Kundecase

Rask service er gull verdt

Når en bedrift driver i fem ulike bransjer i ti ulike land, må IT-systemet være driftsikre og prosessene smidige. Det finske selskapet Algol har lyktes med dette ved hjelp av Businessforum, som er en del av Dustin-gruppen.

Tyske Albert Goldbäck-Löwe ante knapt at agenturet han grunnla på Elisabetsgatan i Helsingfors i 1894, skulle vokse og bli til en internasjonal aktør. På den tiden leverte de kjemikalier, ­metaller og byggematerialer til den finske industrien – og disse produktene ­finnes fort­satt i sortimentet, om enn i mer moderne utgaver.

Siden den gang har Algol ­ekspandert og driver nå grossistvirksomhet, innenlandsk produksjon, distribusjon av farmasøytiske produkter samt lagring. Felles for alle disse områdene er logistikk-kompetanse, og de siste tiårene har selskapet utvidet med tjenestevirksomhet. I dag er Algol en internasjonal grossist og distributør med stor ekspertise.

Da Algols IT-direktør Arto Peterzens begynte i selskapet for seks år siden, var det stor misnøye internt med både datamaskiner og systemer og måten administrasjon og oppgraderinger ble håndtert på.

– Det var alltid problemer med PC-leveransene fordi leverandøren ikke hadde tilstrekkelig stort bufferlager. De hadde vanskelig for å holde løfter og tidsplaner, forteller Arto Peterzens.

Løsningen var å finne en ny IT-leverandør

Hans oppfatning var at de anså seg for å være for store for Algol og ikke motiverte nok til å anstrenge seg skikkelig. Løsningen var å finne en ny IT-leverandør. Algol innhentet anbud, og Business­forum vant avtalen. Businessforum har siden 2010 levert stasjonære og bærbare PC-er, AV-teknologi og mobiltelefoner til Algol. Algols innkjøper har en egen oversikt i Businessforums nettbutikk, med tilpassede priser og tilbud. I dag bruker Algol fem hundre Lenovo-maskiner med en livssyklus på tre år. Medarbeiderne har dermed alltid en moderne PC.

I tillegg til to bærbare modeller har selskapet kraftige arbeidsstasjoner tilpasset Algol Technics’ spesifikke behov innen materialhåndtering. Alle PC-ene er standardisert. Algols IT-avdeling definerer standardprofiler, og Businessforum forhåndsinstallerer og konfigurerer slik at PC-ene er klare til bruk ved levering.

Algol ønsket også å forenkle lisensstyringen

For Microsofts produkter har de med hjelp fra Businessforum utviklet et EA-lisenssystem (Enterprise Agree­ment). Det gjør lisensstyringen betydelig enklere.

– Vi kan forsikre oss om at alt fungerer som det skal, og at lisensene våre er i orden, sier Arto Peterzens.

I dag består selskapets IT-avdeling av sju personer. I tillegg til Arto Peterzens er det to medarbeidere som tar hånd om infrastrukturen, og fire som jobber på programsiden.

– Når medarbeiderne for eksempel spør oss om leveringstid, vet vi at vi kan henvende oss til Businessforum, som alltid holder det de lover. Vi kan dermed gi medarbeiderne våre et svar de er fornøyde med, sier Arto Peterzens.

Alltid tilgjengelig

Algols eget IT-personell har høy teknisk kompetanse, men arbeidsgruppen er liten, og det er vanskelig å rekke over både det praktiske arbeidet og spørsmål som krever nærmere undersøkelse.

– Det dukker stadig opp nye spørsmål, og vi må hele tiden arbeide for å effektivisere vår egen drift. Takket være samarbeidet med Businessforum får vi mer tid til å oppdatere og utvikle oss. Det er gull verdt, fastslår Arto Peterzens.

– De er alltid tilgjengelige på telefon. Når jeg ringer kontaktpersonen vår, Jyrki Harviainen, svarer han med det samme eller gir beskjed om at han er opptatt, men ringer deretter straks tilbake. Slik burde alle gjøre det. 

Takket være dette samarbeidet får vi frigjort tid til å oppdatere og utvikle oss.

Slik ble det mulig

Utfordring

Intern misnøye med både datamaskiner, systemer og måten administrasjon og oppgraderinger ble håndtert på.

Løsning

Integrert nettbutikk med Algols standardiserte valg av PC-er og forhåndsinstallasjon. Enklere lisensstyring med EA-lisenssystem.

Resultat

Alle PC-er leveres klare til bruk og med alle lisenser i orden. Dette frigjør tid for IT-avdelingen, som nå rekker å ta seg av både det løpende arbeidet og
spørsmål som krever nærmere undersøkelse.

Tekst: Maija-Liisa Ihanus
Foto: Eva Persson