Dagens teknologiske muligheter gjør det enklere enn noen gang å skape det digitale mobile kontoret og tilby medarbeiderne friheten til å jobbe hvor og når de vil. Veien dit ser forskjellig ut for ulike bedrifter. I denne guiden tar vi deg gjennom delene som må komme på plass; fra teknologi til organisasjon.
Den digitale, mobile arbeidsplassen er mer enn en trend. Det er noe som i større grad forventes av dagens unge arbeidskraft. Riktig gjennomført vil det resultere i gladere og mer motiverte medarbeidere som opplever større frihet og fleksibilitet, og samtidig får mer gjort.
Men dette er ikke noe som skjer automatisk. Det krever en hel del nytenkning av bedriften, både når det gjelder organisasjon og teknologisk infrastruktur. Og når de teknologiske og organisatoriske forutsetningene er på plass, venter den store jobben: å få medarbeiderne med på lasset.
Del 1
Forutsetningene for det digitale, mobile kontoret
Arbeidsplassen er ikke lenger et sted du går til, men noe du har med deg. For at du skal kunne jobbe mobilt kreves det først og fremst tre ting: riktig maskinvare, riktig programvare og riktige organisatoriske forutsetninger. Med riktige verktøy og tjenester kan arbeidsplassen være hvor som helst hvor du har tilgang til internett. Og skulle du mangle internettoppkobling innimellom, kan du nyte av å slippe forstyrrelser og passe på å gjøre arbeidsoppgaver som krever ekstra fokus.
Maskinvare
Alt digitalt arbeid, uansett om det utføres på kontoret eller utenfor, tar selvfølgelig utgangspunkt i de digitale enhetene. Om det er en bærbar datamaskin, en iPad med tastatur eller en smarttelefon, er helt avhengig av hvilken rolle brukeren har og hvilken type jobb som skal utføres. For kreativt arbeid kreves det en tydelig og høyoppløselig skjerm og et godt grensesnitt i form av mus eller pekeskjerm. For møter er det viktig med godt bilde og god lyd. For å skrive holder det kanskje med telefonens skjerm, hvis telefonen kobles til et komfortabelt tastatur.
Et viktig aspekt når du velger maskinvare er at brukeren enkelt bør kunne åpne og redigere samme dokument, uavhengig av hvilken enhet som brukes. Derfor bør for eksempel alle enheter ha tilgang til samme skytjenester og lagringsplasser. Det er ikke nødvendig å kun ha produkter fra ett og samme økosystem, for eksempel kun Apple- eller Windows-produkter, men hvis medarbeiderne skal samarbeide mellom ulike økosystemer krever det tjenester som har støtte for alle systemer.
Trenden med å bruke sin egen maskinvare, det som kalles ”bring your own device” (BYOD), skjøt fart for noen år siden, og innebærer at medarbeidere som er vant til et spesielt økosystem eller visse digitale enheter, skal kunne bruke samme teknologi på jobben. For eksempel vil kanskje en Apple-bruker kunne bruke sin Macbook på jobb selv om majoriteten bruker PC, eller omvendt.
Når programvare, sikkerhet, lagring og øvrig infrastruktur ikke er knyttet til et spesielt økosystem, blir ikke dette et problem.
Men BYOD betyr ikke at medarbeideren selv skal stå for maskinvaren som han eller hun trenger for å utføre jobben sin. Regn med at bedriften må stå for de aller fleste digitale enhetene som kreves for at medarbeiderne skal kunne jobbe mobilt.
Hvis bedriften virkelig mener alvor med å la medarbeiderne jobbe hvor som helst, bør man også budsjettere for maskinvare til medarbeidernes hjemmekontor. Det er kanskje ikke noe man tenker på i første omgang, men om medarbeiderne skal være produktive hjemme trenger de kanskje en ekstern skjerm, tastatur, mus og en dokkingstasjon.
Programvare
En forutsetning for at det digitale, mobile kontoret skal fungere, er at det er enkelt for medarbeiderne å produsere, redigere og dele dokumenter og filer med hverandre, samt å kunne kommunisere sømløst hvor og når som helst.
De fleste bedrifter bruker et bredt omfang av programmer og tjenester i sitt daglige arbeid. I dag finnes de fleste tjenester, som for eksempel CRM-systemer, lønningssystemer og kunderegistre, i moderne skyvarianter. Utfordringen er å finne tjenestene som operativt tilsvarer det bedriften har i dag, for så å faktisk flytte over all data fra den eksisterende løsningen til skyen. Hvis det føles uoverkommelig å gjøre alt på en gang, kan du ta en tjeneste av gangen. Start med de tjenestene som har mest å vinne på å flyttes til skyen – både fra et brukerperspektiv og økt forretningsnytte.
Noen ting kan være komplisert, eller ikke ønskelig, å flytte til skyen. Det kan være egenutviklede legacy-applikasjoner som skaper stor verdi, men kjøres på foreldet infrastruktur. Da kan de gjøres tilgjengelig ved hjelp av en VPN-tjeneste, eller gjennom at applikasjonen kjøres på en lokal server, og gjøres tilgjengelig for medarbeiderne utenfor kontoret via en såkalt reverse proxy; en sikker speiling av et virtuelt skrivebord på serveren.
Undersøkelser viser at først og fremst yngre medarbeidere generelt foretrekker tekstmeldinger over telefonen, samtidig som vi ser en tydeligere trend mot ”consumerisation”, altså at tjenestene vi bruker på jobben likner de vi bruker privat. Det betyr at i tillegg til videokonferanser for effektive møter, vil mange bruke moderne chat-tjenester til daglig kommunikasjon, i stedet for e-post eller telefon.
Infrastrukturen
Alle bedrifter som ikke er helt nyetablerte, har allerede noen form for IT-systemer som må tas i betraktning når det er tid for å gjøre arbeidsplassen mobil. Det kan være alt fra lagringsplass, sikkerhetssystemer og nettverk til ulike typer tjenester, både egenutviklede og kjøpte. Skybaserte løsninger og Everything as a Service blir mer og mer vanlig. Det betyr at du velger hvilke tjenester og funksjoner bedriften trenger, og betaler en fast månedsavgift. Da slipper du å kjøpe og vedlikeholde maskinvare, du slipper å bekymre deg for kapasitetsproblemer ettersom du enkelt kan skalere opp og ned etter behov, og du kan enkelt komme til alle dine tjenester og funksjoner overalt der du har tilgang til internett.
Det finnes ulike grunner til å ikke velge skybaserte løsninger, eller velge å legge noen funksjoner i skyen og andre deler lokalt. En grunn kan være at deres kunder har spesielle krav som bestemmer hvor deres informasjon får lagres. En annen er om bedriften jobber med så store filer at det blir dyrt eller upraktisk å lagre disse i skyen. Det trenger uansett ikke hindre medarbeiderne i å jobbe i filene utenfor kontoret. Det kan enten løses med en VPT-tjeneste eller gjennom å speile innholdet på kontorets server med et virtuelt skrivebord. Med det siste alternativet slipper dere å sende filene fram og tilbake over nettet, noe som kan skape unødvendig forsinkelse på en treg oppkobling.
Lytt til brukerne!
Tradisjonelt har IT-avdelingene bestemt hvilken maskinvare og programvare som skal kobles inn til bedriften. Men ofte har beslutningstakerne hatt dårlig oversikt over hvilke behov de ansatte har, hvordan de jobber og eventuelle personlige ønsker. Det kan resultere i at brukerne blir mindre produktive ettersom de ikke forstår hvordan de teknologiske verktøyene virker, eller i verste fall bruker usanksjonerte produkter og tjenester (såkalt Shadow IT) som ikke oppfyller bedriftens sikkerhetskrav, fordi de ikke liker verktøyene bedriften benytter. Disse personene kan derimot fungere som inspirasjon når bedriftens retningslinjer skal utformes. Foretrekker majoriteten Slack til tross for at bedriften pålegger Microsoft Teams? Da er det kanskje på tide å bytte, eller tilby begge deler. Vil noen bruke Discord fordi de har en bakgrunn som gamer? Om dette kan løses sikkerhetsmessig uten for mye jobb, kan det kanskje bli en plussforretning for selskapet i form av økt produktivitet som resultat.
En fallgruve man må passe seg for er å høre for mye på såkalte early adopters, altså de som er teknologiinteresserte og har lett for å tilegne seg ny teknologi. De utgjør sannsynligvis ikke gjennomsnittet av dine ansatte, selv om det kanskje er de som har de sterkeste meningene når det kommer til valg av maskin- og programvare.
Yngre medarbeidere forventer i høyere grad å kunne utforme jobben på en måte som passer dem, og utføre det med verktøy som de trives med. At bedriften viser at de er lydhør ovenfor medarbeidernes ønsker, blir derfor en måte å lokke yngre kompetanse til bedriften.
Les også:
Del 2
Sikkerhet
Skyen vs. egen serverhall
Et spørsmål som ofte dukker opp er om skyløsninger er sikrere enn tradisjonelle serverløsninger on premise, altså lokalt på kontoret. Rent intuitivt kan det føles sikrere å ha dataen lagret lokalt der du kan se og kjenne på serverne, men generelt er det motsatt. Microsoft, Google, Amazone og de andre store skyselskapene har uendelig mye mer ressurser å legge på datasikkerhet enn de fleste bedrifter, og de har dessuten et mye større press på seg til å beskytte sine kunders data fra inntrenging. Det er ikke dermed sakt at det bare er å overlate all data til disse selskapene. Det kan finnes spesielle forutsetninger for akkurat din bedrift og dine kunder som gjør at du må stille spesielle krav til din mobilleverandør, for eksempel i hvilke land dine kunders data lagres.
Sett opp en risikoprofil
Personene i bedriften har ulik risiko til å bli rammet av cyberangrep, avhengig av hvilken rolle de har og hvilken type data de har tilgang til. Derfor bør medarbeidere klassifiseres ut fra en risikoprofil, som siden styrer hvilken type sikkerhetsfunksjoner de trenger. En daglig leder som har tilgang til sensitiv informasjon om bedriften, og dessuten er mye og reiser, har høyere risikoklasse enn noen som kun har tilgang til en begrenset del av bedriftens filer, og dessuten jobber mest på kontoret.
Endpoint security
Når medarbeiderne befinner seg utenfor kontoret (eller rettere sagt kontorets nettverk) må de koble seg opp utenfor bedriftens brannmur, og får dermed ikke brannmurens beskyttelse mot angrep på sin egen enhet. For å gjøre det enkelt for brukeren å velge bort usikre trådløse nettverk på kafeer og flyplasser, bør de få en stor nok mobildatapott hver måned, og helst også en vpn-tjeneste som gjør oppkoblingen til bedriftens data og tjenester enda sikrere. Noe som letter administrasjonen av digitale enheter generelt og tapte og stjålne enheter spesielt, er et MDM-verktøy (Mobile Device Management). Med det kan du enkelt spore og slette enheter som mistes eller blir stjålet, og raskt konfigurere nye enheter sånn at den rammede medarbeideren kan fortsette å jobbe.
Les også:
Del 3
Organisasjonen: Fra stemplingsur til selvlederskap
Mål målsetninger i stedet for tid
Når vi jobber på ulike steder til ulike tider, kan vi ikke lengre måle arbeidsinnsatsen etter hvor lenge vi sitter på en spesiell stol på et kontor. I stedet blir det viktigere å tydelig definere akkurat hva som forventes av medarbeiderne for at de skal oppnå sine mål.
Da gjelder det at ledere på alle nivåer går over til å coache medarbeiderne med fokus på resultat i stedet for hvilke oppgaver som utføres. Det krever også at ledere har tillit til de medarbeiderne som jobber andre steder.
Produktiviteten øker
En klar tillit innebærer noe mer enn en nøytral godkjenning av å jobbe fleksibelt; det gjør også at alt fra kommunikasjon og kreativitet til samarbeid og engasjement øker, noe som igjen gir produktiviteten en boost. Ifølge en undersøkelse gjort av businessmagasinet The Economist finnes det en målbar sammenheng mellom mobiloptimerte arbeidsplasser og medarbeidernes engasjement: 60 prosent av deltakerne oppga at mobil teknologi gjør at de føler seg mer produktive, og mer enn 45 prosent sa at de blir mer kreative.
Pass deg for å jobbe døgnet rundt
Når man kan jobbe når og hvor som helst finnes det en risiko for at akkurat dette skjer. Noen medarbeidere er bedre enn andre til å selv sette opp regler og grenser for når arbeidsdagen begynner og slutter, mens andre kan trenge hjelp med dette for å ikke gå i veggen.
To konkrete råd er å planlegge aktiviteter som renser hodet, og om mulig unngå digitale enheter etter klokka 22. Noen har også stor nytte av å lage et personlig ritual som indikerer at arbeidsdagen er slutt. Her er det viktig at ledelsen viser vei, og for eksempel ikke sender mail i helger eller etter gitte tider på døgnet, hvis man ikke tydelig har sagt ifra at man ikke forventer svar direkte.
Del 4
Utdanning
Teknologien er på plass – hva nå?
Når teknologien og tjenestene er på plass begynner den virkelige utfordringen: å stille om til en ny måte å jobbe på. Visse early adopters i bedriften har kanskje allerede tilegnet seg den nye teknologien og funnet en måte å bruke den på, mens majoriteten av brukerne trenger kursing i både hvordan teknologien og tjenestene fungerer, og mest av alt; hvordan bedriften ser for seg at det skal brukes. Derfor bør kursing av medarbeidere utgjøre en stor del av budsjettet når bedriften skal gå over til en digital, mobil arbeidsplass.
Microlearning i stedet for pølsestapping
Før sendte vi brukerne på endagskurs og håpte på at de skulle lære seg alt de trengte når et nytt system ble implementert. Det funker kanskje når det kommer en ny teknologi en gang hvert tiende år. I dag kommer det nye funksjoner annenhver måned, og kunnskapene må hele tiden utvikles og holdes levende på en helt annen måte. En moderne måte å utdanne medarbeiderne på, er å først gi dem en generell introduksjon, for så å gi små interne mikrokurs tilpasset deres rolle og arbeidsoppgaver. Samtidig skal all kunnskap finnes samlet og tilgjengelig, sånn at det er lett å selv repetere og lete opp hvordan noe fungerer.
