IT-ansvarlige blir hvert år utfordret på hvordan de kan få ned IT-kostnadene. Det å komme opp med stadige forslag til kostnadskutt kan være krevende og selv om man kan forsøke å forhandle frem bedre betingelser hos leverandørene, så kan det påføre selskapet økte kostnader på sikt.
Analysebyrået Gartner har gitt råd til et tusentalls virksomheter om hvordan de kan kutte IT-kostnader. De har samlet sine 10 beste råd i en rapport som de har valgt å gjøre tilgjengelig gratis.
Det skal sies at Gartners kunder i all hovedsak er store bedrifter, ofte veldig store. Likevel er mange av rådene svært relevante også for mindre selskaper.
Uforløst potensiale for kostnadskutt
Gartner skriver om rådene sine at IT-sjefene ofte overser mange av de grunnleggende mulighetene for å kutte kostnader, mens de er på søken etter den neste «store ideen». De fleste har ikke tatt ut fordelene av Topp 10-teknikkene og oftest skyldes det at de har feilet under forsøkene på å implementere dem fullt ut.
Gartner anbefaler at de ti ideene brukes som en sjekkliste for å sikre deg at i hvert fall du har prøvd eller vurdert disse, før du prøver deg på noe mer avansert.
1. Etablér en Shared-Service-organisasjon for noen eller alle IT-tjenestene
Å etablere en Fellestjenester-organisasjon for IT-miljøet i et konsern er svært utbredt, og gir bedre utnyttelse av ressursene. Det kan imidlertid ta tid før stordriftsfordelene ender i kostnadsbesparelser, ofte 18-36 måneder.
2. Sentralisere, konsolidere, modernisere, integrere og standardisere…
Nei, det er ikke Gorgon Vaktmester som sier dette, det er faktisk Gartners råd nummer to. Sentralisering og konsolidering fjerner unødvendige duplikater av IT-løsninger. Det henger ofte sammen med å implementere IT Fellestjenester.
3. Bruk tjenester i nettskyen!
Det finnes mange andre grunner enn kostnader for å bruke nettskytjenester, slik som hurtighet, fleksibilitet og skalérbarhet. Men det kan være store kostnadsbesparelser å hente.
4. Gjør IT-kostnadene mer transparente
Få bedre innsikt i kostnadene og informer brukerne om hva prosjekter og tjenester faktisk koster. Dette er ifølge Gartner en av de mest oversette ideene.
5. Bruk null-basert budsjettering (Zero-Based Budgeting, ZBB)
Null-basert budsjettering handler om at man hvert år lager helt nye budsjetter, hvor samtlige kostnader skal forsvares. I motsetning til det mest vanlige, hvor man tar utgangspunkt i fjorårets budsjett og antar at alle kostnadene vil komme også i år.
Tilnærmingen tvinger frem at alle kostnadsbeslutninger tas årlig, gjerne gjennom nytte-kostnadsanalyser basert på dagens forhold. Gartner skriver at ZBB-teknikken ofte fører til at selskaper finner applikasjoner og tjenester som på et tidspunkt gav mening, men der nytten ikke lenger forsvarer kostnadene.
6. Rasjonaliser og standardiser applikasjoner
Vedlikehold og drift av applikasjonsporteføljen utgjør ofte en betydelig del av IT-budsjettet. Hvert år trekkes denne posten frem når man skal diskutere hvordan IT-kostnadene skal optimaliseres. Den stopper gjerne opp, fordi man mangler nødvendig tid, penger og involvering fra forretningen til å gjøre de grunnleggende endringene som må til. Gartner beskriver applikasjonsporteføljen som en kjempemulighet for å spare penger. Utfordringen er at den må komme i kjølvannet av standardisering eller forenkling av forretningsprosesser.
7. Optimalisering av lisenser
Et av de mest oversette områdene er effektiv programvarelisensiering og programvare som holder orden hvilken programvare og maskinvare du eier (asset management). Mangler du kontroll på verdiene og kontraktene dine, leder det gjerne til høyere kostnader.
8. Bli bedre på innkjøp og «sourcing»
For å optimalisere kostnadene skal du kjøpe de riktige tingene til den riktige prisen. I IT-bransjen er det stadig nye leverandører og prismodeller, noe som krever fokus fra IT-sjefen.
9. Investere i Mode 2-kompetanse som agilt og devops
For å bli mer tilpasningsdyktige til endrede behov i forretningen, investerer Gartners kunder i såkalt Mode 2-løsninger som agilt og DevOps. Dette handler om å ha et bein som håndterer rutineoppgaver og et annet bein som kan eksperimentere og løse nye problemer.
10. Sjekk leveransene til sluttbrukeren påny
Måten sluttbrukerne jobber på endres dramatisk av mobilitet, BYOD og skyløsninger. Men når man skal optimalisere IT-kostnadene overser man ofte «end-user computing» (EUC), fordi fokuset er på de områdene som koster mer. Disse kostnadene utgjør likevel en stor del av driftskostnadene.
Les også: Office 365 nedbetalt på fem måneder
Ønsker du å vite mer om hvordan du bør prioritere IT-oppgavene, slik at de oppfyller både ledernes og brukernes krav? Last ned vår veiledning Slik tar du kontroll over IT-miljøet og skaper orden »
