Virtual First stiller nye krav til arbeidsplassen

En stresset innføring av samarbeidsverktøy kan forårsake digitalt stress og flaskehalser i en organisasjon. Ved å skape forståelse for hvorfor man velger å integrere et nytt verktøy samt hvordan det fungerer, kan man unngå eventuell uro og dermed oppnå en mer vellykket leveranse.

Slurv med grunnforutsetningene i IT-leveransen går ut over stabilitet, akkurat som når det slurves med kommunikasjonen rundt hvorfor nye verktøy skal brukes. Digitaliseringen har ofte blitt et formål i seg selv og fremsatt som den viktigste enkeltforutsetningen for å lykkes generelt, men uten å forklare hvilke mål som skal nås eller hvordan dette skal skje. Når medarbeiderne våre ikke forstår hvorfor og hvordan verktøy skal brukes, øker det digitale stresset. E-post, gruppechatter, prosjektverktøy, sosiale medier, nyhetsstrømmer, push-meldinger m.m. kaller hele tiden på vår oppmerksomhet. Det er aldri mulig å slappe helt av, noe som virker stressende og fører til en usunn situasjon. Opplæring og kommunikasjon er nøkkelfaktorer for virksomheter som er fornøyde med sin IT.

Denne artikkelen er en del av den lengre rapporten Resilient IT.

Stressede innføringer

Vi har merket oss at mange har forsøkt å innføre verktøy uten en grundig planlegging eller tilstrekkelig modenhet med hensyn til teknologi. Microsoft Teams og Slack er gode eksempler på produkter som muliggjør mye av den funksjonaliteten som nå etterspørres, men produktet betraktes som løsningen på alt uten refleksjon rundt hvordan medarbeideren best kan ta del i og utnytte funksjonaliteten. Det handler altså ikke om dårlige verktøy, men snarere om stressede innføringer der for mye av brukernes kunnskap er tatt for gitt. Tilfredshet skapes gjennom en kunnskapsrik IT-organisasjon og en engasjert linjevirksomhet.

Manglende kunnskap må bli kunnskap

For å unngå flaskehalser og for at plattformene våre skal få en vellykket integrering kreves det at samtlige medarbeidere har kunnskap om plattformenes funksjoner. Opplæring i forbindelse med levering er derfor å anbefale, selv om plattformens kapasitet kanskje ikke vil bli utnyttet fullt ut den første tiden, vil det gi en mindre bratt læringskurve.

Skape riktige grunnforutsetninger for en samarbeidsplattform

Det er en kjent sak at IT-organisasjonen må takle sitt ”driftsoppdrag” før den kan bygge videre på sin IT. Følgende grunnforutsetninger må være avklart før en innføring av samarbeidsverktøy kan skje:

1. Stabil datakommunikasjon (nettverk, Wi-Fi m.m.).
2. IT-arbeidsplassen må være stabil, pålitelig og oppleves som moderne.
3. Informasjonsplattformer ("dokumenter") må oppleves som raske og tilgjengelige.

Hvis ovennevnte ikke er løst, vil innføringen preges av en generell misnøye. Opplevelsen blir da at verktøyene ikke fungerer i hverdagen, slik at vi opplever digitalt stress, noe som igjen vil belaste servicedesken vår. I forlengelsen belastes også andre deler av IT-organisasjonen.