Lekende lett med nytt kundebehandlingssystem

Fra Åtvidaberg leverer Rodeco lekemiljøer til kunder over hele verden. Da de trengte et bedre informasjonssystem i salgs-, produksjons- og installasjonsprosessene, fikk de hjelp fra Dustins IT-eksperter til å utvikle et skreddersydd CRM-system i SharePoint.

Familiebedriften Rodeco begynte med å produsere utstyr for svømmeundervisning, noe som krever omfattende kunnskaper om sikkerhet, lover og regler. Da de med den samme sikkerhetstankegangen i bunn utvidet virksomheten til lekeapparater på tørt land, kom fremgangen. I dag leker barn i 35 land verden over i Rodecos miljøer. Kundene er hovedsakelig butikkjeder, hoteller og gårdeiere. – Nesten 80 prosent av salget er eksport. Vi har et moderne produktsortiment med skandinavisk farge og form. Som leverandør av nøkkelferdige produkter designer vi miljøene, gjerne med kundens profil, og produserer og installerer dem, forteller Daniel Lind, administrerende direktør i Rodeco.

Behov for å arbeide mer effektivt

Bedriften har vokst kraftig de siste årene. Det skapte behov for å arbeide mer effektivt. Blant annet ble det viktig å samle informasjon om de ulike prosjektene i ett og samme system og gjøre den lett tilgjengelig.

– Vi så på de ferdige CRM-systemene som finnes på markedet, men de er i utgangspunktet dyre. Og for at vi skulle få den støtten vi trengte, ville vi måtte gjøre store tilpasninger, noe som ville gjort det enda dyrere, sier Daniel Lind.

CRM-løsning i SharePoint

Siden 2008 har Rodeco benyttet seg av Dustins IT-eksperter til IT-drift, vedlikehold og rådgivning. Eksperterna har både hjulpet til med behovsanalyse og foreslått egnede løsninger. Ettersom Rodeco allerede hadde tatt i bruk Office 365 og brukte SharePoint som intranett, besluttet de i fellesskap å utnytte mulighetene som ligger i dette produktet. Løsningen ble en egen CRM-variant, fullstendig tilpasset Rodecos eksisterende prosesser. 

– Vi hadde en anelse om hvordan vi ville ha det, men hvordan skulle vi få inn våre egne prosesser i systemet? Her bidro Dustins IT-eksperter med kunnskaper. De hørte på ideene våre og fortalte hva som var mulig å få til, og hvordan det burde gjøres. SharePoint er et fantastisk verktøy, og Dustins eksperters kunnskaper om det er i verdensklasse, sier Tobias Lindqvist, selger og intern prosjektleder for løsningen hos Rodeco. 

Prosjektstyrings- og tidsregistreringssystem

Løsningen ble nylig satt i drift og omfatter et prosjektstyringsog tidsregistreringssystem. Her samles all informasjon om hvert enkelt kundeprosjekt i ett system, som følger Rodecos prosess fra prospekt til ferdig installasjon. Alt som skjer, blir logget, og påminnelser blir lagt inn og sendt ut automatisk.

– Vi slipper å løpe rundt og spørre eller minne hverandre om ting. Dermed får vi mer tid til å gjøre det vi egentlig skal gjøre. Vi har nok effektivisert bort unødige arbeidsoppgaver med 30 prosent. Prosjektet kan dessuten åpnes på nytt, og da har vi all informasjon for hånden, for eksempel ved service, forteller Tobias Lindqvist. 

Nøkkeltall for å se trender Systemet gjør det også lett å hente frem generell informasjon i form av ulike nøkkeltall som viser hvordan det står til i bedriften, og presentere den på en oversiktlig måte i tilpassede visninger med grafer, diagrammer og så videre.

– Vi kan på en smidig måte følge opp virksomheten og lønnsomheten og holde oversikt over personalet. Det er et godt verktøy for å se trender og planlegge arbeidet, sier Daniel Lind. 

På litt lengre sikt regner han med at Rodeco vil gå over til en mer omfattende CRM-løsning, men mener at et skreddersydd system i SharePoint er et godt steg på veien.

– Vi trengte å gjøre en felles jobb internt for å få en mer styrt måte å jobbe på. Når man skaper noe i samarbeid med en dyktig tjenesteleverandør som Dustins IT-eksperter, blir overgangen til nye arbeidsmåter bedre og lettere, sier han.

Tekst: Björn Raunio
Foto: Peter Jönsson

Når man skaper noe i samarbeid med en dyktig tjenesteleverandør, blir overgangen til nye arbeidsmåter bedre og lettere

Daniel Lind, vd för Rodeco

Rodeco

Familiebedrift i Åtvidaberg.

Totalleverandør av lekemiljøer til kjøpesentre, butikkjeder og varehus over hele verden. Produserer også eventyrbad for barn.

Nesten 80 prosent av produksjonen går til eksport.

Etablert i 1970 og startet i sin nåværende form i 1985.

Omsetning: ca. 42 millioner svenske kroner.

Antall ansatte: 30 (pluss rundt 30 reisemontører som leies inn ved behov).

3 tips for et vellykket CRM-prosjekt

1. Vær ekstremt grundig i behovsog analysefasen.

2. Etabler et tett samarbeid med prosjektleder/konsulent.

3. Sett et tydelig stoppunkt for avslutning av prosjektet.

Artikkelen er hentet fra Dustins magasin Solutions.

Slik ble det mulig

Utfordring

Rodeco hadde vokst kraftig og trengte en mer strukturert og effektiv arbeidsmåte, med enklere og bedre tilgang til informasjon om hvert enkelt prosjekt. De ønsket også en enkel oversikt over virksomheten.

Løsning

Ved hjelp av Dustins IT-eksperter ble en skreddersydd CRM-løsning i SharePoint utarbeidet, basert på Rodecos eksisterende salgs-, produksjons- og installasjonsprosesser. All informasjon om de ulike prosjektene ble samlet i et prosjektstyrings- og tidsregistreringssystem. 

Resultat

Rodeco har nettopp tatt i bruk løsningen, men regner med å spare mye tid fordi all informasjon er lett tilgjengelig, og påminnelser kan sendes via systemet. I tillegg finnes det et «business dashboard» med ulike nøkkeltall for oversikt og oppfølging.