Kundecase

Hurtighet til lav kostnad

Når man på kort varsel må ut til et katastrofe­område, kan man ikke vente to uker på en data­maskin. Samtidig må en humanitær hjelpe­organisasjon vende på hver administrative krone. Redd Barna i Sverige sparer både tid og penger ved å benytte seg av Dustin som totalleverandør.

Redd Barna er en uavhengig organisasjon som arbeider for barns rettigheter og sikkerhet. Organisasjonen har flere lokalavdelinger og arbeider nasjonalt blant annet for å påvirke politikerne til å fremme barns beste.

Internasjonalt driver Redd Barna bistandsarbeid og katastrofehjelp for å redde liv og beskytte barn der det trengs. Akkurat nå er Redd Barna blant annet på plass i krigsrammede Syria, Gaza og Irak samt i det ebolaherjede Vest-Afrika.

Redd Barna i Sverige har rundt 300 ansatte spredt på ti regionkontorer og hovedkontoret i Sundbyberg, rett nord for Stockholm. De administrative kostnadene holdes så lave som mulig for å kunne prioritere programvirksom­heten. For IT-avdelingen innebærer det at man hele tiden bestreber seg på å være kostnadseffektive, samtidig som medarbeiderne skal kunne regne med god IT-støtte.

Legger stor vekt på kostnadseffektivitet, samtidig som medarbeidere skal kunne regne med god IT-støtte

lang sikt er målet vårt å ha en så fleksibel virksomhet som mulig, til en så lav kostnad som mulig. Derfor prioriterer vi spesielt leveringstider, priser og stabilt utstyr, forteller Lena Lindblad, IT-sjef i Redd Barna i Sverige.

– I og med at virksomheten er prosjektdrevet og svært dynamisk, stiller vi store krav til skalerbarhet. Redd Barna må være forberedt på rask innsats, for eksempel ved naturkatastrofer. Vi må raskt kunne utstyre dem som skal ut på feltoppdrag, og IT-utstyret må tåle uvanlige forhold.

Redd Barnas IT-miljø bygger på egen serverdrift.

Tidligere kjøpte organisasjonen IT-utstyr direkte fra en produsent. Leveringstiden var to uker, noe som ganske enkelt ikke holdt mål. Siden sommeren 2013 har organisasjonen fått levert all maskinvare fra Dustin.

– Dustin har et bredt sortiment og lagerfører dessuten et spesielt sortiment for oss. Nå mottar vi utstyret dagen etter bestilling, eller til og med samme dag, så vi får det vi trenger når ting må gå raskt, sier Lena Lindblad.

Hun forklarer at det er enkelt for IT-personalet selv å bestille via Dustins nettbutikk, som også gir henne som IT-sjef god oversikt.

– Dessuten har de god teknisk salgsstøtte når vi skal kjøpe avanserte produkter og løsninger, for eksempel på serversiden, fortsetter hun.

Dustin har også vært behjelpelig med å fremforhandle gode priser fra ulike produsenter, og fra lisensavdelingen har Redd Barna fått profesjonell hjelp både med å få kontroll over programvarelisensene og få på plass gunstige avtaler.

– Vi har fått lavere lisenskostnader, og Dustin har hjulpet oss med å finne frem til internasjonale støtteavtaler for klientmaskinene vi bruker ute i felten, sier Lena Lindblad.

Leveringstidene er korte, og vi får best mulig ytelse og kapasitet for pengene

En tids- og ressurstyv for den sentralt plasserte IT-avdelingen, var tidligere å betjene de ti regionskontorene. Når noe nytt skulle installeres på et kontor, måtte de reise ut for å gjøre jobben. Det samme gjaldt ved reparasjoner, eller utstyr måtte sendes inn til hovedkontoret. Leverings­tidene ble relativt lange, og personal­ressursene ble ikke utnyttet optimalt.

Dette har Redd Barna nå løst gjennom å tegne en løpende avtale med Dustins svenske servicebedrift IT-Hantverkarna. I dag ringer IT-avdelingen ganske enkelt IT-Hantverkarna lokalt når noe må gjøres på stedet. Personalet kan bruke tiden på andre ting enn reiser.

– Det er en stor styrke at IT-Hantverkarna er spredt over hele Sverige. De finnes på alle steder der vi har kontor, sier Lena Lindblad, som avslutter med å sammenfatte nytten av Dustin som totalleverandør:

SLIK BLE DET MULIG:

Utfordring

  • Redd Barna i Sverige arbeider for å få en så fleksibel virksomhet som mulig, til en så lav kostnad som mulig. Den tidligere leverandøren levde imidlertid ikke opp til kravene år det gjaldt leveringstider og service. Samtidig fantes det rom for kostnadsbesparelser, ikke minst på lisenssiden.

Løsning

  • Dustin som totalleverandør for maskinvare og lisenser, med lagerhold av et spesifikt sortiment for å sikre raske leveranser. I tillegg har
    IT-Hantverkarna gjennom en løpende avtale tatt over IT-servicen på regionkontorene rundt om i landet.

Resultat

  • Redd Barna i Sverige har kuttet leveringstidene for maskinvare og service i betydelig grad, noe som gir organisasjonen større fleksibilitet.
    Kostnadene til lisenser og maskinvarekjøp er redusert, og personalressursene innen IT utnyttes bedre takket være mindre reising.





Foto: Peter Jønsson