Arbeidsplass

Det helt virtuelle kontoret – slik fungerer det

Jobbe uten arbeidsplass? Ja visst, i dag finnes det mange bedrifter som dropper kontor og konferanserom. I stedet samarbeider de via nettet og smarte digitale tjenester. Slik jobber de.

Flere og flere arbeidsoppgaver kan utføres hvor som helst og når som helst ved hjelp av praktiske mobile enheter og smarte skytjenester. Dessuten endrer våre arbeidsoppgaver seg, og færre jobber krever fysisk håndtering. Dette er noe mange moderne bedrifter har fått med seg, og dropper dyre leiekontrakter og kontorlokaler for å samle medarbeiderne. Jobben skjer i stedet virtuelt med internett som base for kommunikasjon og samarbeid.

Ingen kontor

Et av disse digitale bedriftene er svenske Go Monday, som tilbyr en rekke tjenester innen karriereutvikling.

– Vi startet for fem år siden og begynte med å leie oss inn på et kontorhotell. Etter et halvt år merket vi at vi ikke hadde bruk for de plassene. De ble nesten ikke brukt. Etter det har vi jobbet uten noen fast base, forteller Erik Fors-Andrée, adm.dir. på Go Monday.

De kommuniserer for det meste online, men også de klassiske telefonsamtalene er en nyttig kommunikasjonsmetode, konstaterer han.

– Noen av de 12 personene i teamet befinner seg i Stockholm, og det hender at vi bestemmer oss for å sitte sammen og jobbe. Da skjer det som regel i en hotellobby eller på en kafé.

Kommuniserer i Slack

Erik Fors-Andrée tviler ikke når han skal peke ut bedriftens viktigste arbeidsverktøy:

– Det er absolutt Slack, en kommunikasjonsplattform som rommer mange skybaserte tjenester for samarbeid. Der har vi ulike kanaler, slik at vi kan holde kommunikasjonen mellom ulike kunder og sosiale kontakter adskilt. *

– Vi har en rekke ulike tjenester som er integrert i Slack, for eksempel verktøy for ordrehåndtering eller for å håndtere jobbsøknader gjennom oss.

De har også koblet prosjektplanleggingsverktøyet Trello til Slack, samt de ulike applikasjonene som finnes i Google Drive.

– Når noen av oss lager et tekstdokument eller regneark via Google Drive havner det i vårt Slack-miljø, der andre både kan lese og redigere dokumentet, sier Erik Fors-Andrée. En del av det digitale miljøet Go Monday jobber i, er også egenutviklet, forteller han.

Skap samhold digitalt

Han ser ingen større utfordringer med å skape samhold via digitale kanaler.

– Det er heller et spørsmål om innstilling, og jeg tror mange bedrifter ville hatt mye å vinne på å våge å se at de digitale verktøyene nå er minst like kulturbærende som de fysiske møtene. Det er her kontaktene skjer i dag.

En av Slack-kanalene som Go Monday har, heter for eksempel ”fikarummet” (pauserommet), og der skal kommunikasjonen være som på pauserommet på fysiske kontorer.

Ifølge Erik Fors-Andrée kan de aller fleste bedrifter i høy grad jobbe virtuelt i dag.

– Unntaket er så klart de virksomhetene der fysiske møter er nødvendige, men det er ikke veldig mange. Derimot finnes det helt klart et skille i graden av modenhet, og med en ”digitalt umoden” ledelse er det åpenbart vanskelig.

Han gir et konkret eksempel på hvor tydelig det kan være at det finnes ulike innstillinger:

– Jeg ser ikke dokumenter på papir som foreviget. Er det noe jeg trenger å ta vare på skanner jeg papiret, og kaster det etterpå. Jeg vet at mange fortsatt gjør det motsatte: de skriver ut papiret når det er noe de anser som viktig.

*Microsoft Teams er et annet samarbeidsverktøy som fungerer på liknende måte.

5 tips for det virtuelle kontoret

1. Riktige tjenester

Det finnes mange skytjenester som gjør samarbeidet på ulike mobile enheter enklere enn noen gang. Se etter tjenester som kan integreres for best mulig effektivitet.

2. Tenk på det sosiale

Sørg for at det finnes kommunikasjonsflater og rom for å holde de sosiale kontaktene vedlike med digitale verktøy.

3. Avgrens skjermen

Med et personvernfilter på den bærbare skjermen kan du hindre at uvedkomne ser dine dokumenter og aktiviteter.

4. Glem ikke ergonomien

Pakk ned en oppblåsbar korsryggstøtte i vesken; det kan gjøre susen for holdningen og ryggmuskulaturen når du jobber på ”merkelige” steder.

5. Skru av

Det kan være lett å la jobben sluke mye tid når den er tilgjengelig hvor som helst og når som helst. Sørg for at dere har en kultur der det er naturlig å skru av dataen og jobbe regelmessig.

Vil du vite mer om hvordan du kan opprette et virtuelt kontor, ta kontakt med oss.

Les mer om hvordan du kan bruke Microsoft Teams for enklere samarbeid.

11 desember 2018

Tagger