Å gå bort fra tradisjonelle programvareløsninger til Office 365 kan påvirke IT-driften og frigjøre tid for IT-avdelingen.
Når du flytter funksjoner fra en eller flere tradisjonelle lokalt installerte programvarer til Office 365, påvirkes ikke bare kostnadene for bedriften din, men også IT-driften og kravene på IT-avdelingen forandres.
Ofte kan tiden som legges på vedlikehold, oppgraderinger og administrasjon rundt lisenshåndtering reduseres med Office 365. Dermed kan bedriften ofte spare utgifter sammenlignet med lokalt installerte løsninger siden IT-avdelingen får bedre tid og kan fokusere i større grad på proaktivt og verdibyggende arbeid.
Investeringen i Office 365 kan også bety et redusert behov for IT-utstyr, og fremfor alt servere. Antallet klienter som trengs for at brukerne skal kunne bruke tjenestene er imidlertid det samme.
Et annet eksempel på tidsbesparinger som kan gjøres med Office 365 er at medarbeidere utenfor IT-avdeling kan legge til og håndtere brukerkontoen via et nettbasert grensesnitt. Det innebærer at IT-avdelingen kan frigjøre ytterligere tid til andre oppgaver.
For å kunne gjøre en korrekt bedømming og regne ut hvilke eventuelle besparelser Office 365 kan medføre, trenger du å kartlegge IT-avdelingens nåværende arbeide, hvor stor tid som legges på reaktive respektive proaktive arbeidsoppgaver, samt hvilke deler som kan effektiviseres. Noen kontrollspørsmål som kan være til hjelp i analysen:
.
Hvordan ser IT-avdelingens arbeide ut i dag?
- Hvor stor del av arbeidstiden legges på supporthåndtering respektive strategisk arbeid? Arbeidstiden børe regnes om i kroner.
- Hvor stor del av supporthåndteringen hos IT-avdelingen kan reduseres eller elimineres som følge av Office 365?
- Hvor mange medarbeidere trenger tilgang til motsvarende arbeidsverktøy og programmer utenfor kontoret?
Denne informasjonen bør deretter brukes i den investeringskalkyles som ligger som grunnlag for bedriftens avgjørelse om hvorvidt Office 365 er riktig løsning for organisasjonen.
