Hvordan du lykkes med innføringen av samarbeidsverktøy

Når verden går mot å bli Virtual First, kreves nye verktøy som muliggjør den digitale arbeidsplassen. Avgjørende ved valg av samarbeidsverktøy er verktøyets evne til å koordinere kolleger og håndtere informasjon på en smidig måte.

Når verden går mot en ny norm med arbeidsplasser som blir Virtual First, er det svært viktig å finne arbeidsmåter og verktøy som kan støtte og kanskje også øke den interne tilfredsheten, produktiviteten og i siste instans det økonomiske resultatet. Å etablere verktøy der virtuelle møter erstatter de fysiske er selvsagt umulig, men verktøyets evne til å forenkle og integrere informasjonshåndtering kan bli avgjørende for om man velger å innføre et moderne samarbeidsverktøy eller ikke. Innføringen av et moderne samarbeidsverktøy er ikke bare en teknisk beslutning, men fremfor alt en beslutning som bygger på vår evne til å utnytte verktøyets kapasitet.

Denne artikkelen er en del av den lengre rapporten Resilient IT.

Den interne tilfredsheten – en verdimåler

Ut fra Radars data dannes det et bilde av at misfornøyde virksomheter har forsøkt å ta i bruk nye verktøy og arbeidsmåter, men ikke hatt tilstrekkelige ressurser til å skape ønsket effekt. Som bruker forstår man heller ikke hvorfor nye verktøy implementeres, noe som har sammenheng med manglende virksomhetsforståelse hos IT. Det gis heller ikke tilstrekkelig support og opplæring i å bruke de nye verktøyene. 1 Det vil si at man har hatt de digitale verktøyene for et bedre samarbeid både innenfor og utenfor egen organisasjon, men manglet ressurser eller opplæring for å kunne ta dem til seg.

Les mer om Learning Hub vår nye opplæringsplattform som hjelper deg med å utvikles i Microsoft 365.

Manglende stabilitet og forståelse for bruk

Den vanligste kritikken fra misfornøyde virksomheter tyder på at det har vært fokusert for mye på ny funksjonalitet og innovasjon fremfor å ta hånd om fundamentet, eller rett og slett å forstå hvordan verktøyet skal brukes. Som bruker forstår man heller ikke hvorfor nye verktøy implementeres, noe som har sammenheng med manglende virksomhetsforståelse hos IT. Det gis heller ikke tilstrekkelig support og opplæring i å bruke de nye verktøyene.

Stabil grunnleveranse gir høy tilfredshet

Virksomheter med høy intern IT-tilfredshet har i større grad håndtert fundamentet i sin IT-leveranse. Et eksempel på dette er at de i større grad har lagt grunnlaget gjennom en moderne plattform for effektiv håndtering av en IT-arbeidsplass og dermed også en forutsetning for innføring av samarbeidsverktøy.

Manglende kunnskap er vår største fiende

I likhet med spørsmålet om cybersikkerhet kan en av de største utfordringene med integrasjon av ny samarbeidsplattform kokes ned til vår egen manglende kunnskap om denne. For å unngå flaskehalser og for at plattformen skal ha en vellykket integrering må vi og medarbeiderne våre ha kunnskap om hvordan den fungerer.

Økte krav

I og med at IT har fått en stadig større betydning forventes det også at de fremtidige kostnadene øker, ikke minst nå som kontorene har flyttet hjem og det stilles høyere krav til at samarbeidsplattformer skal kunne fungere problemfritt, på samme måte som det stilles høyere krav til sikkerhet når angrepsflatene for cyberinntrengning blir stadig flere.

Skap dine egne grunnforutsetninger for en samarbeidsplattform

Det er en kjent sak at IT-organisasjonen må takle sitt ”driftsoppdrag” før den kan bygge videre på sin IT. Følgende grunnforutsetninger må være avklart før en innføring av samarbeidsverktøy kan skje:

1. Stabil datakommunikasjon (nettverk, Wi-Fi m.m.).
2. IT-arbeidsplassen må være stabil, pålitelig og oppleves som moderne.
3. Informasjonsplattformer ("dokumenter") må oppleves som raske og tilgjengelige.

Hvis ovennevnte ikke er løst, vil innføringen preges av en generell misnøye. Opplevelsen blir da at verktøyene ikke fungerer i hverdagen, slik at vi opplever digitalt stress, noe som igjen vil belaste servicedesken vår. I forlengelsen belastes også andre deler av IT-organisasjonen. Videre må innføringen av samarbeidsverktøy omfatte:

1. Formål og mål som formidles med uttalte tenkte gevinster i form av effektivitet for både organisasjonen og enkeltpersonen.
2. Gjennomføring av behovstilpasset opplæring, ikke generell.
3. En gjennomtenkt struktur for å redusere misforståelser og dermed unngå at det bygges opp parallelle "informasjonssystemer ".