Bedrifter som gjør det mulig for sine medarbeidere å jobbe utenfor kontoret har mye å vinne: mer fornøyde og mer effektive medarbeidere, samtidig som bedriften blir mer attraktiv for nye talenter. Noen grunnleggende strategier må være på plass for at dette skal fungere optimalt. Her er de viktigste suksessfaktorene:
1. Sats på kommunikasjon
Å jobbe utenfor kontoret er ikke det samme som å jobbe alene – tvert imot. Samarbeid har blitt enda viktigere i takt med at flere arbeidsplasser tilbyr fleksible muligheter. En forutsetning for samarbeidet er at det er lett å kommunisere med kolleger.
Derfor er det viktig at de som fjernjobber har tilgang til god maskinvare i form av for eksempel en datamaskin med gode muligheter til å delta i videokonferanser. Dessuten må det finnes fungerende løsninger for samarbeid, for eksempel verktøy som Slack, Skype og Trello. Bedriften skal også ha skytjenester som gjør det mulig å dele og jobbe i dokumenter sammen – i sanntid og over nettet.
2. Skaff teknologi som blir brukt
Det holder ikke å skaffe maskinvare og løsninger. Uansett hvor smart og avansert teknologien og tjenestene er, uteblir nytten dersom medarbeiderne ikke har lært seg funksjonene og finessene. Det kan i beste fall innebære at bedriften mister kreativitet og produktivitet – og i verste fall gjøre medarbeiderne frustrerte og irriterte. Sørg for at det finnes en lett tilgjengelig og pedagogisk manual for produkter og løsninger.
Det beste er ofte å utgå fra medarbeiderne i valget av utstyr og løsninger. Risikoen er ellers at det oppstår ”skygge-IT” ( Shadow IT), som betyr at medarbeiderne velger å bruke for eksempel datamaskiner og skytjenester som ikke er sanksjonert av bedriften.
3. Stol på medarbeiderne
Det kanskje viktigste kriteriet er at ledere på alle nivåer har tillit til de medarbeiderne som fjernjobber. En tydelig tillitserklæring innebærer mer enn en nøytral godkjenning av å jobbe fleksibelt; det gjør også at alt fra kommunikasjon og kreativitet til samarbeidet og engasjementet øker – noe som igjen gir produktiviteten en boost.
4. Begrens jobbingen
Det er som regel aldri et problem at fjernarbeidere jobber for lite. Tvert imot. Den store utfordringen er at de som får muligheten til å jobbe mer fleksibelt har en tendens til å jobbe mye overtid. Det kan være vanskelig å sette grenser når man kan jobbe hvor som helst, når som helst.
Det finnes løsninger for å forebygge risikoen for overarbeid. En måte er at medarbeideren er nøye med å logge all sin arbeidstid, sånn at det blir svart på hvitt hvor mange timer det er snakk om. En annen er å tydelig markere for kollegaene, for eksempel i et chattverktøy, når man er kontaktbar og når man er ferdig med arbeidsdagen.
Andre metoder kan være å planlegge tid for innhenting eller aktiviteter som renser hodet. ”Teknologi-detox” kan være en måte, det vil si å unngå å bruke digitale enheter etter for eksempel klokka 22.
5. Sett tydelige mål
Også lederne har en del av ansvaret for at jobben ikke skal ta overhånd. Tydelig formulerte og målbare mål er en av de komponentene som kreves i lederskapet når jobben blir mer fleksibel. Medarbeiderne må vite nøyaktig hva som forventes og hva som skal leveres.
Lederen skal regelmessig høre hvordan det går gjennom individuelle samtaler (som gjerne kan være via data eller telefon). For at fjernarbeid skal lykkes, må leder og medarbeidere ha tettere og mer regelmessig kontakt enn ellers.
6. Skap fellesskap
Det er også viktig at fjernjobberne ikke kjenner seg isolerte. Det må finnes en følelse av fellesskap i teamet. Her kan gode verktøy for videokonferanser og skjermdeling gjøre stor nytte. Det kan bidra til en økt følelse av å ”være med".
Man skal heller ikke kimse av verdien av å møtes fysisk. Planlegg regelmessige møter med teamet, ikke minst når et nytt prosjekt eller samarbeid setter i gang.
7. Se på fjernarbeid som den nye normalen
Til slutt: det kan være på tide å vurdere hvor god dagens måte å jobbe på fungerer for fjernjobbing. Og da handler det ikke bare om eventuelt å bytte ut teknologi, men også forsikre seg om at alle, opp til ledernivå, ser på fjernjobbing som en naturlig arbeidsform. Det skal altså ikke være spørsmål om å ”godkjenne” fleksibelt arbeid, men å se og ta til seg de mulighetene som det faktisk gir.
Lignende lesing:
91 prosent får gjort mer med fjernjobbing
8 smarte dingser for å jobbe hvor du vil
