Mer effektivt samarbeid, raskere beslutninger og mindre e-postmengder. Det er noen av fordelene med digitale samarbeidsverktøy. «Samarbeidsverktøyene våre er helt avgjørende for å holde virksomheten i gang», sier Eva-Lena Lettesjö i Betsson Groups.
Dagens forretningsklima krever fleksible organisasjoner som fremmer innovasjon, og som raskt kan omstille seg i møtet med et stadig tøffere marked.
Samtidig viser en rapport fra konsulentselskapet McKinsey at hele 60 prosent av arbeidstiden går med til å organisere arbeidet, mens bare 40 prosent brukes på det faktiske arbeidet.
Digitale samarbeidsverktøy reduserer behovet for tidkrevende administrasjon og kan være nøkkelen til å jobbe mer effektivt.
I tillegg til å gi bedre oversikt, struktur og muligheter for sanntidskommunikasjon bidrar samarbeidsverktøyene blant annet til tydeligere arbeidsfordeling. Det blir også lettere for medarbeiderne å jobbe på tvers av prosjektgrenser, for eksempel mellom avdelinger, steder, land og til og med ulike bedrifter.
En annen fordel er at gruppemedlemmene kan lære av hverandres måte å takle utfordringer på – noe som kan styrke innovasjonsevnen.
Trenden går i retning av teambaserte verktøy
E-post og chat var de første digitale samarbeidsverktøyene, men nå går trenden i retning av teambaserte verktøy.
– Det skyldes at stadig flere ansatte i en bedrift deltar i ulike samarbeidsgrupper, alt fra IT-prosjekter til salgskampanjer. Selv er jeg med i et titall ulike team, sier Kristian Hedman, sverigesjef for Collaboration Sales i Cisco.
Opp gjennom årene er det lansert mange samarbeidsverktøy. Blant de første var svenske Projectplace og Microsofts SharePoint, som kom ut rundt årtusenskiftet. Parallelt kom boomen med videokonferanser. Noen år senere ble skyverktøy som Dropbox lansert, og deretter skjøt de teamfokuserte skyverktøyene fart.
Trenden nå er å integrere stadig flere funksjoner i samarbeidsverktøyene, for eksempel video- og talesamtaler. Slack, Microsoft Teams og Cisco Spark er tre populære teamfokuserte og skybaserte samarbeidsverktøy.
Skybaserte løsninger
– Mange bedrifter bytter nå ut de installerte samarbeidsplattformene og intranett med skybaserte løsninger. De moderne samarbeidsverktøyene er lett tilgjengelige og passer for bedrifter med behov for fleksibilitet, sier Hans Werner, analytiker i IT-konsulentselskapet Radar Ecosystem.
Ifølge ham er det svenske markedet for samarbeid, ikke medregnet tradisjonelle prosjekt-, videobehandlings- og saksbehandlingssystemer, verdt 1,8 milliarder kroner, med en årlig vekst på 5 til 8 prosent.
Samarbeidsverktøyet Slack er bygd opp rundt «kanaler» som brukerne oppretter for ulike temaer eller prosjekter. I disse kanalene kan de diskutere, chatte og dele dokumenter. I motsetning til e-post, der all kommunikasjon skjer på ett sted, kan ulike typer kommunikasjon separeres for oversiktens skyld. Microsoft Teams og Cisco Spark fungerer omtrent på den samme måten.
– Den nyeste versjonen av Spark har funksjoner for video- og talesamtaler. Dessuten kan Spark kobles til et hvilket som helst videokonferanserom, sier Kristian Hedman.
Helt avgjørende for å holde virksomheten i gang
Betsson Group, som driver spillnettsteder som Betsson.com, NordicBet og Betsafe, har godt og vel 1800 ansatte fordelt på sju kontorer – blant annet i Stockholm, Budapest og på Malta.
– Samarbeidsverktøyene våre er helt avgjørende for å holde virksomheten i gang, sier Eva-Lena Lettesjö, Change Manager i spillselskapet Betsson Group.
Betsson Group har i tillegg til e-post lenge benyttet seg av Skype for Business, men satser nå på nye verktøy for å kunne jobbe smartere, ifølge Eva-Lena Lettesjö.
– Vi ruller ut samarbeidsverktøyet Slack for å få en smidigere og mer enhetlig informasjonsflyt. Slack er en god måte å dele informasjon på, og dessuten lett å integrere med videokonferansene våre, sier Eva-Lena Lettesjö.
Nettstedene må fungere knirkefritt
Også Betssons IT-organisasjon, med over 500 ansatte, er spredt på de forskjellige kontorene. Organisasjonen har blant annet ansvaret for plattformen som alle Betssons spillsider drives fra. Driftskravene er skyhøye. Nettstedene, som har godt og vel en halv million brukere, må fungere knirkefritt.
IT-utviklerne legger til nye spill og funksjoner på nettstedene, deler kode og utvikler grensesnitt, integreringsmotor og nettstedsfunksjoner. I tillegg har de ansvaret for backoffice-systemer og transaksjoner som inn- og utbetalinger.
– For at utviklerteamene skal kunne jobbe etter felles arbeidsprosesser og oppnå raske utviklingssykluser benyttes samarbeidsverktøyene Jira, Confluence og ServiceNow, forteller Eva-Lena Lettesjö.
Kjernen for endringsstyring og hendelser
Det siste i rekken av samarbeidsverktøy er ServiceNow, som er kjernen for endringsstyring og hendelser i Betssons IT-miljø. Utviklerne må registrere alle utgaver og feilrettinger i ServiceNow for å kunne gjøre endringer i produksjonsmiljøet, det vil si nettsteder, spillmotor og servere.
Verktøyet brukes til å utføre risiko- og konsekvensanalyser for å finne ut hvordan endringen påvirker IT-miljøet, og i siste instans kundene.
– Systemeierne kan finne informasjon om endringer som skal utføres, og om inntrufne hendelser og hvordan vi løste dem, sier Eva-Lena Lettesjö.
Videre benyttes ServiceNow til å planlegge og prioritere oppgaver.
– Verktøyet gir oss kontroll over hvem som bestiller, og hvem som utfører. Utviklerne kan for eksempel legge inn bestillinger til IT-avdelingen hvis de trenger en ny server, sier Eva-Lena Lettesjö.
Neste trinn er å effektivisere kommunikasjonen mellom virksomheten og IT-organisasjonen, og deretter er planen at også HR-avdelingen skal kunne dra nytte av ServiceNow.
– I dag listes sakene opp ganske uorganisert, blant annet via chat. En sak kan være et IT-supportspørsmål eller en bestilling av IT-relaterte tjenester eller produkter. Tanken er at sakene i ServiceNow skal samles på ett sted slik at de kan tas hånd om raskere og betydelig mer strukturert, sier Eva-Lena Lettesjö.
Les også Samarbeidsverktøy – slik kommer du i gang
Tekst: Johan Cooke
Illustrasjoner: Valero Doval
