Hva er egentlig produktivitet?
Produktivitet i sin enkleste form er evnen til å produsere noe. I motsetning til effektivitet har ikke produktivitet noe å gjøre med hvordan du utnytter ressursene, men dreier seg først og fremst om antall produserte enheter.
Alle som står foran en stor IT-investering, har nok stilt seg dette spørsmålet:
Nøyaktig hvordan kan IT påvirke produktiviteten vår? Hvilken ROI kan vi forvente oss?
– Sannheten er at det ikke finnes noe svar på dette spørsmålet. Forskningen på området er ennå helt ny. Derimot er det mulig å se at visse bransjer og sektorer har fått høyere produktivitet i forbindelse med økte IT-investeringer, forklarer Darek M. Haftnor, professor i informatikk ved Linnéuniversitetet.
Ekspertene er imidlertid enige om mange ting, blant annet at det ikke er nok å se på teknologi når en ny IT-løsning skal innføres. Også arbeidsmetoder og struktur må gjennomgås.
– Først må man spørre seg hvordan man vil jobbe, og så velge IT-støtte basert på det, sier Haftnor.
Forandringer møter ofte motstand
Han påpeker også at forandringer ofte møter motstand, ikke minst fordi det er vanskelig å endre gamle vaner. Det er derfor utrolig viktig å kommunisere målet og nytten med de nye løsningene, men det kan være lettere sagt enn gjort.
Haftnor forteller om da han skulle innføre et system for Customer Relationship Management, CRM, i et selskap i Norden. Arbeidet skulle bli mye smidigere og mer effektivt, men likevel tok ikke selgerne i bruk systemet, og fiaskoen truet.
Da foreslo man en konkurranse:
Den som brukte systemet mest i løpet av et kvartal, skulle få en ferieuke sammen med familien. Etter en måned var alle selgerne i gang og innså hvor praktisk den nye arbeidsmåten var. Fremgangen var et faktum.
– Det er først når medarbeiderne tar i bruk et nytt verktøy, at produktiviteten kan øke. For å komme dit kreves det god ledelse og motivasjon, sammenfatter Darek M. Haftnor.
Valgfrihet er en annen måte å øke motivasjonen på.
– Medarbeidere som får mulighet til å velge blant forskjellige verktøy, for eksempel smarttelefoner og operativsystemer, er mer motivert til å sette seg inn i den nye teknologien og utnytter den bedre, sier Haftnor.
Forskningen på IT og produktivitet går fremover.
Snart skal Haftnor sammen med sin forskergruppe studere et amerikansk selskap i Norden, som har flere nesten identiske forretningsenheter som selger de samme produktene. Alle enhetene vil få nye IT-verktøy, men på noen av enhetene vil også arbeidsrutinene endres, mens andre enheter vil gi medarbeiderne større medbestemmelse. På ytterligere andre enheter vil medarbeiderne bare ha de nye verktøyene.
– Vi ønsker å finne ut hvordan IT-løsningene alene påvirker produktiviteten sammenlignet med andre faktorer, som økt mulighet til å jobbe hjemmefra, sier han.
På sikt tror Haftnor at produktiviteten først og fremst kommer til å øke gjennom automatisering. Studier viser at omtrent halvparten av dagens arbeidsoppgaver like gjerne kan utføres av datamaskiner og roboter, og at visse aktiviteter, som å taste inn informasjon eller kjøre bil, kommer til å forsvinne.
– Menneskenes oppgave vil være å designe, utvikle, installere, drifte og vedlikeholde systemer og roboter. Det er min spådom, avslutter Darek M. Haftnor.
6 TIPS TIL EN MER PRODUKTIV BEDRIFT:
- Involver medarbeiderne.
Hvis du bare hører på eksterne konsulenter, risikerer du å få løsninger som ikke blir benyttet. - Sett langsiktige mål.
IT-satsingene bør følge bedriftens langsiktige strategi. Ikke ha det for travelt med å få alt på plass. Evaluer målene. - Ikke ta utgangspunkt i teknologien.
Arbeidsmåten er det viktigste. - Evaluer målene.
Sett tydelige mål, definer hvordan de skal evalueres, og følg opp. Ellers er det ikke mulig å måle resultatet av prosjektet. - Gi opplæring og støtte.
Noen anser opplæring og støtte for dyrt og unødvendig. Men uten dette blir det vanskelig å tjene inn investeringen, fordi ingen kan utnytte løsningene fullt ut. - Ikke forhast deg.
Å rulle ut uferdige løsninger kan føre til produktivitetsstopp og frustrasjon. På lang sikt kan det skape en negativ innstilling som vil henge igjen når løsningene er forbedret.
Tekst: Hanna Larsson
Illustrasjoner: Valero Doval
