Mange bedrifter betaler for programvare de ikke utnytter fullt ut, samtidig som de overser verdien av verktøyene de allerede har. Med stadig nye lisensieringsmodeller, AI-verktøy og sikkerhetsbehov kan et mer oversiktlig programvareoppsett redusere kostnadene, øke kontrollen og klargjøre IT-miljøet på nye krav til AI og sikkerhet.
Oversikt er første steg mot verdi
For IT-teamene starter jobben ofte med at de må skaffe seg oversikt. Med riktig struktur kan bedriftene redusere unødvendige kostnader, spare tid og øke sikkerheten, ifølge Joakim Isaksson, Product Manager hos Dustin.
«Det er ikke uvanlig at bedriftene betaler for funksjoner de ikke er klar over at de allerede har tilgang til i andre løsninger», sier han.
Programvare er blitt unødvendig komplisert innen dagens IT. Lisensmodeller endres, sikkerhetskravene øker og skybaserte verktøy er i stadig utvikling. Samtidig blir AI raskt en del av hverdagen.
For mange mellomstore bedrifter gjør dette det vanskelig å administrere programvaren. Spørsmålet er ikke lenger bare hvilke lisenser som skal kjøpes. Det handler også om å vite hva som allerede er på plass, hvordan det brukes og om det nåværende miljøet støtter langsiktig produktivitet og sikkerhet.
Få skygge-IT frem i lyset
En vanlig utfordring er at programvare anskaffes av flere i bedriften. Over tid kan dette gjøre det vanskelig for IT-teamene å se hvilke verktøy som er i bruk, hvor funksjonene overlapper og hva bedriften faktisk betaler for.
«Mange av disse selskapene bruker hovedsakelig skybaserte lisenser fra Microsoft, slik som Microsoft 365, men legger ofte til andre verktøy avhengig av bedriftens behov», sier Joakim Isaksson.
Et av de første tegnene på tapt kontroll er når innkjøpene skjer utenfor det sentralisert administrerte IT-miljøet.
En form for skygge-IT er vanlig. Lisenser kan kjøpes med kredittkort uten at IT-avdelingen vet om det.
I mange bedrifter beholdes også eldre løsninger når nye verktøy legges til. Dette kan føre til overlappende funksjonalitet, unødvendig administrasjon og høyere kostnader.
«Tidligere var det vanlig at enkelte medarbeidere kjøpte skylagring. I dag er det oftere ulike AI-tjenester», sier Joakim Isaksson.
Joakim Isaksson, Product Manager hos Dustin.Riktig lisensnivå er viktig
Uten full oversikt er det vanskeligere å velge riktig lisensnivå. Dette kan føre til at bedriftene betaler for funksjoner som ikke utnyttes fullt ut, eller at de mangler visse funksjoner og derfor legger til andre verktøy utenfor det godkjente IT-miljøet. Begge deler gjør oppsettet unødvendig komplisert.
«Det er stor risiko for at bedriftene betaler for avanserte pakkeløsninger som ikke utnyttes fullt ut eller som mangler funksjoner, og at de derfor må legge til andre verktøy utenfor det vanlige miljøet. Man kan imidlertid unngå at brukerne kjøper egne AI-tjenester ved å kjøpe Microsoft 365 Copilot sentralt», sier Joakim Isaksson.
Utfordringen er ikke bare økonomisk. Når IT ikke har full oversikt over hvilke programmer og tjenester som brukes, kan også sikkerhetsrisikoene øke.
«Vi ser også at bedriftene ikke alltid har riktig lisensnivå for sine behov, spesielt fra et sikkerhetsperspektiv. Det er svært vanlig at bedriftene betaler for sikkerhetsmoduler fra Microsoft som de ikke implementerer.»
Med andre ord kan bedre administrering av programvare hjelpe bedriftene med å kutte unødvendige kostnader samtidig som de får et sikrere miljø som det er lettere å administrere.
Finn først ut hva du allerede har
Hos Dustin starter vi med å gjennomgå bedriftens nåværende programvare.
«Vi starter med å kartlegge hvilke lisenser som finnes, hvordan de brukes og hvilke behov bedriften har», sier Joakim Isaksson.
Målet er å forenkle og optimalisere bruken av programvaren. I mange tilfeller betyr dette å identifisere funksjoner som allerede finnes i bedriftens Microsoft-miljø, men som ennå ikke brukes på riktig måte.
Det er helt vanlig at bedriftene ikke har full kontroll på hva som er inkludert i Microsoft 365-miljøet. Funksjonene finnes, men siden arbeidsmåten ikke er tilpasset, brukes det fortsatt andre verktøy.
Her er det derfor viktig å få veiledning fra eksperter. I stedet for å se på selve lisensene, hjelper Dustin bedriftene med å forstå hele bildet: bruk, forretningsbehov, sikkerhetskrav og fremtidsplaner.
Få bedre kontroll med innsikt
Når man har oversikt over oppsettet, er neste steg å skape et mer kontrollert miljø som det er enklere å administrere.
Dette kan omfatte sentralisert innkjøp av programvare og lisenshåndtering, mindre skygge-IT og tydeligere prosesser for hvordan verktøy kjøpes, godkjennes og brukes. Det kan også bety å fjerne lisenser som ikke lenger er nødvendige fordi den samme funksjonaliteten allerede er tilgjengelig gjennom Microsoft.
«Dette kan innebære å fjerne eksisterende lisenser som nå dekkes av Microsoft, noe som selvsagt reduserer kostnadene. Samtidig er det tidsbesparende og reduserer manuelle arbeidsoppgaver», sier Joakim Isaksson.
Den samme gjennomgangen kan også avdekke sikkerhetsfunksjoner som allerede er inkludert, men ennå ikke fullt ut implementert.
«Arbeidet fører også ofte til at vi identifiserer og kan implementere nye sikkerhetsfunksjoner», sier han.
Dette er en viktig del av Dustins rolle som IT-partner. Målet er ikke bare å hjelpe bedriftene med å kjøpe riktig programvare, men å sikre at de får mer verdi ut av verktøyene de allerede har og bygge en struktur som støtter bedriften over tid.
Skap daglig verdi med Copilot
Mange bedrifter bruker allerede Microsoft 365 Copilot. Neste steg er å sørge for at det skaper daglig verdi i arbeidet.
Det er ikke alle som vet hvordan de skal bruke Microsoft 365 Copilot på best mulig måte. Derfor undersøker vi hvordan programmet allerede brukes og hvordan det kan brukes enda smartere.
Med denne innsikten kan Dustin gi råd og tips om praktisk bruk.
«Det kan være å automatisere deler av arbeidet eller forenkle gjentatte oppgaver ved hjelp av Copilot eller agenter», sier han.
Dette blir enda mer relevant etter hvert som Microsoft fortsetter å utvikle nye AI-funksjoner, mer avansert agentstyring og tilbud som Microsoft 365 E7. For mange bedrifter er dette et naturlig tidspunkt for å gjennomgå den digitale arbeidsplassen og vurdere om programvaremiljøet er klart for nye krav til AI og sikkerhet.
Etter hvert som AI-verktøy og agenter blir mer vanlige, blir styring like viktig som tilgang.
«Du kan se for deg at mange brukere oppretter egne agenter som begynner å gjøre ting her og der. Uten kontroll blir det fort vanskelig å ha full oversikt», sier Joakim Isaksson.
Klargjør programvaremiljøet for fremtiden
Riktig administrering av programvare kan redusere unødvendige kostnader, frigjøre tid og øke sikkerheten. Det kan også gi bedriftene et bedre grunnlag for fremtidig utvikling.
Med full kontroll over lisenser, verktøy og prosesser er det enklere å vurdere nye muligheter, implementere sikkerhetsfunksjoner og utnytte AI bedre på en kontrollert måte.
«Med et strukturert miljø øker mulighetene for å ta i bruk den nye generasjonen verktøy, både innen AI og sikkerhet», avslutter Joakim Isaksson.
For IT-ledere er budskapet tydelig: programvarebeslutninger blir stadig mer strategiske. Med riktig veiledning kan bedrifter få full oversikt, optimalisere investeringene og forberede seg på neste fase innen AI, sikkerhet og administrering av programvare.
Sjekkliste: Optimaliser programvareoppsettet
- Oversikt: Finn ut hvilke lisenser du har, hva de koster og hvor ofte de brukes.
- Overlapping: Finn ut hvilke verktøy som har de samme funksjonene.
- Skygge-IT: Finn programvare som er kjøpt eller brukt utenfor ITs kontroll.
- Sikkerhet: Kontroller at inkluderte sikkerhetsfunksjoner er aktive og riktig implementert.
- Lisensnivåer: Sjekk om brukerne har riktig lisensnivå for sine behov.
- Bruk av AI: Forstå hvordan medarbeiderne bruker Copilot, AI-tjenester og nye agenter.
- Prosesser: Fastsett hvordan programvare godkjennes, kjøpes, administreres og fjernes.
- Fremtidsklart oppsett: Klargjør oppsettet for Microsoft 365 E7 og neste fase innen AI.
