Gjør innkjøpene enklere med EDI

I dag finnes det egentlig ingen grunn til å håndtere fakturaer og ordreinformasjon i papirformat eller via e-post. La innkjøpssystemet kommunisere direkte med Dustins system slik at dere får enklere og billigere ordre- og fakturahåndtering – og bedre kontroll.

En bra måte å effektivisere på er å gjøre prosessene for innkjøp, ordrer og fakturering elektroniske og automatiserte. Gjennom EDI (Electronic Data Interchange) kan prosessen fra en kunde foretar en bestilling av en vare eller tjeneste til varen faktureres og betales håndteres uten papirdokumenter eller manuell håndtering. I stedet sendes elektroniske standardiserte meldinger mellom bedriftens forretningssystem i et forhåndsdefinert format, som f.eks. cXML.

Gjennom elektronisk håndtering av forretningsvirksomheten oppnås administrative besparelser i flere ledd – ved selve innkjøpet, attestering, økonomiavdelingens håndtering og fakturering. Det gir også bedre kontroll over innkjøp. Når alle innkjøp går gjennom samme system, er det lettere å sikre at man bare kjøper fra avtaleleverandører og å følge opp hvilke innkjøp som gjøres. Dermed sørger man for å få bedre priser på de varene man kjøper inn.

E-fakturaer, e-ordrer og produktsortiment

Som kunde hos Dustin kan man velge å ta imot e-fakturaer, å foreta e-ordrer og å integrere Dustins produktsortiment i innkjøpssystemet deres.

Gjennom e-fakturering slipper dere den tidkrevende og dermed kostbare manuelle håndteringen av papirfakturaer eller fakturaer sendt via e-post. Ledetidene blir kortere fordi fakturaen går direkte inn i finanssystemet og raskt kommer til riktig person. Samtidig blir kontroll og sporbarhet bedre. Dette innebærer naturligvis også en stor miljøgevinst når papirfakturaer ikke må skrives ut og sendes via post.

Med e-ordre reduserer du samtidig administrering og skaper bedre kontroll over innkjøp. Ordrer sendes elektronisk direkte fra kjøpssystemet til Dustins bestillingssystem. Ledetidene forkortes, og risikoen for feil i ordrer og fakturaer blir i stor grad eliminert. Dustins faktura sendes automatisk basert på informasjonen i dine elektroniske innkjøpsordrer. Vi tar ikke betalt for å sette opp vår del av deres elektroniske ordreflyt, men krysser bare av for funksjonen i systemet vårt. Dustin er svært god når det gjelder standarder.

For å få fullt utbytte av EDI kan dere velge å integrere Dustins sortiment med deres eget innkjøpssystem. Da blir det svært enkelt for brukerne å foreta rett bestillinger, i samsvar med leverandøravtale, samtidig som så stor del som mulig av prosessene skjer elektronisk og effektivt.

EDI-katalog eller punch-out

Det er to måter å integrere vårt produktsortiment på i innkjøpssystemet. Enten kan en elektronisk produktkatalog (en såkalt EDI-katalog) sendes til kjøpssystemet hver kveld. Generelt inneholder EDI-katalogen blant annet navn, artikkelnummer, produktbeskrivelse, kundespesifikke priser, UNSPSC-kode og lenke til produktbilde.

Den andre varianten er en såkalt punch-out-løsning der brukerne får tilgang til en kundetilpasset versjon av Dustins webbutikk direkte via en lenke i innkjøpssystemet. Der ser de sine avtalepriser og kan handle som vanlig.

Når brukeren er ferdig blir handlekurven med tilbake til deres eget system og innkjøpsordren kan opprettes, bokføres og attesteres i henhold til egne rutiner. Denne løsningen gjør det mulig å beholde alle fordelene med Dustins vanlige nettbutikk, for eksempel søkefunksjonalitet, prisoppdateringer i sanntid, produktbilder og spesifikasjoner. Det gjør det enklere for den som skal foreta bestillingen.

Vil du forenkle innkjøpsprosessen til bedriften med EDI? Send en e-post til vår EDI-ekspert på [email protected] så forteller vi mer!