Gjør bedriften mer produktiv

Forskning på IT og produktivitet har bare så vidt begynt. Men én ting er sikkert. Mer enn bare teknologi må til for å lykkes. – Først når medarbeiderne har akseptert et nytt verktøy, kan produktiviteten øke, sier Darek M. Haftnor, professor i informatikk ved Linnéuniversitetet.

Hva er egentlig produktivitet? Produktivitet i sin enkleste form er evnen til å produsere noe. I motsetning til eff ektivitet har ikke produktivitet noe å gjøre med hvordan du utnytter ressursene, men dreier seg først og fremst om antall produserte enheter.

Alle som står foran en stor IT-investering, har nok stilt seg dette spørsmålet: Nøyaktig hvordan kan IT påvirke produktiviteten vår? Hvilken ROI kan vi forvente oss?

– Sannheten er at det ikke finnes noe svar på det spørsmålet. Forskningen på om rådet er ennå helt ny. Derimot er det mulig å se at visse bransjer og sektorer har fått høyere produktivitet i forbindelse med økte IT-investeringer, forklarer Darek M. Haftnor, professor i informatikk ved Linnéuniversitetet.

Arbeidsmetoder og struktur må gjennomgås

Ekspertene er imidlertid enige om mange ting, blant annet at det ikke er nok å se på teknologi når en ny IT-løsning skal innføres. Også arbeidsmetoder og struktur må gjennomgås.

– I første omgang skal man spørge: ”Hvordan ønsker vi at arbejde?” og derefter vælge den rette it støtte ud fra svaret, siger Darek M. Haftnor.

– Først må man spørre seg hvordan man vil jobbe, og så velge IT-støtte basert på det, sier Haftnor.

Valgfrihet øker motivasjonen

Han påpeker også at forandringer ofte møter motstand, ikke minst fordi det er vanskelig å endre gamle vaner. Det er derfor utrolig viktig å kommunisere målet og nytten med de nye løsningene, men det kan være lettere sagt enn gjort.

Haftnor forteller om da han skulle innføre et system for Customer Relationship Management, CRM, i et selskap i Norden. Arbeidet skulle bli mye smidigere og mer effektivt, men likevel tok ikke selgerne i bruk systemet, og fiaskoen truet.

Da foreslo man en konkurranse: Den som brukte systemet mest i løpet av et kvartal, skulle få en ferieuke sammen med familien. Etter en måned var alle selgerne i gang og innså hvor praktisk den nye arbeidsmåten var. Fremgangen var et faktum.

– Det er først når medarbeiderne har akseptert et nytt verktøy, at produktiviteten kan øke. For å komme dit kreves det god ledelse og motivasjon, sammenfatter Darek M. Haftnor.

Valgfrihet er en annen måte å øke motivasjonen på.

– Medarbeidere som får mulighet til å velge blant forskjellige verktøy, for eksempel smarttelefoner og operativsystemer, er mer motivert til å sette seg inn i den nye teknologien og utnytter den bedre, sier Haftnor.

Økt produktivitet gjennom autimatisering

Forskningen på IT og produktivitet går fremover. Snart skal Haftnor sammen med sin forskergruppe studere et amerikansk selskap i Norden, som har flere nesten identiske forretningsenheter som selger de samme produktene. Alle enhetene vil få nye IT-verktøy, men på noen av enhetene vil også arbeidsrutinene endres, mens andre enheter vil gi medarbeiderne større medbestemmelse. På ytterligere andre enheter vil medarbeiderne bare ha de nye verktøyene.

– Vi ønsker å finne ut hvordan IT-løsningene alene påvirker produktiviteten sammenlignet med andre faktorer, som økt mulighet til å jobbe hjemmefra, sier han.

På sikt tror Haftnor at produktiviteten først og fremst kommer til å øke gjennom automatisering. Studier viser at omtrent halvparten av dagens arbeidsoppgaver like gjerne kan utføres av datamaskiner og roboter, og at visse aktiviteter, som å taste inn informasjon eller kjøre bil, kommer til å forsvinne.

– Menneskenes oppgave vil være å designe, utvikle, installere, drifte og vedlikeholde systemer og roboter. Det er min spådom, avslutter Darek M. Haftnor.