Bedre sikkerhet og samarbeid for XL-BYGG med Modern Workplace

Ved å bytte ut sitt gamle IT-miljø og satse på Modern Workplace fra Dustin, kunne XL-BYGG på en enkel og kostnadseffektiv måte få enklere administrasjon, bedre datasikkerhet og en mer effektiv hverdag.

Når du besøker XL-BYGGs kontor i Solna kan du ikke unngå å legge merke til at det finnes en sterk intern stolthet i selskapet. Den gyllenbeige logoen deres er synlig overalt. Både i form av en gigantisk veggdekorasjon i stål, samt på klær, malerier, profileringsprodukter og vimpler.

Markedsavdelingen har gjort en god jobb. Selv om varemerket ikke har eksistert i mer enn 10 år, skårer det nesten alltid høyest i merkevarekjennskapen til fagfolk i byggebransjen, som er vår største målgruppe, sier Tobias Erhardt, CIO hos XL-BYGG når vi møter ham i foajeen.

Tobias Erhardt, XL-BYGG

Tobias Erhardt, CIO hos XL-BYGG

Med røtter i selskapet Byggtrygg har XL-BYGG gått fra trelastlagre til innkjøpssamarbeider med en toppnotering på nesten ni milliarder i omsetning i 2018. Lokalene i Solna rommer serviceselskapet for de 70 uavhengige byggevarebutikkene som er deleiere i XL-BYGG AB. Her jobber over 40 ansatte med markedsføring, innkjøp, forretningsstøtte, utvikling og andre sentrale funksjoner.

Et utdatert IT-miljø

Når en organisasjon vokser raskt, setter det sine spor. Da Tobias begynte å arbeide hos XL-BYGG 2017, ble han møtt av et ustrukturert og umoderne IT-miljø som i stor grad var et resultat av selskapets raske vekst. Mangelfull datasikkerhet, tidkrevende håndtering, kompliserte VPN-løsninger og dyr IT-støtte var bare noen av problemene.

Alle hadde forskjellig maskinvare med stor variasjon i Windows-versjoner i tillegg til egne Office-lisenser. Gjennom vår systemleverandør av forretningssystem hadde vi e-post via Exchange og terminalserverløsninger for stasjonære maskiner og programmer. Det var veldig uoversiktlig.

Mottoet til XL-BYGG er å forenkle og berike. Det var med disse ordene i bakhodet Tobias gikk løs på utfordringen med å modernisere selskapets IT-infrastruktur.

Vi vurderte å kjøre Office 365 internt med egen support og klientstyring, men siden IT ikke er kjernevirksomheten vår, valgte vi å outsource de delene også. Jeg innledet en dialog med Idenet, og da selskapet ble kjøpt opp av Dustin, ble tjenesten Modern Workplace trukket frem som et alternativ.

Mer tid på forretningsutvikling

Tobias så muligheten for å modernisere selskapets IT-miljø med enkle midler, og et års tid senere var det tid for å innføre systemet. Den ferdige løsningen består av Modern Workplace med Office 365, Azure AD samt Intune og Autopilot for å konfigurere og håndtere alle enheter. Dustin står for klienthåndtering, sikkerhet og brukersupport.

Et ord Tobias ofte gjentar når han snakker om Modern Workplace er enkelhet. Han kommer med flere konkrete eksempler på hvordan tjenesten har frigjort tid som han i dag kan bruke på å utvikle virksomheten.

Tidligere kunne det ta en hel arbeidsdag å komme i gang med en klient. I dag konfigureres den automatisk når brukeren åpner lokket og skriver inn brukeropplysningene sine. Bare der sparer du allerede mye tid.

Nå kan de komme til support i løpet av sekunder // De ansatte kan komme til support i løpet av sekunder

Tobias anslår at han tidligere brukte om lag 25 prosent av arbeidsdagen sin på å hjelpe de ansatte med å endre passord eller løse feil med skrivere. I dag har han et standardsvar.

 Det hender fortsatt at det banker på døren, og da spør jeg «Hva sier Dustin?». Det er enklere for dem også. Nå kan de komme til support i løpet av noen sekunder i stedet for å gå til meg og være avhengig av at jeg er til stede.

Som CIO er Tobias medlem av ledergruppen og er ansvarlig for alt som har med IT og digitalisering å gjøre i de sentrale delene av kjeden. Fordi han ikke lenger behøver å gi IT-support, kan han nå delta i minst to eller tre prosjekter mer enn før.

Bedre IT-sikkerhet og et mer effektivt samarbeid

XL-BYGG har mange mobile brukere, og det stiller meget høye krav til selskapets IT-sikkerhet. Da Tobias begynte å arbeide hos XL-BYGG, var det mange som ikke engang hadde adgangskode på mobiltelefonene sine. I dag kan han sikre at alle enheter er kryptert, passordbeskyttet og sikkerhetskopiert i skyen.

Hvis en enhet går tapt eller blir stjålet, kan den fjernslettes. En time senere kan brukeren fortsette å arbeide fra en ny datamaskin som om ingenting hadde skjedd.

Modern Workplace og Microsofts produktivitetsverktøy har også gjort organisasjonens arbeidsmetoder mer effektive. Umiddelbart etter innføringen av systemet fikk alle ansatte en brukertilpasset opplæring med fokus på Teams og Sharepoint.

Tidligere har vi sendt filer frem og tilbake via e-post uten versjonshåndtering, noe som førte til at vi kom til å slette hverandres endringer. I dag samarbeider vi på en helt annen måte. Det finnes nærmest ingen risiko for å gjøre feil, noe som igjen sparer både tid og penger.

Tobias forteller at mange brukere også har fått opp øyene for videomøter.

Tradisjonelt sett har vi hatt veldig få videomøter i organisasjonen, noe som harmonerer dårlig med miljøpolitikken vår. I dag har avdelingene Teams-møter hver uke og siden det er lett å invitere eksterne parter, kan vi ofte ha videomøter med partnere og leverandører.

En stabil løsning å bygge videre på

XL-BYGG har i dag en rammeavtale med Dustin som gir selskapets partnere gode priser og betingelser når de handler fra Dustin, men siden de er selvstendige enheter, er det opp til dem selv om de vil velge samme løsning som servicekontoret.

Det neste som står for tur for Tobias er å modernisere noen av selskapets støttesystemer, slå av den gamle serverløsningen helt og flytte all kapasitet til skyen. Det er også planer om å flytte selskapets mobiltelefoner og nettbrett inn i MDM-løsningen, og da kan Phone as a Service være interessant.

Selv om Tobias har fått frigjort mer tid etter at han har ryddet opp i selskapets IT-miljø, har han nok å gjøre:

Byggebransjen er en av de absolutt siste store bransjene som digitaliseres, og mulighetene er uendelige. I dag har vi en fleksibel og moderne løsning som har modernisert hele IT-infrastrukturen vår og som er enkel å bygge videre på. Det har gjort det mulig for oss å konsentrere oss om å forenkle og berike samarbeidet for våre partnere.

Utfordring

Etter flere år med rask vekst hadde XL-BYGG et ustrukturert og umoderne IT-miljø med manglende datasikkerhet, tidkrevende håndtering og kostbar IT-support. Selskapets CIO måtte bruke mye tid på å konfigurere klienter og løse supportoppgaver.

Løsning

Løsningen ble den komplette tjenesten Modern Workplace med klienthåndtering, sikkerhet og support.

Effekt

XL-BYGG har fått en enklere og mer kostnadseffektiv IT-hverdag. Tidligere kunne selskapets CIO bruke en hel dag på å konfigurere en klient. I dag skjer det automatisk når brukeren skriver inn sine innloggingsopplysninger. Forenklet klienthåndtering kombinert med at Dustin tar seg av all support har frigjort mer tid som han kan bruke på å utvikle selskapet. Samtidig har overgangen til moderne produktivitetsverktøy ført til mer effektive arbeidsmetoder i organisasjonen, flere videomøter og redusert behov for reiser.

Lignende lesing: Slik får Nacka gymnasium kvalitet og kostnadskontroll

31 januar 2020

Miljøet i førersetet

13 000 ansatte i Trondheim kommune kan skrive ut dokumenter hvor de ønsker, uten at papirer blir liggende og slenge. Kommunen sparer både miljøet og kostnader på sin effektive printeravtale.

Hverdag med flyt

Skolehverdagen til 10.000 elever og lærere i Grenland flyter knirkefritt med enheter som er tilpasset hver enkelt bruker sine behov. Det sparer både tid, kostnader og frustrasjon.

Rask omstilling for Randstad

Ansatte i Randstad og Dfind har fått en mer effektiv og fleksibel hverdag etter omlegging til Chromebooks. Med Dustin i ryggen har prosessen gått kjapt og smertefritt.

Slik reduserte Oslo-lageret nedetiden med 30-40 prosent

Sørensen og Balchen slet med et svært utdatert IT-system. Det kostet omtrent en kvart million kroner ved nedetid. Nå er nedetiden redusert med 30-40 prosent.

Actic forbedret bedriften og kundetilfredsheten med hjelp av Network

Artic trengte en stabil og fleksibel nettverksløsning til sine 182 bade- og treningssenter. Med Network fikk de i tillegg til det også tilgang til data som kunne bidra til forretningsfordeler, og som var enkelt å håndtere for de kun fem heltidsansatte.

Digital analyse for bedre beslutninger

For Nord-Europas største utdanningsbedrift er IT-strategien avgjørende for AcadeMedias suksess. Petter Hallman, CIO, forteller hvordan de jobber med digitale læremidler og hvorfor de bruker data for å øke kvaliteten og kundetilfredsheten.