Hverdag med flyt

Skolehverdagen til 10.000 elever og lærere i Grenland flyter knirkefritt med enheter som er tilpasset hver enkelt bruker sine behov. Det sparer både tid, kostnader og frustrasjon.

IT-samarbeidet i Grenland (ITG) er en felles IT-avdeling for kommunene Skien, Bamble og Siljan. Avdelingen har 30 medarbeidere og holder til i Skien.

– Stordrift er fornuftig, og vi bruker felles plattformer i den grad det er mulig. Det er noen ulike fagsystemer i kommunene, men alt av hardware og operativsystemer er likt, forteller IT-rådgiver Kristin Bakken i ITG.

Brukermassen i grunnskolen består av 10.000 elever og lærere.

– Brukermiljøet er en miks mellom iPad-er og PC-er. Det er satt et mål om antall enheter per elev, og i ungdomsskolen er forholdet 1:1, sier Bakken.

Erfaring og kompetanse

ITG kjørte en pilot på sin Mobile Device Management (MDM)-løsning for iPad-er i skole.

– Piloten viste at løsningen var både ustabil og sårbar. Den tok ikke høyde for stordrift, og var altfor tung å vedlikeholde. Det er en stor og kompleks brukermasse med forskjellige behov avhengig av trinn. Derfor er det viktig at endringer ikke må gjøres manuelt. Vi er avhengig av en automatisk flyt, og en løsning som fungerer i samspill med våre andre systemer, sier Bakken.

Kompetent sparringspartner

ITG ønsket å designe MDM-løsningen til å ta høyde for disse problemstillingene og så seg rundt etter en sparringspartner med erfaring og kompetanse for å utvikle en løsning som fungerer optimalt i stordriftsmiljø.

– Vi var på jakt etter en partner som kunne svare på våre spørsmål og komme med innspill til hvilke løsninger som er fornuftige. Valget falt på Dustin fordi vi hadde god erfaring med noen av konsulentene fra tidligere prosjekter. Vi så at de hadde den kompetansen og erfaringen vi ønsket for en sparringspartner, forteller hun.

Robust løsning

Løsningen ble plattformen VMWare Workspace med Unified Mobility Workspace (UMW). Den gjør det mulig å håndtere den store og komplekse brukermassen med automatikk og flyt.

– ITG er et fagmiljø med god teknisk kompetanse. Vi kjenner brukermassen og vet hva våre behov er, mens Dustin kom inn med sin kompetanse, erfaring og best practice fra andre prosjekter. I fellesskap designet vi en robust løsning som tar full høyde for stordriftmiljø og automatisk endring av brukertilganger, sier Bakken.

Endringer i brukermassen

I motsetning til en bedrift, hvor brukermassen er relativt stabil, skjer det hvert år store endringer blant skolelever. Nye førsteklasser kommer til, mens tiendeklassingene går ut. De øvrige elevene begynner på nye trinn, og flere bytter skole hvert år.

– Derfor varierer det stadig hvem som skal ha tilgang og til hvilke apper. Siden elevene er for unge til å ha sin egen Apple-id kan de ikke laste ned programvare selv. Tidligere brukte skolene mye tid på å tilpasse enhetene til de ulike brukerne, sier hun.

ITG benytter også UMW-programvaren i blant annet administrasjon i kommunene.

– Likevel var det først og fremst i skolen vi hadde størst utfordringer og behov for automatikk, fordi brukermassen er i stadig endring, legger hun til.

Klare til bruk

Å vedlikeholde skolenes iPad-er manuelt er tilnærmet umulig.

– Det krever i hvert fall enormt mye jobb. UMW-løsningen gjør at elevere og lærere får enheter som er klare til bruk, og slipper å bruke store deler av sin arbeidshverdag på å tilpasse dem til hver enkelt. Løsningen er enkel å drifte og kan stå seg i lang tid fremover. Samtidig er personvern og sikkerhet godt ivaretatt, og sier Bakken.

Å ha Dustin i ryggen gjennom prosjektet har vært en trygghet.

– De har erfaring fra tilsvarende områder og kunder, og har sikret at vi har landet på en varig løsning. Vi er godt fornøyd med både samarbeidet og resultatet, sier Kristin Bakken.