Hva som kreves for å få fjernarbeid til å fungere

I løpet av året er det blitt snakket mye om fordelene og ulempene med fjernarbeid. Men i en verden der vi ikke vet hvor lenge pandemien vil vare eller når neste helsekrise kommer, handler det for mange selskaper ikke om hvorvidt fjernarbeid er positivt eller negativt i seg selv – men hvordan vi kan gjøre det på best mulig måte.

Den fysiske og psykiske helsen er en viktig faktor. Ergonomi, sosial isolasjon og vanskeligheter med å skille privatliv og arbeidsliv er de store risikoene. En undersøkelse gjort av Ipsos og Dagens Nyheter i juli viste at 51 prosent av svenskene synes ensomheten og savnet etter kollene er det verste med koronakrisen. Spør du dr. Vivek H. Murthy, tidligere allmennlege i USA, er det nettopp ensomhetspandemien vi bør bekymre oss for:

– Det største helseproblemet jeg har sett er ikke hjertesykdom eller diabetes, det er ensomhet. Ensomhet forkorter livet på samme måte som om du røyker 15 sigaretter om dagen. Det har større konsekvenser for helsen vår enn overvekt.

– Det er to nøkkelingredienser som må til for å få arbeid utenfor kontoret til å fungere i et helseperspektiv. Den første er det praktiske, som riktig teknologi og digitale løsninger og alt som er relatert til det. Det andre er det sosiale, å støtte og å gi medarbeiderne sosiale ressurser. Det er for eksempel viktig at det er tydelig hvem medarbeideren skal henvende seg til i ulike situasjoner, og å få til en fungerende feedbackkultur, sier Linda Widar.

Fordelene med å jobbe distribuert

En av verdens fremste eksperter på online samarbeid er Matt Mullenweg, skaper av Wordpress og gründer av Automattic, bedriften som sørger for utviklingen av Wordpress-plattformen. Automattic har vært en såkalt «distribuert arbeidsplass» siden starten for 15 år siden. I dag har de over tusen medarbeidere spredt ut over 77 land.

– Det er et av mine livsmål å få flere bedrifter til å jobbe distribuert. Det er bra for miljøet, for nye forretningsmuligheter og for økonomien. Det har vekket et håp hos meg å se hvordan det har skutt fart i nesten alle bedrifter. Og det har gått bedre enn jeg trodde, sier han til New York Times.

Men mange bedrifter har fortsatt mye å lære. – Jeg tror man blir mye mer produktiv om man får til distribuert arbeid på en god måte, sier Mullenweg, som har utviklet en modell for arbeid utenfor kontoret han kaller «Distributed Work’s Five Levels of Autonomy».

I den beskriver han hvordan en bedrift kan gå fra nivå én, der alt arbeid må skje på et bestemt fysisk sted, til de høyere nivåene, der medarbeiderne jobber på ulike tider og steder, og arbeidet vurderes ut fra hvor bra de løser oppgavene sine. På de øverste nivåene stoler bedriften fullt og helt på sine medarbeidere og involverer dem i metodisk beslutningstaking.

De tre viktigste tingene som motiverer folk på jobben

Automattics modell for arbeid utenfor kontoret bygger blant annet på forfatteren Daniel Pinks bok Drive, der han beskriver de tre viktigste tingene som motiverer mennesker på jobb: 1) å få utvikle ferdighetene sine, 2) at jobben har en mening og 3) å kunne styre sin egen arbeidssituasjon.

– De to første kan også bedrifter med kontor være gode på. Men når vi snakker om selvstendighet, kan de aldri nå opp til de nivåene en distribuert bedrift kan, sier Mullenweg.

Etter pandemien kommer flere bedrifter trolig til å spørre seg om de virkelig trenger å betale for kontorlokaler dersom jobben kan gjøres like bra eller enda bedre utenfor. Kanskje vil flere gjøre som Automattic, og heller gi medarbeiderne penger til å sette opp sitt eget kontor der de synes det er best selv?

Rask omstilling gjør selskaper sårbare

Den raske omstillingen har i de fleste tilfeller gått bedre enn ventet. Samtidig må vi huske på at den har vært mer tvunget enn planlagt. Simon Binder, Principal Technical Architect i IT-konsulentfirmaet Truesec, ser at det har påvirket bade brukeropplevelsen og sikkerheten.

– Organisasjoner har blitt tvunget til å sende hjem mange ansatte på kort varsel, og mange har valgt den enkleste og billigste måten å gjøre det på. Det har selvfølgelig påvirket sikkerheten. Vi kan se dette i angrepsmønstrene. Det er veldig mange phishing-forsøk med covid-19-tema, og hackere gyver løs på ulike eksterne løsninger eller samarbeidsplattformer vi har gjort oss avhengige av.

Mange tror kanskje også at den måten vi har jobbet borte fra kontoret i denne perioden, er den eneste måten å gjøre det på. Det kan ha ført til at en del har kanskje blitt skremt fra å jobbe hjemmefra.

– Bedriftsledelsene kommer helt sikkert til å evaluere denne perioden og se om det har vært effektivt. Men vi kan ikke bruke denne situasjonen til å gjøre en rettferdig vurdering av arbeid utenfor kontoret, sier Binder.

Tekst: Sofia Edgren, Johan Larsson og Robert Långström