Kundecase

Rammeavtale gir bedre kjøp

Da Hedmark og Oppland fylkeskommune valgte Dustin/NDS som en av tre leverandører i en ramme­avtale, var kombinasjonen av god nettbutikk og høy kompetanse utslagsgivende.

Fylkeskommunene i Hedmark og Oppland har et omfattende innkjøpssamarbeid. Det var naturlig at de også samarbeidet om en anbudskonkurransen om rammeavtale for innkjøp av generelt IT-utstyr. Dustin var en av tre som slapp gjennom nåløyet. Innkjøpsrådgiver Stein-Erik Rønningen fremhever den sterke kompetansen på deres produkter hos NDS som et av de viktigste tildelingskriteriene. 

– Kompetansen de dokumenterte at de har i huset er viktig for oss å ha tilgang til som rådgivning når vi skal velge løsninger senere. Deres partnerstatus og produktsertifiseringer var også i topp, sier Rønningen. 

Vi får de beste prisene, samtidig som innkjøpsprosessene går kjapt og friksjonsfritt. Forskrift om offentlige anskaffelser ligger i bunnen og regulerer dette.

Hedmark og Oppland undertegnet hver sin separate avtale med Dustin. For Hedmark sin del, omfatter avtalen alt med trådløse nettverk, svitsjer, brannmurer, servere, lagringsløsninger, skjermer, nettbrett, projektorer og mindre skrivere og skannere. Hedmark fylkeskommune har rundt 2000 ansatte, hvorav mange i skoleverket og i 14 videregående skoler. Selv om Dustins butikkløsning var en annen viktig grunn til at de ble valgt, vil ikke alle ansatte få tilgang til den.

– Det blir rundt 30 IT-ansvarlige som kommer til å få tilgang og passord i en butikkløsning som Dustin setter opp spesielt for oss. Her kan vi hente inn aktuelle priser og andre betingelser, og sammenlikne med betingelsene hos de to andre leverandørene vi har inngått rammeavtale med.

På innkjøp over 50.000 kroner skal vi utlyse minikonkurranser og innhente skriftlig anbud hos kontraktspartnerne.Rønningen kan ikke kvantifisere hvor mye de vil spare eller effektivisere i driften på rammeavtalen. 

– Vi er likevel overbevist om at dette er den beste måten å utføre innkjøpene på. Vi får de beste prisene, samtidig som innkjøpsprosessene går kjapt og friksjonsfritt. Forskrift om offentlige anskaffelser ligger i bunnen og regulerer dette.Rammeavtalen har en årlig økonomisk ramme på ca ni millioner kroner, og er på to år. I avtalen ligger også en opsjon på forlengelse med ett pluss ett år.

Slik ble det mulig

Utfordring

Etablere en effektiv avtale for anskaffelser av generelt IT-utstyr til gode priser. Forskrift om offentlige anskaffelser regulerer konkurransen.

Løsning

En rammeavtale på to år, med opsjon på ett pluss ett år. En effektiv nettbutikk for innkjøp under 50.000 kroner.

Resultat

Et begrenset antall leverandører på rammekontrakt som effektiviserer innkjøpsprosedyrene.God tilgang til høy kompetanse som støtte for valg av løsninger. Gode serviceordninger.

Tekst: Atle Abelsen
Foto: Øvind Haug