Les hvordan fire bedrifter møtte behov med ny teknologi og fikk ansatte til å like den hybride måten å jobbe på. Samtidig økte både effektivitet og vekst.
Ernst & Young
https://www.ey.comHos Ernst & Young bestemmer de ansatte selv hvor de jobber best – og de får hjelp av et tusentalls sensorer.
Allerede før pandemien var hybridstrategien i gang hos E&Y. I løpet av årene med fjernarbeid fikk Microsoft Teams sterk vekst som hovedplattformen for møter. Møterommene på kontoret er blitt Teams-rom. Lys, bilde og presentasjon kan startes med et tastetrykk. De som deltar eksternt er synlige på store skjermer, noe som gir følelsen av at alle er involvert. Møter som krever at de ansatte er fysisk til stede arrangeres kun når det har en klar merverdi.
Grundig forarbeid
Selskapets nåværende arbeidsmodell er drevet som et strategiprosjekt. Dette er ikke et bygge- eller kontorprosjekt, men fremfor alt nye måter å jobbe på. Modellen innebærer at hver ansatt bestemmer selv hvor og når de fungerer best. Det er en overordnet strategi for hele selskapet, også for de 3000 ansatte i Sverige.
Da hybridhovedkontoret i Stockholm skulle designes ble det lagt stor vekt på å inkludere de ansatte. Deres behov skulle være førende.
– Vi gjorde mange analyser i forkant. Vi har ikke bare sett på hvordan det gamle kontoret ble brukt, men vi tok også med de ansatte fra begynnelsen.
Foretrekker du mindre møtegrupper? Vil du kunne jobbe i fred og ro? Hva er din visjon om fremtidens arbeid? Gjennom workshops, spørreundersøkelser og dybdeintervjuer med ansatte ble behov og ønsker for det nye kontoret utformet.
Skreddersydd for de ansatte
Det finnes for eksempel nye typer plasser, som store pulter med plass til flere personer og båser for uforstyrret arbeid og samtaler. Ifølge Kuchler handler fremtidens kontor om å øke samarbeidet og å være i forkant av digitaliserings- og bærekraftspørsmål.
De ansatte har en app der de kan se de ulike kontorplassene, og når de er ledige. Dette fungerer takket være teknologi som støtter den nye måten å jobbe på med hjelp av 1500 sensorer. Som for eksempel måler antall ledige plasser, stille plasser, konferanserom, aktive soner og støynivå på kontoret.
Selv hos Nexer, tidligere Sigma IT, kunne ansatte velge mellom fjernarbeid og kontorplass med en hybridmodell allerede før pandemien. Nå som restriksjonene er opphevet fortsetter teknologiselskapet å muliggjøre eksternt arbeid der det er hensiktsmessig.
– Vi vil gjerne at ansatte skal møtes fysisk på kontoret også, men muligheten for å jobbe eksternt er alltid der. Kontorkonseptet er basert på ideen om at «jeg velger å være på kontoret fordi jeg vil, ikke fordi jeg må», sier kommunikasjons- og kultursjef Beatrice Silow i Nexer.
"En styrke å ha muligheten til å jobbe eksternt"
Kontorene er utstyrt med teknologien som kreves for at det hybride arbeidsmiljøet skal fungere, for eksempel møterom med skjermer, høyttalere og kamera, slik at du kan delta via Teams. Det er også flere små rom og telefonbokser. Alle som jobber hjemmefra kan låne utstyr som kreves for et godt ergonomisk arbeidsmiljø.
– Det at vi ikke er geografisk bundet er en styrke i vår bransje hvor vi skriker etter kompetanse. Noen av ferdighetene vi ser etter kan finnes et annet sted eller i et annet land. Muligheten for å kunne jobbe eksternt er en medvirkende årsak tilat vi i år kan ha en vekst på over 30 prosent.
Hos IT-selskapet Visma Spcs i Växjö har mye endret seg de siste årene. Hovedkontoret som åpnet i juni er totalrenovert og er blitt 20 prosent mindre. I det nye aktivitetsbaserte kontoret trengs det ikke så mange konvensjonelle kontorplasser. Det er flere konferanserom, mindre arbeidsrom og et stort kaféområde for å møte behovene til lagene når de møtes.
Å jobbe fra kontoret er valgfritt
De 500 ansatte velger selv om de vil jobbe fra kontoret eller hjemmefra. Under pandemien viste det seg at det passet de ansatte godt, og de opplevede også høyere effektivitet.
– Noen ønsker å være på kontoret. Andre finner en bedre balanse mellom jobb og privatliv ved å jobbe hjemmefra. Du kan planlegge hva som passer deg personlig og dermed bli mer effektiv i arbeidslivet.
Høyere krav til teknologi
Hvert team får legge opp arbeidet på den måten som passer best, for eksempel balansen mellom fysiske og digitale møter. Møterommene er utstyrt med kamera, mikrofon, høyttaler, storskjerm og berøringsskjerm koblet til bedriftens kalendersystem.
– Den hybride måten å jobbe på stiller høye krav til teknologien. Den utfordringen har vi akseptert, sier Charlotte von Sydow.
Med rundt 50 kontorer i landet er det hybride arbeidslivet et viktig tema for teknologikonsulentselskapet Sweco. En ny visjon for arbeidsplassen ble utarbeidet allerede i 2018 og ble implementert tidligere enn planlagt som følge av pandemien. Stikkordet for den nye måten å jobbe på var «arbeid hvor du vil, så lenge det er til Swecos beste, for oppdraget og lederen din». Noen av områdene de konsentrerte seg om i utformingen av hybridkontoret var at det ville muliggjøre møter på en effektiv måte, at kontorlokalene skulle være smart utformet og at de skulle ha en moderne lederstil.
“Det hierarkiske systemet fungerte tidligere”
Kontorene er blitt gradvis tilpasset, som for eksempel større areal kun til møter for å skape mer fleksible løsninger for resten av kontoret. Et must for at hybridkontoret skal fungere er en ny type lederstil.
Hierarkiet fungerte før. Det trengs nå en ledelse som kan håndtere hastigheten på endringene. Et lederskap basert på tillit og respekt for hverandres ferdigheter. Og på selvledelse.
Liker du denne artikkelen?
Artikkelen kommer fra vårt magasin Solutions. Her kan du lese hele magasinet på nett.
Les Solutions Magazine