Hva har den globale butikkjeden Marks & Spencer, Carlsberg og Kidsa Barnehager til felles? De har alle fått ansatte som samarbeider bedre, er mer effektive og mer fornøyde, takket være Office 365.
Årsakene til å implementere Office 365 kan være ulike. Men i dag har de tre selskapene til felles at de er så fornøyde med Microsofts samhandlings- og produktivitetsplattform at de stiller opp som offentlige referanser for Microsoft, sammen med over 660 virksomheter i Europa alene.
– Jeg får mer tid til barna, sier en av lederne i Kidsa Barnehager.
Selskapet har 27 barnehager og 600 ansatte i Bergensområdet. Etter en sammenslåing av to organisasjoner hadde de behov for en samhandlingsplattform og valgte Office 365. SharePoint Online er blitt en sentral ressurs for lederteamet. Der jobber de sammen, uten at de trenger å møtes.
– Takket være SharePoint bedrer vi vår praksis. Vi når også fortere ut med informasjon. Office 365 har gjort en del ting enklere for oss, sier en annen av lederne.
Brygger på gode samhandlingsløsninger
Bryggerikjempen Carlsberg Group har 40 000 ansatte i 27 land, 80 bryggerier og over 140 øl-merker over hele verden.
For å bygge en strømlinjeformet, rask global virksomhet med optimalisert distribusjon, har selskapet valgt Office 365.
– Vi lanserer produkter mer effektivt. Vi utvikler prosesser og systemer én gang og kjører dem alle steder. Dette gir gode globale fordeler og Office 365 hjalp oss til å oppnå dem raskere, sier Peter Jibrandt, Western Europe KAM, Global Business Services, i Carlsberg Group.
Ved millenniumskiftet var Carlsberg et helt annet selskap. Da var de kun representert i fire markeder. Forandringen til dagens Carlsberg er total. Etter alle oppkjøpene hadde selskapet etter hvert over 30 regionale og lokale IT-miljøer. Dette ble en utfordring da Carlsberg ønsket seg en global samhandlingsløsning for å strømlinjeforme prosesser, legge grunnlaget for effektivt samarbeid og bygge merkevaren.
Med presset til å finne en rask løsning hengende over seg, falt valget på skybaserte Office 365.
– Skulle vi ha bygget en global, integrert infrastruktur isteden, ville det tatt oss fire-fem år, sier Anders Munck, enterprise architect i Carlsberg.
Office 365 hjelper Carlsberg
Han beskriver Office 365 som «a huge business transformer». – I dag bruker våre ansatte de samme skybaserte produktivitetstjenestene, slik at de geografiske grensene for å ha effektivt teamsamarbeid på tvers av hele selskapet viskes ut.
Carlsberg vurderte også Google Apps for Business. – Google hadde ikke den samme integrasjonen med Office-programmer og samarbeidsløsninger som Office 365 har. For oss var integrasjon viktig. Og våre ansatte ønsket å beholde det kjente Windows-miljøet.
Mobile løsninger hjelper Carlsberg med å selge mer øl. For eksempel har selgerne iPad med Office 365, og all nødvendig informasjon ligger i SharePoint Online og selskapets salgssystem. Dermed klarer selgerne seg ute i felten uten pc og er blitt fullstendig papirløse. Før måtte selgerne tilbake til kontoret og bruke tid på å fullføre ordrer der. Også serviceteknikerne er nå utstyrt med iPads.
Kommunikasjonsavdelingen gleder seg over at de ikke lenger sliter med versjonskonflikter på sine dokumenter. I dag bruker alle på avdelingen delte OneNote-notater, som ligger på OneDrive for Business. Dermed sitter alle på den samme versjonen.
Og Skype for Business har hele organisasjonen glede av. – Vi har aldri hatt det nivået på kommunikasjon eller samarbeid som vi har nå. Ved at folk deltar i Skype-møter for å holde videokonferanser eller dele skjerm blir samtlige ansatte engasjerte og delaktige i samtalen, sier Peter Jibrandt.
M&S
For den velrennomerte butikkjeden Marks & Spencer (M&S) var det med ønske om å møte behovene til morgendagens kunder at selskapet tok i bruk Office 365. Selskapets 1330 butikker rundt om i verden selger innovativ mat og kvalitetsklær.
Et nytt intranett, M&S World, er basert på SharePoint Online. På M&S World finner alle de 80 000 ansatte den informasjonen de trenger, enten de jobber i butikk eller på et av kontorene. Intranettet er bygd for å være 100 prosent mobiltilpasset, slik at det er enkelt tilgjengelig for de ansatte.
På bedriftens eget sosiale nettverk, basert på Yammer i Office 365, kan selskapets ansatte hjelpe hverandre med svar på alle typer spørsmål.
Den overordnede strategien har fått navnet Smarter Working.
– Vi er i ferd med å transformere hvordan vi jobber. Vi oppfordrer de ansatte til mer samhandling, legger til rette for raskere beslutningstaking og tilbyr allestedsnærværende tilgang til informasjon. Alt dette levert i en fleksibel, mobil arbeidsplass. Vi kaller det Smarter Working og vi bruker Office 365 for å få det til å skje, sier IT-direktør Carl Dawson.
