Vi fokuserer altfor mye på hva vi skal gjøre, og tenker for lite på når vi gjør det, ifølge den amerikanske forfatteren Daniel Pink, som selv er nøye med hva han planlegger inn på ettermiddagene.
Vi har vel alle kjent hvordan oppmerksomheten og energinivået varierer i løpet av en dag – men det er nok ikke så mange som har bestemt seg for å planlegge sine arbeidsoppgaver eller møter ut ifra dette, noe som Daniel Pink1 absolutt synes at man bør gjøre.
Han slo for alvor igjennom med sin TED-forelesning om motivasjon2 2009. Hittil har den blitt vist 22,5 millioner (!) ganger, et tall som stadig stiger. Daniel Pink har også skrevet noen bestselgende bøker, hvorav den siste heter ”When: The Scientific Secrets of Perfect Timing”.
Tre tidsblokker i løpet av dagen
Ifølge Daniel Pink kan man dele den våkne tiden i løpet av en dag inn i tre relativt tydelige blokker: en topp, en dal og så en innhenting før det er på tide å sove igjen. Han mener at de fleste av oss er morgenmennesker, det vil si at vi har vår topp tidlig på morgenen.
Det er i denne perioden vi kan være maksimalt fokuserte og oppmerksomme, og bør derfor sørge for å utføre ulike typer analytisk arbeid og strategisk planlegging da.
Dessuten viser undersøkelser at vi er mer positive tidlig på dagen. Humøret synker sakte, for å nå bunnen omkring sju timer etter oppvåkningen – noe som også sammenfaller med den perioden vi oftest gjør feil på jobben. Så når Daniel Pink selv skulle inn til en operasjon, var han nøye med å unngå et tidspunkt tidlig på ettermiddagen, altså når kirurgen kunne tenkes å befinne seg i denne nedturen ...
Møte med sjefen om morgenen
Dette innebærer i praksis at det er sløseri med kvalitetstid å utføre rutinemessige og administrative arbeidsoppgaver som å håndtere e-post, tidlig på dagen. Sånt kan man i prinsipp like gjerne gjøre når man er litt trøtt eller i dårligere humør.
Nei, de konstruktive timene kan brukes bedre, for eksempel til møtene som krever at vi er mest alerte og konsentrerte. Et møte med sjefen bør du altså få til i løpet av de første arbeidstimene. Det samme gjelder en informativ gjennomgang av detaljene i et prosjekt.
Handler det derimot om å samle prosjektgruppen for å se på ulike veier framover og alternative løsninger, kan det være et idé å sikte seg inn på den sene ettermiddagstiden når vi er på vei ut av vår ”dal”. Visst kan den analytiske evnen ha minsket hos deltakerne, men en interessant følge er at hjernen ser ut til å ”slappe av”, slik at det kan dukke opp mer uventede og kreative tanker.
Det er altså perfekte forutsetninger for problemløsning som bygger på inspirasjon, snarere enn konsentrasjon.
Korte pauser redder ettermiddagen
Daniel Pink konstaterer samtidig at det ikke alltid går an å tilpasse sine oppgaver etter dagens ulike blokker. Visse konsentrasjonskrevende oppgaver kan havne på ettermiddagstimene, og da gjelder det å gjøre det beste ut av situasjonen.
Som å ta regelmessige pauser: Han jobber sjelden mer enn 25 minutter av gangen før det er tid for en pause.
En pause på fem minutter – eller gjerne ti – gjør de aktive tidene betraktelig mer produktive. Eller som Daniel Pink sier i et intervju: ”Min oppfatning har lenge vært at pauser er for amatører; det er ingenting for proffer. Men det er faktisk omvendt. Proffer tar pauser. Amatører gjør det ikke. God ytelse henger sammen med evnen til å ta pauser”.3
Kilder:
1. Daniel H Pink, www.danpink.com
2. Ted Talk, Daniel Pink, The puzzle of motivation, 2009
3. NRP, Daniel Pink's 'When' Shows the Importance Of Timing Throughout Life