Når du skal outsource IT-driften finnes det ikke rom for feil – men mye kan gå galt. Det gjelder å planlegge langsiktig, fokusere på det som er viktig og ikke overse viktige detaljer.
Outsourcing handler ikke lenger bare om å kutte kostnader. Det er et strategisk partnerskap som med rett partner og strategi kan:
- Øke ditt kvalitets- og kompetansenivå
- Utvikle kjernevirksomheten og øke konkurransekraften
Men hvis du ikke er forsiktig, er det fare for at du får oppleve motsatt effekt. Den beste forutsetningen for en vellykket outsourcing av IT-driften er en partner du kan stole på. Velg en leverandør med dokumentert erfaring som du kommer godt overens med. Kommunikasjon er svært viktig mellom samarbeidspartnere, så sørg for at det er en god personlig kjemi og enighet om verdier – gode relasjoner forenkler både utviklingen og feilsøkingen. Under evises 5 trinn for å lykkes med outsourcing av IT-driften.
1. Bestem hva som skal outsources og gjør et grundig forarbeid
Det første trinnet i et outsourcingprosjekt er å bestemme hvilket arbeid som skal outsources. Det er et første skritt som er kritisk for prosjektets suksess.
Og en nøkkel for å lykkes med å velge hva som skal outsources, ifølge Jeanne W. Ross, forsker ved CISR (forskningssenter ved MIT), er å gi leverandøren arbeid som er smalt definert, repeterbart og som ikke er en del av kjernevirksomheten. Hun kaller denne typen modell for transaksjon. Outsourcingprosjekt under denne modellen anses som vellykket fra både leverandørens og kundens side, i 90% av tilfellene..
Hvis du trenger å outsource arbeid som ikke hører til under transaksjonsmodellen (f.eks. prosesser som leverandøren har et ekstra stort ansvar for og kan ta selvstendige beslutninger om), er det svært viktig at du utfører et grundig forarbeid (målbilde, kravspesifikasjon, avtale, sjekkliste, etc.) og at du legger større vekt på hvor bra du kan kommunisere med din tiltenkte leverandør.
2. Ikke stirr deg blind på prisen
IT-avdelingen har lenge vært konservativ. Å kutte kostnader har vært en del av IT-avdelingens natur på grunn av at den er ansett som et nødvendig onde. Men slik er det ikke lenger! I dag er det IT som driver innovasjon og gjør bedrifter konkurransedyktige, derfor er det viktig at vi ikke reduserer outsourcingen til et kostnadsspørsmål. Se i stedet på de fullstendige forretningsmessige fordelene og gjør outsourcingpartneren til en del av virksomheten – det vil lønne seg.
Vær også oppmerksom på at outsourcing til andre land (offshore) kan medføre økt sikkerhetsrisiko. Offshoring kan også, avhengig av land, føre til komplikasjoner når det kommer til GDPR.
3. Planlegg langsiktig etter eksisterende IT-miljø
I dag er IT-avdelingen nærmere kjernevirksomheten enn noen gang tidligere, og bidrar mye til å drive selskapet fremover. Derfor er det viktig at du har et klart bilde av hva IT-avdelingen vil fokusere på i 3–5 år (eller enda lenger) og hvordan prosessene du har tenkt å outsource, passer inn i det arbeidet. Slik unngår du komplikasjoner i fremtiden.
4. Ikke legg alle eggene i samme kurv
Enten du er ute etter å outsource hele eller deler av IT-driften, er det en god ide å ikke outsource alt på en gang. Start med å outsource én applikasjon. Dette reduserer risikoen og skaper erfaringer.
Se vår sjekkliste for outsourcing av applikasjonsdrift
5. Ha en exit-plan!
Langt fra alle ekteskap varer til døden skiller dem, så sørg for at både du og din samarbeidspartner vet hva som gjelder ved en eventuell skilsmisse.
Det er en vanlig feil (fordi man vanligvis ikke tenker på slutten i begynnelsen) og ofte blir det ignorert, men sørg for at du inkluderer avtalte prosesser for en avslutning. Det er like viktig som å ha en katastrofeberedskap – å ikke ha en exit-plan kan bli dyrt og tidkrevende.
Tekst: Marcus Samuelsson
Bilde: iStock
