Du vet at du trenger en skriver – men hvilken? Jo flere krav du har, desto lettere blir det å finne en skriver som passer dine behov. Selvfølgelig er dette lettere sagt enn gjort hvis du ikke vet hva de forskjellige funksjonene betyr eller hva som skiller de forskjellige teknologiene. Med denne guiden vil vi hjelpe deg til å finne den riktige skriveren for deg eller din virksomhet.
I guidens første del går vi gjennom spørsmålene du bør stille deg selv før du bestemmer deg. I den andre delen gir vi deg tips og råd basert på brukertypen. Til slutt går vi gjennom funksjonene og vilkårene du kan støte på når du sammenligner ulike modeller med hverandre.
Del 1
De grunnleggende spørsmålene
Behov?
Det snakkes ofte om det papirløse kontoret, men i mange tilfeller forventes virksomheten din å ha tilgang til en skriver. Om ikke annet, så for å skrive ut kontrakter, dokumentasjon og fakturaer. Slik dokumentbehandlingen ser ut i dag, kan mange bedrifter dra nytte av å investere i en skriver med flere funksjoner, høyere kapasitet og mulighet for å skanne og kopiere dokumenter.
Arbeidsgruppeskriver?
En av de første tingene du må ta stilling til, er om du trenger en arbeidsgruppeskriver. En arbeidsgruppeskriver er utviklet for å takle høyere belastninger enn vanlige skrivere og har ofte mer avanserte nettverksfunksjoner.
Bedre prosessorer og mer RAM gjør arbeidsgruppeskriveren raskere enn en skriver for hjemmebruk, og større mediekapasitet gjør at du ikke trenger å etterfylle papir så ofte. Eventuelle ulemper med arbeidsgruppeskrivere er at de er dyrere ved innkjøp og at de ofte er tunge og tar stor plass.
Budsjett?
En skriver kan koste fra noen hundrelapper til hundretusenvis av kroner. Det du betaler for når du kjøper en dyrere skriver, er hovedsakelig hastighet og kvalitet.
Fotografer eller andre som har svært høye krav, kjøper sjelden de aller billigste skriverne, og selskaper med mange ansatte kan trenge en rask skriver med høy kapasitet. Det er også viktig å ta hensyn til skriverens driftskostnader. Da det ikke er en enhetlig standard for å måle kostnader per utskrevet side, får man ta de opplysningene som produsentene oppgir med en klype salt. Men for å gi et rettledning fungerer de helt utmerket. Faktorer som påvirker utskriftskostnaden, er hvor mange bilder som skrives ut og hvor mye farge som brukes.
Det er viktig å huske på at i forbindelse med et nytt kjøp, bør du alltid se på utskriftsmiljøet som helhet for å få det så enhetlig og kostnadseffektivt som mulig. Ting som kan legges til den totale kostnaden er for eksempel ekstra garantier og eventuelle serviceavtaler.
Tips: Velg skrivere av samme merke
Hvis bedriften trenger flere skrivere, vil det gjøre det enklere hvis alle er av samme merke og aller helst av samme modell, slik at de kan bruke samme forbruksvarer. For å finne riktig blekk eller toner til skriveren, kan du bruke Dustins blekk- og tonerguide.
Papirstørrelse?
I dag er A4-skrivere mest vanlig, men mange bedrifter ønsker også å kunne skrive ut i det større A3-formatet. Hvis du trenger å kunne skrive ut større noen ganger, for eksempel for å skrive ut markedsmateriell eller store tegninger, kan A3-skriveren være det beste valget fordi samme skriver også kan brukes til A4-ark.
Et annet alternativ er storformatskriveren. Disse har tidligere vært veldig dyre, men i takt med at prisene har falt har flere fått øynene opp for dem. Storformatskriveren fungerer på samme måte som en tradisjonell skriver, men skriver vanligvis på papirrull i stedet for separate papirark. Papirets bredde måles vanligvis i tommer.
Storformatskriverne er spesielt interessante for grafiske designere eller arkitekter som trenger å skrive ut tegninger, men de siste årene har de gått fra å være veldig spesialiserte til å bli mer allsidig orientert. Storformatskriveren kan være en god investering for alle som ønsker å kunne skrive ut skilt og salgsmateriell.
Multifunksjon eller enkeltfunksjon?
Skal du bare skrive ut på papir eller vil du også kunne skanne, fakse og kopiere dokumenter? Skrivere som kan gjøre mer enn en ting, kalles multifunksjonsskrivere (MFP). Å velge en multifunksjonsskriver i stedet for en enkeltfunksjonsskriver og en separat skanner, kan være en god måte å spare både kontorlokaler og penger.
En annen variant er den mobile skriveren. Mobile skrivere er som regel små nok til å gå ned i vesken, har innebygd batteri og tilkobles ved hjelp av bluetooth – perfekt hvis du trenger å skrive ut en kontrakt hos kunden.
Farge eller svart-hvitt?
Trenger du å kunne skrive ut i farger eller er det nok med svart-hvitt? Et generelt tips er å tenke på hvordan behovet ser ut i fremtiden og om arbeidsplassen kan bli utvidet. Hvis du kjøper en svart-hvitt-skriver uten kopieringsmuligheter, vil du ikke kunne legge til dette etterpå.
Sikkerhet?
Sikkerhetsaspektet er noe som mange glemmer når de velger skriver. En av de mest grunnleggende sikkerhetsfunksjonene er ”Pull Printing” som bygger på at du på en eller annen måte trenger å identifisere deg for å hente ut en utskrift, for eksempel via PIN-kode, ID-brikke eller fingeravtrykk.
Organisasjoner med høyere sikkerhetskrav kan se nærmere på HPs forretningsmodeller. Disse kan i noen tilfeller ha innebygde funksjoner for å beskytte seg mot angrep og hindre at skadelig programvare kjøres.
Utskriftsteknologi?
Blekk eller laser? Spørsmålet er blitt stilt i flere tiår, og det er fortsatt ikke noe entydig svar. Tidligere ble blekkskriveren knyttet til hjemmebruk mens laserskriveren var en selvfølgelig del av kontormiljøet – men i takt med at begge teknologiene er foredlet, er valget ikke lenger like lett.
Laserskrivere
Generelt kan man si at laser er et godt alternativ hvis du skriver ut store mengder, oftest skriver ut tekstdokumenter og har behov for høy hastighet. Laserskriveren bruker tonerkassetter som er fylt med pulver som brennes fast på papiret under utskrift. Store tonere med kapasitet på opptil 10 000 sider har tidligere vært noe som har talt for laserskrivere, men i den senere tid har det dukket opp blekkskrivere med lignende kapasitet. Når du leser om laserskrivere vil du sikkert støte på begrepet LED-skriver. LED-skriveren er en videreutvikling av laserskriveren som bruker lysdioder i stedet for laser. Teoretisk sett gjør LED-teknologien det mulig med mer kompakte skrivere, men i praksis er det ikke mye som taler for det ene eller det andre.
Blekkskrivere
Hvis du prioriterer å kunne skrive ut med høy bildekvalitet og i farger, kan blekkskriveren være riktig valg. En vanlig oppfatning er at blekkskrivere er dyrere i drift enn laser og at det tar tid for blekket å tørke, men det er ikke lenger like selvsagt. Blant skrivere for hjemmebruk er det for eksempel varianter som bruker påfyllbare blekkbeholdere, og for kontorbruk har HP sin skriverserie PageWide.
Fotoskrivere
Hvis du primært skriver ut bilder og har høye krav til utskriftskvaliteten, finnes det skrivere som er spesialiserte på fotografier. Disse kan for eksempel utmerke seg ved å ha støtte for tykkere spesialpapir, skrive ut med blekk i flere farger og ha lavere minste dråpestørrelse (måles i PL). Mindre dråpestørrelse betyr at skriveren kan gjengi detaljer med større nøyaktighet.
Matriseskrivere
Matriseskriveren er kjent for å være pålitelig og rimelig i drift, og passer derfor godt i resepsjoner eller kontormiljøer der man hele tiden trenger å skrive ut fakturaer og pakksedler i svært store mengder.
Tips: Tenk på den totale kostnaden
Når du regner på den totale kostnaden, skal du ikke stirre deg blind på hva skriveren koster. Andre interessante ting å se på er kostnader per utskrevet side og eventuelle vedlikeholdskostnader. Ofte kan det være verdt å legge til noen tusenlapper for å få en skriver som er rimeligere i lengden.
Utskriftshastighet?
Hvor rask skriver du trenger, avhenger av hvor mye som kommer til å skrives ut og kanskje fremfor alt hvor mange som kommer til å bruke skriveren. Hvor raskt skriveren kommer i gang og hvor raskt den skriver, avhenger blant annet av hvilken teknologi den bruker, hvor mye RAM den har og hvor rask prosessoren er. En langsom skriver kan skrive ut rundt 20 sider per minutt, mens de aller raskeste kan skrive ut det tredoble på samme tid. Skrivehastigheten måles oftest i PPM (sider per minutt). Et annet mål som kan være interessant, er den tiden det tar for skriveren å produsere den første utskriften.
Utskriftskvalitet?
Et av de viktigste målene når det kommer til skriverens utskriftskvalitet er oppløsning. Det vil si hvor mange punkter det utskrevne bildet består av og hvor tett punktene er plassert. Målet som brukes er DPI (punkter per tomme) og angis både horisontalt og vertikalt. En skriver med utskriftsoppløsningen 600 x 600 DPI skriver altså ut 600 x 600 punkter i en kvadrat der hver side er en tomme. Høy DPI er fremfor alt viktig hvis du skriver ut store bilder. Vanlige oppløsninger er 600 DPI og 1200 DPI.
For profesjonelle brukere kan det også være viktig å ta hensyn til skriverens fargerom. Andre mål som påvirker skriverens utskriftskvalitet er fargedybde og gråskaladybde som begge angis i biter.
Del 2
Typer av brukere
Når du velger skriver til din organisasjon, er det viktig å ta hensyn til hvor mange som kommer til å bruke skriveren. Det er vanskelig å gi konkrete råd fordi alle bedrifter har sine individuelle behov, men i denne delen prøver vi å gi litt mer generelle tips som forhåpentligvis kan lede deg i riktig retning.
Hjemmekontoret
For hjemmekontoret eller det lille selskapet er det ikke nødvendig med en avansert arbeidsgruppeskriver. Av plassbesparende grunner kan det være verdt å satse på en multifunksjonsskriver som kan skanne, kopiere og skrive ut. Hastighet og mediekapasitet er normalt mindre viktig. Det du bør vurdere er om du skal ha en blekkskriver eller en laserskriver. Hvis du primært kommer til å skrive ut tekstdokumenter kan laser være det beste valget, men hvis du kommer til å skrive ut mange bilder i farge, er det grunn til å se på blekkskrivere.
Den lille arbeidsgruppen (opptil 10 brukere)
I arbeidsgrupper der flere personer kommer til å bruke skriveren, vil det være interessant å se på mer profesjonelle skrivere for kontorbruk. For denne typen brukere pleier utskriftshastigheten ikke å være noe problem fordi det sjelden blir kø til skriveren. Det kan imidlertid være bra å satse på en skriver med høy kapasitet. Av praktiske grunner kan det være en god idé å velge en multifunksjonsskriver som kan kopiere, fakse og skanne.
Den mellomstore arbeidsgruppen (10-20 brukere)
For den mellomstore arbeidsgruppen kan det være lurt å velge en skriver som kan skrive ut minst 30-40 sider per minutt for å unngå kødannelse i skriverrommet. Du må også ta hensyn til hvor mange utskrifter som blir foretatt hver måned, og velge en skriver som passer til behovet. Mange produsenter kaller dette ”driftssyklus per måned” eller lignende. I denne kategorien er laserskrivere vanligere enn blekkskrivere.
Den store arbeidsgruppen (Flere enn 20 brukere)
Jo flere brukere, desto raskere skriver trenger du. En passende utskriftshastighet for den store arbeidsgruppen kan være 50-60 sider per minutt. For bedrifter i denne størrelsesklassen kan det også være aktuelt å vurdere skriverens sikkerhetsfunksjoner, for eksempel muligheten til å kreve pinkode eller ID-brikke for å skrive ut. For noen bedrifter kan det også være behov for mobile skrivere som kan brukes på forretningsreiser og lignende.
For større organisasjoner kan det også være interessant med ulike typer etterbehandling. Eksempler på hva man kan gjøre i etterbehandling er hulling, stifting, brosjyrestifting, liminnbinding, stansing og bretting. En del skrivere har funksjoner for etterbehandling, mens andre kan utvides med spesielle etterbehandlingsenheter.
Tips: Sørg for at det er en person som har ansvar for skrivermiljøet
Uansett hvilken skriver du velger, bør du sørge for at det er en person som har ansvar for skrivermiljøet, og holde deg til en og samme produsent for å kunne optimalisere dine tilbehørsinnkjøp.
Del 3
Spesifikasjoner og funksjoner
I denne delen går vi gjennom ulike funksjoner og vanlig forekommende uttrykk for at du lettere skal kunne avgjøre hvilken skriver som passer for din virksomhet.
Duplex
Duplex er en funksjon som betyr at skriveren kan skrive ut på begge sider av et ark. Man skiller mellom automatisk duplex og manuell duplex, hvor sistnevnte betyr at du må snu papiret og mate det inn i skriveren en gang til.
DPI
DPI er en forkortelse for ”dots per inch” og er et mål for skriverens oppløsning. Jo høyere tall, desto flere detaljer kan skriveren gjengi. Skriverens DPI er spesielt viktig hvis du skriver ut store bilder.
OCR
OCR er en forkortelse for ”optical character recognition” og er en teknologi for å skanne skrevne dokumenter til digitalt redigerbare og fullt søkbare dokumenter. Dette gjøres vanligvis via programvare som installeres på datamaskinen, men det finnes også skrivere med OCR-funksjon innebygd i maskinvaren.
E-post-utskrift
Noen skrivere kan automatisk skrive ut dokumenter som du sender til den via e-post.
Driftssyklus per måned
Driftssyklus per måned er et mål som angir anbefalt bruk per måned, for ikke å forårsake unødig eller farlig slitasje. En laserskriver beregnet for kontormiljøer kan takle hundretusenvis av utskrifter, mens det tilsvarende tallet for blekkskrivere er noen tusen.
Skanner
Når multifunksjonsskrivere har innebygd skanner, snakker man nesten alltid om en planskanner. Størrelse og oppløsning varierer mellom de ulike modellene.
Mobile utskrifter
Mange tilkoblede skrivere lar deg skrive ut direkte fra din mobiltelefon via skyen. Eksempel på apper og skytjenester som muliggjøre dette, er HP ePrint, Apple AirPrint, Mopria Print Service og Google Cloud Print.
Faks
Mange multifunksjonsskrivere har innebygd funksjon for å sende og motta faks. Spesifikasjoner å ta hensyn til i denne sammenhengen, er hvor mange sider faksen kan inneholde og hva som er hastigheten på faksens modem.
Tilkoblinger
Mange skrivere lar deg skrive ut fra flere ulike kilder. Her lister vi opp noen av de vanligste tilkoblingsmulighetene.
USB – Betyr at du kan koble skriveren direkte til en datamaskin ved hjelp av en USB-kabel.
Wi-Fi – Gjør at du kan koble skriveren trådløst til ditt Wi-Fi nettverk.
Wi-Fi Direct – Lar deg skrive ut ved hjelp av Wi-Fi selv om du ikke har tilgang til et trådløst nettverk.
Minnekortleser – Betyr at du kan skrive ut direkte fra en USB-stick eller et minnekort.
NFC – Lar deg skrive ut fra en kompatibel mobiltelefon ved å holde den mot skriveren.
Bluetooth – Kan brukes til å skrive ut fra en bluetooth-kompatibel enhet.
Lan/Ethernet – Betyr at skriveren har inngang for nettverkskabel.