Arbeidsplass

Unngå fallgruvene for digitale møter

Når flere jobber hjemmefra kan selskapet ditt få mer effektive møter på kjøpet, men digitale møter krever også mer planlegging.

Fra februar til mars 2020 økte bruken av videokonferanseverktøyet Zoom med 1 330 prosent, mens Microsoft sitt kommunikasjonsverktøy Teams, økte med 1 000 prosent.

Nordmenn og nederlendere er de som i størst grad vil se hverandre live, og aktiverer videofunksjonen i 60 prosent av alle Teams-samtaler.

Krever forberedelse

Når flere møter blir digitale stilles det høyere krav til møteorganisering. Dette blir tydelig når møteledelsen er svak, og da forstørres små og store irritasjonsmomenter.

– Møtene må være godt planlagt, ha en tydelig agenda og alle som deltar skal ha en rolle. I digitale møter er det enda viktigere å ha en møteleder som styrer og sørger for at alle får snakket. Altfor mange fysiske møter gjennomføres uten dette, og det blir et enda større problem digitalt, sier Tom Erik Lia, salgssjef i det norske videokonferanseselskapet Pexip.

Mindre småprat på godt og vondt

Ved hjelp av digitale verktøy har vi mulighet til å jobbe mer effektivt. Mange selskaper har dessuten oppdaget av en del møter, for eksempel informasjons- eller statusoppdateringsmøter, kan gjennomføres via e-post eller chat – eller kanskje strykes helt.

Digitale møter går ofte raskere enn fysiske, fordi vi mister en del av den menneskelige interaksjonen vi har i fysiske møter.

Mange blir stresset dersom barna eller hunden dukker opp i møtet, men ta det med ro.

– Flere oppdager at de behøver mindre møtetid på video enn i et fysisk møterom. Årsaken til det er helt enkelt at man kutter mye av kommunikasjonen med deltagerne, for eksempel å slå av en vits eller en-til-en-kommunikasjon, sier Tom.

Andre møter tar derimot lengre tid digitalt. Eksempel på dette er opplæringsmøter eller workshops. Der behøves det ofte mer detaljerte forklaringer og det stilles flere oppfølgingsspørsmål. Dette stiller høyere krav til organisering for at møtet ikke skal bli rotete og ineffektivt.

Treåringen dukker opp i bildet

De som ikke er vant til digitale møter har måttet venne seg til en ny hverdag i 2020. I vårmånedene har vi fått innblikk i hverandres hjem, med ulike tilhørende distraksjoner. Tom mener det er fint å rydde bort ting som stjeler for mye oppmerksomhet, men at de fleste er ganske overbærende:

– Mange blir stresset dersom barna eller hunden dukker opp i møtet, men ta det med ro. Det finnes stor aksept for at hjemmekontoret føre med seg en del utfordringer, som for eksempel å bli avbrutt i møtet fordi treåringen vil snakke med foreldrene. Ta det med et smil.

Skap en moderne arbeidsplass

Lignende lesing:

Slik du får sikkerhet og brukervennlighet til å gå hånd i hånd
Disse IT-sikkerhetskravene irriterer oss mest

Tekst: Johan Wallén