Kundecase

"Tid er vår viktigste ressurs. Nå har vi mer av den."

Det raskt voksende psykologhuset Acindria trengte en sikker og fleksibel IT-løsning, men hadde ingen egen IT-avdeling. På ønskelisten sto en partner som kunne støtte veksten og håndtere alt fra klienter til overvåking og support.

Senior prosjektleder Tinna Stengaard og administrativ leder Patrick Donovan i Acindria vinker fornøyd via Teams fra et moderne konferanserom ved det nye hovedkontoret i Aarhus. De konstaterer at det er en av de første gangene de tester teknikken i møterommet. I likhet med de fleste av deres øvrige tekniske løsninger er den et resultat av samarbeidet med Dustin. For et drøyt år siden innså Patrick og teamet at de manglet en gjennomtenkt løsning for IT-sikkerhet, klienthåndtering og brukersupport.

- Vi kjøpte datamaskiner og lisenser separat. Fikk vi problemer, ringte vi til en ekstern person. I forbindelse med at vi kjøpte maskinvare av Dustin spurte de: Hva gjør dere med lisenser? På den måten kom vi frem til at IT-tjenesten Modern Workplace ville være bra for oss, sier han.

En løsning å vokse med

Acindria regner med at antall medarbeidere vil øke med 50 prosent neste år. I takt med at de etablerer seg på nye steder, med flere kontorer og ansatte, må de i følge Tinna Stengaard finne nye strategier og bygge en sterk bedriftskultur. Acindria har valgt å bare ha fast ansatte og autoriserte psykologer. Å være en attraktiv arbeidsgiver er derfor en suksessfaktor. IT er en viktig bit i puslespillet for å lykkes med dette.

- Tid er vår viktigste ressurs. Derfor ønsker vi å sette ut alt som vi mangler intern kompetanse til. Jo mer vi ekspanderer, desto mer tjener vi på en løsning som Modern Workplace. Vi befinner oss på en vekstreise og ønsker å fokusere på å tilby et profesjonelt arbeidsmiljø. Ved å ha en IT-partner som Dustin kan vi gjøre nettopp dette, sier hun og får medhold av Patrick:

- Med Modern Workplace betaler vi en fast månedlig kostnad per bruker, og da inngår alt vi har behov for. Lisenser, klienter, automatisk installasjon av programmer, konfigurering, håndtering og overvåking av enhetene, sier han.

En stor fordel med Modern Workplace er ifølge Patrick å kunne tilby nyansatte psykologer en ferdig vkonfigurert enhet med alle brukerunike apper og innstillinger på plass, rett fra esken.

- Vi sparer tre, fire timer for hver ny bruker, i tillegg til at det gir nye medarbeidere en god opplevelse.

Patrick Donovan

Innebygd sikkerhet er viktig

Psykologene i Acindria må raskt kunne komme i gang med en samtale og ha tilgang til taushetsbelagte journaler og filer, uansett hvor de befinner seg. Ved hjelp av én innlogging får de tilgang til felles dokumenter og videomøter uten å måtte bekymre seg for sikkerheten. Alt lagres på OneDrive i skyen.

- Som psykologmottak håndterer vi store mengder sensitiv informasjon. Hvis noen skulle bli frastjålet eller miste en enhet ved et uhell, kan vi enkelt «whipe» den for informasjon. Dessuten kan den som har mistet datamaskinen, logge inn med sine brukeropplysninger og fortsette å jobbe på en annen enhet, forklarer Patrick.

For Tinna har Modern Workplace betydd langt enklere samarbeid i ulike prosjekter. En vanlig årsak til hodepine var tidligere alle de ulike versjonene av dokumenter som florerte.

- Det er langt mer effektivt for meg å kunne jobbe sammen med andre i samme dokument i sanntid. Nå trenger vi ikke å sende ulike versjoner til hverandre, eller risikere at noe forsvinner, mener hun.

Acindria psychologist

Gjør det mulig å ligge i forkant

Acindria fikk sin nye IT-løsning rett før pandemien rammet. Fra å ha hatt nesten alle møter på kontoret måtte psykologene på kort tid omstille seg til digitale samtaler. Under restriksjonene foregikk 80 prosent av alle samtaler via video. Siden de allerede var i gang med Microsoft Teams, kunne flere få tilbud om hjelp. I samarbeid med et forsikringsselskap opprettet de en tjeneste for psykologsamtaler via video eller telefon.

- Også nå som restriksjonene er opphevet, har vi en del personer som ønsker å møtes digitalt. Vi når en ny målgruppe som vi ellers ikke hadde møtt. Denne fleksibiliteten betyr mye, sier Tinna.

Leie i stedet for å kjøpe

Tidligere kjøpte Patrick inn datamaskiner når de trengte nye. Når de nå er 25 medarbeidere og i rask vekst, har de valgt å lease enheter i stedet. Dermed slipper de å ligge ute med kostnader og kan bruke pengene til å utvikle virksomheten. Den tekniske supporten som inngår i Modern Workplace, har de ifølge Patrick så langt knapt hatt behov for. Men skulle det dukke opp spørsmål, er tilgangen til IT-ekspertise en stor trygghet.

- Vi har kontorer på tre forskjellige steder i Danmark og vil etter hvert etablere oss på enda flere. Skulle vi ansette en IT-ansvarlig som reiste mellom disse, ville det koste oss mye tid og penger. Nå ringer vi bare til Dustin, så får vi hjelp direkte. Det er som å ha en egen IT-avdeling, bare at vi slipper å rekruttere kompetansen selv.

Om Acindria

Siden 2007 har psykologhuset Acindria vokst fra en familiebedrift til 25 medarbeidere og kontorer i Aarhus, Vejle og Skanderborg i Danmark. De tilbyr psykologsamtaler ved stress, sorg eller andre livshendelser, først og fremst i samarbeid med private bedrifter og forsikringsselskaper. I januar 2021 startet Acindria på en spennende vekst- og utviklingsreise der målet er å skape en av Danmarks beste arbeidsplasser for psykologer.

Utfordring

Psykologhuset Acindria trengte en sikker og tidsbesparende løsning for klienthåndtering, samarbeid, overvåking og support. De manglet en egen IT-avdeling samtidig som de vokste raskt med nye kontorer og ansatte. Som psykologhus stiller de også høye krav til IT-sikkerheten.

Løsning

Med IT-tjenesten Modern Workplace er det enkelt for Acindria å oppskalere etter hvert som de vokser. De betaler en fast pris per bruker og måned, og da inngår alt de trenger for å jobbe effektivt, deriblant datamaskiner, lisenser og support. Dermed slipper de utestående kostnader og kan bruke pengene til å utvikle virksomheten.

Effekt

Effektivt samarbeid i sanntid, innebygd sikkerhet og tre, fire timers tidsbesparelse for hver ny bruker. Dessuten kan de gi nye medarbeidere en god opplevelse. Rask brukersupport uansett sted gjør at Acindria kan fokusere på vekstreisen uten å måtte tenke på IT.