Workplace

Ved å bytte ut sitt gamle IT-miljø og investere i Modern Workplace fra Dustin, fikk XL-BYGG på en enkel og kostnadseffektiv måte, enklere håndtering, høyere datasikkerhet og mer effektive arbeidsmetoder.

Når du besøker XL-BYGGs kontor i Solna kan du ikke unngå å legge merke til at det finnes en sterk intern stolthet i selskapet. Den gyllenbeige logoen deres er synlig overalt. Både i form av en gigantisk veggdekorasjon i stål, samt på klær, malerier, profileringsprodukter og vimpler.

Markedsavdelingen har gjort en god jobb. Selv om varemerket ikke har eksistert i mer enn 10 år, skårer det nesten alltid høyest i merkevarekjennskapen til fagfolk i byggebransjen, som er vår største målgruppe, sier Tobias Erhardt, CIO hos XL-BYGG når vi møter ham i foajeen.

Tobias Erhardt, XL-Bygg

Tobias Erhardt, CIO hos XL-BYGG

Med røtter i selskapet Byggtrygg har XL-BYGG gått fra trelastlagre til innkjøpssamarbeider med en toppnotering på nesten ni milliarder i omsetning i 2018. Lokalene i Solna rommer serviceselskapet for de 70 uavhengige byggevarebutikkene som er deleiere i XL-BYGG AB. Her jobber over 40 ansatte med markedsføring, innkjøp, forretningsstøtte, utvikling og andre sentrale funksjoner.

Et utdatert IT-miljø

Når en organisasjon vokser raskt, setter det sine spor. Da Tobias begynte å arbeide hos XL-BYGG 2017, ble han møtt av et ustrukturert og umoderne IT-miljø som i stor grad var et resultat av selskapets raske vekst. Mangelfull datasikkerhet, tidkrevende håndtering, kompliserte VPN-løsninger og dyr IT-støtte var bare noen av problemene.

Alle hadde forskjellig maskinvare med stor variasjon i Windows-versjoner i tillegg til egne Office-lisenser. Gjennom vår systemleverandør av forretningssystem hadde vi e-post via Exchange og terminalserverløsninger for stasjonære maskiner og programmer. Det var veldig uoversiktlig.

Mottoet til XL-BYGG er å forenkle og berike. Det var med disse ordene i bakhodet Tobias gikk løs på utfordringen med å modernisere selskapets IT-infrastruktur.

Vi vurderte å kjøre Office 365 internt med egen support og klientstyring, men siden IT ikke er kjernevirksomheten vår, valgte vi å outsource de delene også. Jeg innledet en dialog med Idenet, og da selskapet ble kjøpt opp av Dustin, ble tjenesten Modern Workplace trukket frem som et alternativ.

Mer tid på forretningsutvikling

Tobias så muligheten for å modernisere selskapets IT-miljø med enkle midler, og et års tid senere var det tid for å innføre systemet. Den ferdige løsningen består av Modern Workplace med Office 365, Azure AD samt Intune og Autopilot for å konfigurere og håndtere alle enheter. Dustin står for klienthåndtering, sikkerhet og brukersupport.

Et ord Tobias ofte gjentar når han snakker om Modern Workplace er enkelhet. Han kommer med flere konkrete eksempler på hvordan tjenesten har frigjort tid som han i dag kan bruke på å utvikle virksomheten.

Tidligere kunne det ta en hel arbeidsdag å komme i gang med en klient. I dag konfigureres den automatisk når brukeren åpner lokket og skriver inn brukeropplysningene sine. Bare der sparer du allerede mye tid.

Nå kan de komme til support i løpet av sekunder // De ansatte kan komme til support i løpet av sekunder

Tobias anslår at han tidligere brukte om lag 25 prosent av arbeidsdagen sin på å hjelpe de ansatte med å endre passord eller løse feil med skrivere. I dag har han et standardsvar.

 Det hender fortsatt at det banker på døren, og da spør jeg «Hva sier Dustin?». Det er enklere for dem også. Nå kan de komme til support i løpet av noen sekunder i stedet for å gå til meg og være avhengig av at jeg er til stede.

Som CIO er Tobias medlem av ledergruppen og er ansvarlig for alt som har med IT og digitalisering å gjøre i de sentrale delene av kjeden. Fordi han ikke lenger behøver å gi IT-support, kan han nå delta i minst to eller tre prosjekter mer enn før.

Bedre IT-sikkerhet og et mer effektivt samarbeid

XL-BYGG har mange mobile brukere, og det stiller meget høye krav til selskapets IT-sikkerhet. Da Tobias begynte å arbeide hos XL-BYGG, var det mange som ikke engang hadde adgangskode på mobiltelefonene sine. I dag kan han sikre at alle enheter er kryptert, passordbeskyttet og sikkerhetskopiert i skyen.

Hvis en enhet går tapt eller blir stjålet, kan den fjernslettes. En time senere kan brukeren fortsette å arbeide fra en ny datamaskin som om ingenting hadde skjedd.

Modern Workplace og Microsofts produktivitetsverktøy har også gjort organisasjonens arbeidsmetoder mer effektive. Umiddelbart etter innføringen av systemet fikk alle ansatte en brukertilpasset opplæring med fokus på Teams og Sharepoint.

Tidligere har vi sendt filer frem og tilbake via e-post uten versjonshåndtering, noe som førte til at vi kom til å slette hverandres endringer. I dag samarbeider vi på en helt annen måte. Det finnes nærmest ingen risiko for å gjøre feil, noe som igjen sparer både tid og penger.

Tobias forteller at mange brukere også har fått opp øyene for videomøter.

Tradisjonelt sett har vi hatt veldig få videomøter i organisasjonen, noe som harmonerer dårlig med miljøpolitikken vår. I dag har avdelingene Teams-møter hver uke og siden det er lett å invitere eksterne parter, kan vi ofte ha videomøter med partnere og leverandører.

En stabil løsning å bygge videre på

XL-BYGG har i dag en rammeavtale med Dustin som gir selskapets partnere gode priser og betingelser når de handler fra Dustin, men siden de er selvstendige enheter, er det opp til dem selv om de vil velge samme løsning som servicekontoret.

Det neste som står for tur for Tobias er å modernisere noen av selskapets støttesystemer, slå av den gamle serverløsningen helt og flytte all kapasitet til skyen. Det er også planer om å flytte selskapets mobiltelefoner og nettbrett inn i MDM-løsningen, og da kan Phone as a Service være interessant.

Selv om Tobias har fått frigjort mer tid etter at han har ryddet opp i selskapets IT-miljø, har han nok å gjøre:

Byggebransjen er en av de absolutt siste store bransjene som digitaliseres, og mulighetene er uendelige. I dag har vi en fleksibel og moderne løsning som har modernisert hele IT-infrastrukturen vår og som er enkel å bygge videre på. Det har gjort det mulig for oss å konsentrere oss om å forenkle og berike samarbeidet for våre partnere.

Utfordring

Etter flere år med rask vekst hadde XL BYGG et ustrukturert og umoderne IT-miljø med manglende datasikkerhet, tidkrevende håndtering og kostbar IT-support. Selskapets CIO måtte bruke mye tid på å konfigurere klienter og løse supportoppgaver.

Løsning

Løsningen ble den komplette tjenesten Modern Workplace med klienthåndtering, sikkerhet og support.

Effekt

XL BYGG har fått en enklere og mer kostnadseffektiv IT-hverdag. Tidligere kunne selskapets CIO bruke en hel dag på å konfigurere en klient. I dag skjer det automatisk når brukeren skriver inn sine innloggingsopplysninger. Forenklet klienthåndtering kombinert med at Dustin tar seg av all support har frigjort mer tid som han kan bruke på å utvikle selskapet. Samtidig har overgangen til moderne produktivitetsverktøy ført til mer effektive arbeidsmetoder i organisasjonen, flere videomøter og redusert behov for reiser.

Lignende lesing: Slik får Nacka gymnasium kvalitet og kostnadskontroll

31 januar 2020

Klienthåndtering er en viktig del av IT-sikkerheten

Når flere og flere oppkoblede enheter brukes både privat og i jobben tvinges bedriften til å modernisere klienthåndteringen. Nye verktøy gjør det mulig å håndtere nye utfordringer.

31 januar 2020

Bærekraftig skjermtid – for miljøet og mennesket

Bærekraftig skjermbruk omfatter hele skjermens livssyklus, men også at den som bruker skjermen har det bra i løpet av tiden. Her er noen viktige ting å tenke på som tjener både medarbeiderne og miljøet.

29 januar 2020

Slik legger du grunnlaget for bedriftens IT-sikkerhetsarbeid

IT-sikkerhetstruslene blir enda flere når cyberkriminelle profesjonaliseres. I dag er ikke spørsmålet om din bedrift kommer til å rammes, men når. Vi guider deg til både teknologien og prinsippene bak et moderne IT-sikkerhetssystem.

24 januar 2020

Fordelene med en mobil arbeidsplass

Forskerne er enige: Vi er mer produktive når vi ikke alltid må sitte på kontoret og jobbe. Det finnes flere forklaringer.

15 januar 2020

9 tips til en sikrere mobil arbeidsplass

Tips om hvordan du kan få et sikrere IT-miljø når stadig flere brukere arbeider fra andre steder enn kontoret.

15 januar 2020

Sikkerhet er en konkurransefaktor

Lone Flohr er administrerende direktør for Combitech i Danmark og vet hvordan man prioriterer IT-sikkerheten for å balansere mellom trusler og muligheter.

13 januar 2020
Bli først med det siste