Alt peker mot at vi også i tiden fremover vil jobbe i hybridmiljøer med videomøter i sentrum. Med dette i tankene må de fleste bedrifter skape bedre forutsetninger for hjemmearbeid, samtidig som kontorlokalene tilpasses etter sosial distansering og utstyres for videokonferanse i alle tilgjengelige møtearealer.
Alt tyder på at den hybride arbeidsmetoden, der noen jobber hjemmefra og andre er på kontoret, har kommet for å bli. Og når flere og flere jobber hjemmefra, må arbeidsplassene holde like høy standard som på det vanlige kontoret. Selv når stadig flere vender tilbake til kontorene, vil mange kunne redusere tiden det tar å pendle og jobbe mer uforstyrret og fokusert enkelte dager.
Med stor sannsynlighet vil sosial distansering også spille en viktig rolle på kontoret i tiden fremover, noe som betyr at vi må ha langt flere rom som er klargjort for videomøter enn tidligere, også med muligheter til å sitte mer spredt.
Konftel, som har hjulpet bedrifter med videokonferanser i mer enn 30 år, har fem tips om hvordan du skaper et hybridmiljø der alle kan jobbe og kommunisere smidig og effektivt uansett hvor de befinner seg fysisk.
Trinn 1: Sørg for at alle er inkludert i hybridteamene
Morgendagens arbeidsliv blir mer geografisk spredt og virtuelt. Noen ting det kan være lurt å tenke på når arbeidsstyrken blir mer geografisk spredt:
- Det kreves smarte samarbeidsverktøy slik at alle vet hvem som er på jobb, hvor de befinner seg og om de er tilgjengelige.
- Vi må skape fleksible kontorarealer som kan huse medarbeiderne når de er på kontoret, men som ved behov også kan brukes til video- og fjernmøter.
- Regn med at alle fremtidige møter også vil inkludere fjerndeltakelse. Derfor er det behov for en enkel videokonferanseløsning i alle møterom som fungerer med alle de populære videomøtetjenestene.
Trinn 2: Gjør videomøtene enklere – både på kontoret og hjemme
Videomøter er i dag en helt naturlig del av arbeidsdagen, både på kontoret og hjemme. Men det er fortsatt mange som opplever frustrasjon over at teknologien ikke alltid fungerer, eller at kontor og hjemmekontor ikke er tilpasset et stadig økende antall møter:
- Brukes én eller flere eksterne skjermer? Dette er viktig for plasseringen av konferansekameraet.
- Unngå støy og forstyrrelser rundt videokonferanser og andre fjernmøter ved å velge en velprøvd teknologi som alle kan håndtere.
- Velg om mulig konferanseprodukter fra samme leverandør både for hjemmekontor og på bedriftens kontor, slik at det blir enklere for medarbeidere og IT-support.
- Sørg for at det finnes tilstrekkelig med rom for atskilte videomøter på kontoret, slik at flere kan gjennomføre møter samtidig.
Trinn 3: Øk kompetansenivået rundt møteteknologi
Noe som har blitt åpenbart når fjernmøtene har økt i antall, er at mange medarbeidere ikke er vant til å håndtere formatet og at mye tid går tapt på teknologiproblemer, uerfarne møteledere og deltakere. Her er det et stort forbedringspotensial:
- Legg til møteteknologi i presentasjonen for alle nyansatte, slik at alle medarbeiderne vet hvordan fjernmøtene skal gjennomføres.
- Videomøter kan ofte være det første møtet med nye kunder og partnere, og derfor er det viktig å forberede møtet skikkelig og teste teknologien på forhånd.
- Start større og viktigere møter med å gå raskt gjennom møteregler – hvordan vi ber om ordet, skal alle ha video og mikrofon på, må vi avbryte med spørsmål eller tar vi det til slutt osv.
Konftel C50800 Hybrid er premiumpakken for video i veldig store konferanserom, som leverer enestående lyd- og videokvalitet. Her inngår PTZ-kameraet Konftel Cam50, konferansetelefonen Konftel 800 og Konftel OCC Hub, som gjør at man bare trenger én USB-kabel for å koble til kameraet, lydenheten og rommets skjerm til møteappen på den bærbare PCen.
Trinn 4: Sett lyden i sentrum
Headset kan fungere fint når vi kobler til et fjernmøte, som et alternativ til en personlig høyttalertelefon. Når vi sitter i gruppe, må vi alltid sørge for at mikrofon og høyttalere er tilpasset situasjonen og hvor mange som er med. Er lyden dårlig, blir møtet heller ikke bra og derfor er det viktig å sette lyden i sentrum:
- Kontroller lydopptaket på samtlige møteflater, slik at vi kan føre vanlige samtaler i konferanserommet selv om vi sitter litt spredt.
- Velg høyttalertelefoner som lar møtedeltakerne bevege seg rundt i rommet og f.eks., vise noe på et whiteboard.
- Husk at også hjemmekontorene må ha gode lydmuligheter og godt arbeidsmiljø, noe som kan innebære å komplettere headsettet med en god høyttalertelefon for mer komfortable og lengre møter.
Konftel C2055Wx er en praktisk møteromspakke for middels store møterom. Her får 4K-konferansekameraet Konftel Cam20 selskap av den utvidbare høyttalertelefonen Konftel 55Wx og Konftel OCC Hub som kobler sammen alt.
Trinn 5: Oppgrader bildekvaliteten
Vi vet alle at video tilfører fjernmøtet en ekstra dimensjon. Skal vi bygge relasjoner er det i dag en selvfølge at vi skal kunne se alle som deltar på selve møtet:
- Selv i de mindre møterommene kan det ofte være verdt å investere i videoutstyr, slik at møtene kan gjennomføres med god bilde- og lydkvalitet.
- Velg et videokamera som er tilpasset størrelsen på rommet, antall møtedeltakere og formålet med møtet. Det handler om å velge kamera med riktig vidvinkel, slik at alle er synlige, men også med mulighet til å zoome og panorere, slik at kameraet ikke begrenser møtets dynamikk og kreativitet.
- Et naturlig og skarpt bilde styrker inntrykket av profesjonalitet, og kan gi møtet et mer personlig uttrykk.
Konftel C20Ego passer perfekt til video i små møterom og inkluderer 4K-konferansekameraet Konftel Cam20, høyttalertelefonen Konftel Ego og Konftel OCC Hub.
