Har bedriften din gått over til Office 365, eller vurderer å gjøre det? Da må dere komplettere med en backuptjeneste. Tradisjonell backup er nemlig ikke inkludert i skytjenester som Office 365.
Beskytte data uten backup
En vanlig misforståelse hos Office 365-brukere er at man ikke trenger å ta backup. De mener man gjennom skytjenester uansett har lagring i nettskyen og at Microsoft har et høyt nivå av IT –sikkerhet. Det er riktig at Microsoft har et sterkt fokus på datasikkerhet og beskytter sine Office 365 servere fra tap av data ved å lagre kopier forskjellige steder i verden. Norske bedrifter får som regel sine data lagret i Irland og Nederland. Microsoft tar også backup. Dette er ikke for kundene, men for å beskytte den interne IT – driften dersom en katastrofe skulle inntreffe og hindre kundedata i å bli borte.
I Office 365 sikres korttidsbackup til en viss grad, gjennom funksjonen ”Papirkurv ”. Skulle en mail bli slettet, ligger den fortsatt der i 30 dager og brukeren kan selv gjenopprette den i løpet av denne tidsperioden. Etter 30 dager eller dersom papirkurven for mail blir tømt, flyttes mailen til ”slettede objekter” som ikke kan nås av brukeren, kun av administrator. Der ligger den i 14 dager før den slettes permanent. I løpet av denne tiden kan administrator gjenopprette mailen. Tidsperioden kan forlenges til 30 dager. En fjernet mailboks kan som regel også gjenopprettes innen 30 dager.
Dokumenter som fjernes fra OneDrive eller SharePoint havner i skytjenestens papirkurv, som gir en form for korttidsbackup eller lagring av filer som brukeren har slettet. Papirkurven administreres av den som har kontoen og filer kan gjenopprettes av bruker selv. Som standard ligger filene igjen i skytjenestens papirkurv i 30 dager. Etter 30 dager – eller om filer i skytjenestens papirkurv fjernes, havner de istedenfor i neste papirkurv: skyserverens papirkurv. Herifra kan administrator gjenopprette dem ved behov. Filer ligger igjen i begge papirkurvene 93 dager sammenlagt. Det finnes dog ingen beskyttelse mot ødelagte filer eller mulighet for å gjenopprette filer etter denne tidsperioden.
I Office 365 finnes det versjonshåndtering som betyr at man kan gjenopprette tidligere versjoner av dokumenter, men også her er det en grense på ca. 90 dager. Lenger tilbake i tid enn det kan man ikke gjenopprette dokumenter. Derfor er det viktig å kontrollere at versjonshåndtering er aktivert.
Backup er nødvendig for datasikkerheten
Dersom brukeren rammes av kryptovirus på enheten vil de krypterte dokumentene synkroniseres online neste gang brukeren kobler seg opp mot nettskyen. I Office 365 kan brukeren normalt gjenopprette dokumenter til tidligere versjoner, men enkelte kryptovirus endrer filnavnet slik at dette ikke er mulig. I så fall blir tradisjonell backup den eneste løsningen. Det samme gjelder hvor bedriften har behov for backup i mer enn cirka 90 dager – det har i stort sett alle. Dersom bedriften din ikke allerede har backup av Office 365, må dere derfor så snart som mulig å komplettere med en backup-tjeneste.
Vil du vite mer?
Kontakt oss eller les mer om Office 365.
Les mer: Dustins sikkerhetskopiering for Office 365 beskytter dataene dine i skyen