Løft din kommunikasjon til neste nivå – og bli enda bedre til å formidle dine idéer. Jesper Ahlström, fagansvarlig for presentasjonsteknologi og kommunikasjon i utdanningsbedriften Framfot gir oss sine beste tips for bedre presentasjoner.
1. Formulere målet
Det aller første du skal gjøre er å bestemme deg for ditt mål med presentasjonen. Prøv å formulere det så konkret som mulig. Det holder ikke at publikummet for eksempel ”skal bli interessert i våre tjenester”.
– Tenk over hva du vil at de skal gjøre etter presentasjonen. Men husk samtidig at det er vanskelig for folk å bare gjøre – det må begynne med at de føler eller tenker noe. Så prøv å svar på det spørsmålet for deg selv: Hva vil du at de skal føle når du er ferdig? Sier Jesper Ahlström.
2. Tilpasse målgruppen
En vanlig feil er å fokusere for mye på budskapet – det du vil ha sagt – sånn at det blir et innenfra og ut-perspektiv. Den må alltid tilpasses målgruppen du har foran deg.
– Det kan høres ut som en selvfølge, men mange glemmer det. Finn ut hvem det er som kommer og hører; hva er de interessert i, hvilke forkunnskaper har de? Er det en homogen gruppe eller veldig blandet?
– Det kan også finnes ulike kulturer og normer for hva man forventer seg av den som holder presentasjoner. Der en del foretrekker at man på en nesten akademisk måte holder seg til fakta, setter andre pris på en mer lettbeint presentasjon med mye kroppsspråk. Det er mye å vinne på å treffe rett – og vice versa!
3. Utgå fra fakta
Når du lager et opplegg for presentasjonen, start med å tenke ut hvilke fakta du vil ha med. Det tegner grunnstrukturen for din presentasjon. Så bygger du på med beviser og eksempler for å underbygge fakta.
– Det handler om å skape troverdighet, noe som er helt avgjørende for å nå ordentlig fram til publikumet.
– Det betyr derimot ikke at du skal begynne med faktaene i selve presentasjonen. Når du har skjelettet klart er det på tide å begynne å planlegge for to utrolig viktige momenter: innledningen og avslutningen. Folk har nemlig lært seg å huske det man gjør først og sist.
4. Lag en interessevekkende innledning
Sikt på å skape kontakt og vekke interesse når du planlegger hvordan du skal innlede presentasjonen. Det er ikke nødvendig at det er direkte knyttet til selve emnet. Se innledningen som en måte å etablere en kommunikasjon mellom deg og tilskuerne sånn at du virkelig har fanget alles fokus.
– Det finnes ulike måter å etablere kontakt på, men det er ofte lurt å ha med en form for historie. Sånt hører vi gjerne på. Fortell noe som du selv har opplevd, og som du tror at andre kan kjenne seg igjen i.
– En annen måte er å stille publikum spørsmål om noe de kan kjenne seg igjen i, for eksempel: Er det noen her som har stått med en treåring i kassakø på KIWI i femtiden? Noen som har ønsket seg bort derfra?”. Du trenger selvfølgelig ikke å vente på svar, ettersom hensikten bare er å få dem mer aktive og interesserte.
5. Fokuser på ”Hvorfor?”
Når du har fanget interessen, er det tid for å kommunisere målet med presentasjonen. Da er det viktig at du ikke går ut i fra det du selv vil oppnå, men hvilke fordeler det gir publikum å høre på det du har å si.
– Det kan for eksempel være noe som enten gir dem direkte nytte, eller som har en mer langsiktig effekt. Hvis du for eksempel taler til en gruppe selgere, kan et mål være å vise hvordan de kan lukke flere salg, og dermed øke lønnsomheten. Du må utgå fra at deres tid er verdifull og tidlig gi dem svar på spørsmålet ”Hvorfor skal jeg bry meg om dette?”.
6. Bruk kroppsspråket – på riktig måte
Det finnes mange konkrete tips for hvordan du kan dra nytte av kroppen for å forsterke et budskap. Et eksempel er å stille føttene parallelt i hoftebredde med tærne pekende fremover. Det bidrar til å gi et profesjonelt inntrykk, samtidig som det hjelper deg å få knekk i knærne, noe som igjen bidrar til en avslappende holdning.
– Samtidig gjelder det å tenke på å avstå fra å bruke kroppsspråk når det ikke fyller en funksjon. Alt vi gjør kommuniserer noe, så om du for eksempel står og fikler med en penn når du snakker, og det ikke henger sammen med det du sier, kan det føre til at du ikke når frem med budskapet.
7. Ignorer følelsen din
Noen ganger går det ikke som planlagt, og det kan begynne å føles som at presentasjonen kommer til å krasje. Ignorer følelsen, og fortsett som planlagt – unngå å improvisere og endre retning midt under presentasjonen.
– Fokuser på publikum, ikke på følelsen din. Hvis du begynner å unnskylde deg eller vise tegn på usikkerhet i din overbevisning om å nå ditt mål med presentasjonen, kommer det uten tvil til å smitte av på publikumet ditt. Antakelig er din egen negative følelse sterkere enn deres, og det finnes gode sjanser for å vinne tilbake publikum før presentasjonen er slutt.
