Swecos IT-støtte sparer opptil 2 500 arbeidstimer pr år på å la Dustin ta hånd om grunninstallasjonen av alle nye PC-er. Slik frigjøres tid som de kan bruke på akutte brukerproblemer. Siden Dustin overtok, har leveringstiden i tillegg gått ned fra 15 til to–tre dager.
En hensiktsmessig måte å øke produktiviteten i bedriften på er ganske enkelt å tilrettelegge forholdene slik at medarbeiderne kan gjøre ting riktig. Det har det tekniske rådgivningsselskapet Sweco erfart når det gjelder deres IT-støtte. Sweco har hovedkontor i Stockholm og tilbyr kvalifiserte tjenester innen ulike typer utbygginger. Selskapet er etablert i tolv land, med omfattende virksomhet blant annet i Sverige, Finland og Norge.
Omfattende og komplekst klientmiljø
Et viktig arbeidsverktøy for Swecos konsulenter er arbeidsstasjoner med for eksempel avanserte CAD- og kartprogrammer. Til den svenske organisasjonen, med 5 000 medarbeidere på 50 steder, kjøper de inn nærmere 1 700 nye klientmaskiner hvert år. I Norge, der de har 1 200 ansatte på 30 steder, er det tilsvarende tallet 400.
– Klientmiljøet vårt er komplekst og blandet fordi det er kundene som bestemmer hvilke verktøy og programversjoner konsulentene skal bruke, forteller Johan Sandstrøm, leder for Swecos svenske IT-støtte, som har 28 medarbeidere.
Før var utrullingen av nye klienter holder svært arbeidskrevende for bedriftens IT-avdeling. Det gikk på bekostning av andre oppgaver, som å hjelpe konsulentene tilbake på sporet når de støtte på akutte IT-problemer.
– Derfor hadde vi allerede prøvd å la andre ta over ansvaret for store deler av håndteringen, men det fungerte ikke så bra. For det første var vi ikke selv klare for et så omfattende opplegg, og dernest holdt ikke leverandørens logistikk mål. Denne gangen visste vi hva vi kunne greie, og satset på en trinnvis løsning, forklarer Sandstrøm.
Valgte Dustin som leverandør
Etter å ha vurdert ulike alternativer, valgte Sweco Dustin som leverandør, mye på grunn av gode erfaringer fra tidligere.
– Logistikken og påliteligheten ved levering er en stor styrke hos Dustin, sier han.
Løsningen har vært i drift i Sverige siden sommeren 2013 og i Norge siden januar 2014. Den innebærer at Dustin til enhver tid har fem forskjellige PC-modeller på lager, bygd av HP i henhold til Swecos spesifikasjoner, samt tilhørende skjermer og dokkingstasjoner. Ved levering av nye datamaskiner tar Dustins konfigurasjonssenter seg av grunninstallasjonen av maskinene, og fra april 2014 også av inventarmerking og BIOS-innstillinger. For større kontorer leveres maskinene avemballert i sikkerhetskabinetter for å spare ytterligere tid.
– Dustins løsning har betydd en enorm effektivisering for oss. For brukerne har den samlede leveringstiden for en ny maskin gått ned fra 15 til to–tre dager. Teknikerne våre sparer opp mot 2 500 arbeidstimer per år på å slippe å utføre grunninstallasjonen, tid som de kan bruke til andre ting. Hele selskapet blir da mer produktivt fordi konsulentenes IT-problemer kan løses raskere, sier Sandström.
Mer tid til andre oppgaver
Sweco er et ekspansivt selskap som foretar mange oppkjøp. Mer tid til andre oppgaver betyr at IT-støtten også greier å håndtere veksten uten selv å måtte ekspandere i samme grad. Johan Sandstrøm forklarer at de tar sikte på å sette ut mer av klienthåndteringen og la Dustin ta hånd om å laste ned tegninger og installere ulike programmer, men at de vil gjøre dette skrittvis.
– Vi har en svært god dialog med Dustin. Teamet deres er engasjert og hjelper oss med å finne gode løsninger, sier han.
Sweco ser også på muligheten for å knytte sammen sitt saksbehandlingssystem og Dustins ordresystem for å kunne plassere ordre direkte i sitt eget system.
– Det ville spart oss for mye administrasjon, avslutter Johan Sandstrøm.
Logistikken og påliteligheten ved levering er en stor styrke hos Dustin, forteller Johan Sandstrøm, leder for Swecos svenske IT-støtte.
Slik ble det mulig
Utfordring
Swecos IT-avdeling brukte mye tid på å klargjøre leveringen av nye klientmaskiner, noe som stjal ressurser som kunne vært brukt til å løse akutte IT-problemer. Brukerne måtte dessuten vente lenge på en ny PC.
Løsning
For å få en raskere levering av nye klientmaskiner holder Dustin fem Sweco-spesifi kke PCmodeller med tilhørende skjermer og dokkingstasjoner på lager. Ved levering tar Dustin hånd om grunninstallasjon, inventarmerking og innstilling av BIOS, og iblant også avemballering.
Resultat
En enorm effektivisering som har redusert leveringstiden fra 15 til to–tre dager og sparer teknikerne for 2 500 arbeidstimer per år. IT-støtten får mer tid til problemløsning, noe som gir bedre produktivitet generelt og støtter Swecos ekspansjon.
Tekst: Björn Raunio
Foto: Lipkin
