Office 365 kan føre til kostnadsbesparelser og økt effektivitet i bedriften din. En investeringskalkyle kan hjelpe deg med å se nøyaktig hvilke besparelser som kan gjøres.
Når du skal gjøre en investeringskalkyle som skal utgjøre grunnlaget for en beslutning før en investering i Office 365 trenger du å inkludere en rekke nøkkelfaktorer.
Disse faktorene berører blant annet personalutgifter, omfatting av vedlikehold og oppgradering, strømforbruk, program- og maskinvare og personalutgifter.
Kalkylen kan vise at bedriften din kan redusere kostnadene med Office 365 sammenlignet med lokalt installerte løsninger. I hvilken utstrekning avhenger imidlertid av bedriftens unike forutsetninger og mål. Resultatet av kalkylen kan også indikere at potensialet for å redusere kostnadene er for liten for å motivere en overgang til en nettskybasert Office 365-løsning.
I mange tilfeller kan Office 365 innebære at kostnadene for lokalt installert programvare reduseres. Ofte blir også effekten større og lisenshåndteringen enklere. Dessuten reduseres behovet for eget IT-utstyr, noe som innebærer mindre vedlikehold og lavere maskinvarekostnader. Når mindre maskinvare kreves, synker også strømutgiftene.
Redusert behov for support og administrasjon medfører også lavere personalutgifter for bedriften siden antallet IT-administratorer ofte kan reduseres.
For å eksemplifisere dette:
- en fiktiv bedrift, Bygg AB samt standard regneark tilgjengelig på Verksamt.se.
- Bedriften har en eget serverpark,
- ca. 300 brukere samt
- 5 ansatte IT-teknikere.
- Den gjennomsnittlige bruttolønnen for IT-teknikerne går opptil 24 000 kroner før skatt.
- Lønnskostnadene for arbeidsgiveren per IT-tekniker går dermed opp til 400 853 kroner inkluder arbeidsgiveravgifter, feriepenger og forsikring ifølge standard regneark for lønnskostnader. Beløpet avrundes til 400 000 kroner.
- Gjennom et redusert behov for support og vedlikehold beregnes bedriften å kunne spare inn minst en halv tjeneste for en IT-tekniker, tilsvarende for arbeidsgiveren en besparelse på ca. 200 000 kroner i grunnleggende lønnsutgifter.
For å utrede de økonomiske konsekvensene av en overgang til Office 365 bør du gjennomføre investeringskalkylen steg for steg, samt inkludere alle relevante faktorer. Det er viktig å utføre forberedelsesarbeidet nøye og å forsikre seg om at all inputdata er korrekt og relevant.
