Kundecase

Miljøet i førersetet

13 000 ansatte i Trondheim kommune kan skrive ut dokumenter hvor de vil, uten at ark blir liggende og slenge. Kommunen sparer både miljøet og kostnader på sin effektive printeravtale.

Dustin har vært leverandør av multifunksjonsmaskiner (MF-maskiner) til Trondheim kommune siden 2003. Den nyeste avtalen ble inngått i 2019, og gjelder i fire år pluss ett og ett års utvidelse hvis ingen av partene sier den opp. Leveransen består av 750 MF-maskiner som håndterer både utskrift, kopi, fax og skanning, og ca. 250 personlige skrivere som er direkte koblet til PC-er. I tillegg kommer også ca. 150 MF-maskiner som i dag brukes av elever via cloud-print.

– I forrige avtaleperiode innførte Trondheim kommune såkalt sikker utskrift. Dette innebærer at ansatte kan hente sine utskrifter fra hvilken som helst av de 750 MF-maskinene som står rundt i kommunens 230 enheter ved å identifisere seg med ID-kort, forteller avtaleansvarlig Turid Kolberg i IT-tjenesten i Trondheim kommune.

– Enkelte ansatte, for eksempel i visse lederstillinger, har av og til behov for å skrive ut dokumenter som ikke bør være tilgjengelig for alle. Etter at vi fikk sikker utskrift har behovet for lokale skrivere imidlertid gått noe ned, fordi dokumentene først skrives ut når den ansatte står ved MF-maskinen og registrerer kortet sitt. Fordelene med sikker utskrift gjorde at dette også ble etterspurt i den nye avtalen, legger hun til.

80 tonn mindre papiravfall

Med innføringen av sikker utskrift er det slutt på at ark ikke blir hentet på MF-maskinene. Det passer godt for en kommune som har satt miljøhensyn i førersetet.

De 750 nye HP Pagewide-printerne vil fases inn i kommunen etter hvert som eksisterende leieavtaler går ut. De er basert på innovativ teknologi som bruker 90 prosent mindre energi enn laserprodukter. Kommunen produserer rundt 80 tonn mindre papiravfall per år på grunn av sikker utskrift. HP PageWide-teknologien reduserer også mengden avfall i form av tonerkassetter, tromler og liknende med 80-90 prosent.

– Vi hadde en del miljøkrav i konkurransen, blant annet til miljømerking, emballasjehåndtering og transport. Dagens avtale med Dustin innebærer også at enhetene har mulighet til å beholde sine eksisterende MF-maskiner. Vi vet at mange maskiner blir lite brukt, enkelte helt ned i 0,04 prosent av kapasiteten i løpet av leieperioden. I et miljøperspektiv er det derfor positivt at MF-maskinene ikke må byttes ut. I den nye avtalen betaler vi kun for forbruket, noe som også er gunstig for Trondheim kommune, sier Kolberg.

Sømløs samhandling

Dustin har gått av med seieren i de fire siste anbudskonkurransene for leveranse av MF-maskiner i Trondheim kommune.

– Vi gjør en totalvurdering av tilbudene fra gang til gang, og i tillegg til pris spiller også tjenester en viktig rolle. Feilretting, leveringstid på nye og utskifting av gamle printere og så videre er viktig for oss. Det er positivt at leverandøren kjenner kommunen godt, slik at vi slipper å bruke mye tid på det i etableringsfasen, sier Kolberg.

Samhandling med andre leverandører, for eksempel av utskriftstjenester, er også en sentral faktor.

– Det er viktig for oss at dette fungerer sømløst, sier hun.

IT-brukerhjelp i Trondheim kommune mottar feilrapporter fra alle kommunens enheter og fordeler aktuelle saker til Dustin.

– Vi vet at enhetene er godt fornøyd med Dustins responstid. Den er på maksimalt fire timer for feilretting, men flere har sagt til meg at de knapt rekker å legge på røret før teknikeren fra Dustin står i døra, forteller Kolberg.

Turid Kolberg

Flere har sagt til meg at de knapt rekker å legge på røret før teknikeren fra Dustin står i døra.

Turid Kolberg, Avtaleansvarlig i IT-tjenesten i Trondheim kommune.

Slik ble det mulig

Utfordring

13 000 ansatte i Trondheim kommune har varierende behov for utskrifter. Unødvendige utskrifter førte til mye papiravfall.

Løsning

HPs multifunksjonsmaskiner gjør det enkelt og miljøvennlig å skrive ut kun nødvendige dokumenter på en hvilken som helst av kommunens 750 MF-maskiner.

Resultat

Ingen unødvendige utskrifter ligger og slenger. Ansatte må identifisere seg på MF-maskinen for å få hentet sin utskrift. Kommunen produserer 80 tonn mindre avfall per år. HPs PageWide-teknologi reduserer energibruken med opptil 90 prosent. Avfallsmengden i forbindelse med produksjon av dokumenter reduseres med 80-90 prosent.

Oppdag våre skrivere fra HP

Lignende lesing:

Betydningen av å støtte brukerne til å bli mer bærekraftige

Tekst: Sissel Fantoft
Foto: Ole Martin Wold

28 oktober 2020

Tagger