Digital kultur er ditt hemmelige våpen

Den perfekte arbeidsplassen har en sterk digital kultur. Det gir engasjerte ansatte og mer fornøyde kunder. Slik får du det til.

Det tar Uffe Hylin to minutter og 40 sekunder å logge på datamaskinen sin på jobb. Prøv å stirre på en liten sirkel som spinner så lenge. Det er en evighet.

Når han er logget inn, må han bruke minst 14 forskjellige systemer, alle med forskjellige passordkrav. Han må også bytte mellom en rekke forskjellige datamaskiner i løpet av dagen, og dermed gjenta prosedyren flere ganger.

Uffe skal få et nytt system med felles pålogging. Om tre år. Da har han sløst bort en måned av arbeidstiden sin på å logge inn på datamaskiner. Tid som en overlege kan bruke på en betydelig bedre måte. Med pasientene.

TV4-innslaget med overlege Uffe Hylin ved Södersjukhuset i Stockholm er fra april 2019. Snart har han bare ha ett år igjen med IT-problemer han må kjempe seg gjennom. Uffe anslår at denne tiden koster helseregionen 200 millioner svenske kroner per år i skattepenger, når man regner med alle som bruker det dårlige IT-systemet.

Jeg skrev faktisk en e-post til de ansvarlige politikerne.

TV-innslaget gjorde at Rikard Kindlund nesten måtte puste i en papirpose. Han er account manager i det globale IT-selskapet VMware, som lever av å digitalisere arbeidsplasser. I Norden samarbeider de jevnlig med blant annet Dustin.

– Jeg kontaktet IT i Region Stockholm etter innslaget. Satt i mange samtaler og sendte mange e-poster til de ansvarlige politikerne. Vi hadde nylig hjulpet helsetjenesten i Region Vest med akkurat dette problemet. Jeg fikk aldri noe skikkelig svar, sier han.

Digital kultur skaper engasjerte medarbeidere

Lederguruen Peter Drucker innførte uttrykket «kultur spiser strategi til frokost». I dag bør vi nok legge til "... og IT dekker på bordet". Det er selvfølgelig flere faktorer enn stabil wifi på kontoret som bygger en god bedriftskultur. Men IT-miljøet ditt er en katalysator. I begge retninger. Enten tømmer IT deg for energi mens du, som Uffe Hylin, venter på å logge inn.

Eller så er den blant faktorene som gjør bedriften vellykket.

De fleste tallene sier at den viktigste faktoren for suksess er engasjerte ansatte. Det vil si at de ansatte føler seg kompetente, verdsatte, autonome og kreative. De føler at jobben de gjør er verdifull.

Bedrifter med engasjerte ansatte har 81 prosent høyere kundetilfredshet og 147 prosent høyere produktivitet.*

En god digital bedriftskultur øker engasjementet. I 2017 lanserte Microsoft rapporten "Digital kultur: Ditt konkurransefortrinn". De spurte over 20 000 mennesker i 21 europeiske land hvilken teknologi de brukte på jobben, hvordan godt de trivdes og hvor produktive de følte seg. I selskaper som hadde en svak digital kultur, følte bare 9 prosent av de ansatte etat de hadde et høyt nivå av handlingskraft og engasjement. I bedrifter med sterk digital kultur var tallet 47 prosent.

"Du må føle at virksomheten er på vei et sted"

Hvordan kan du havne blant de 47 prosentene? Ikke ved å gjøre som Yahoos HR-sjef Jackie Reses, i alle fall. I 2013 sendte hun en e-post til de ansatte med tittelen "YAHOO! PROPRIETÆR OG KONFIDENSIELL INFORMASJON — IKKE VIDERESEND". E-posten orienterte om at det fra nå av var slutt på arbeid utenfor kontoret. "Vi må være et samlet Yahoo!, og det begynner med at vi er fysisk til stede sammen," skrev hun. Selv da var det en ganske sjokkerende beslutning. E-postens tittel avslører hvor kontroversielt den var. Hva om hun kunne ha sett inn i fremtiden? Eller samtiden, for den saks skyld.

Jobben er en stor del av livet. Man krever en viss standard i dag.

Jackie hadde tross alt en god hensikt, hvis ideen var å bygge bedriftskultur. Vi kan aldri erstatte det fysiske møtet. Og det er bra. Men digitalisering bør ses og brukes som en tilrettelegger, ikke som en erstatning for en annen, bedre metode.

Sofia Tapper er innovasjons- og digitaliseringsleder hos Dustin.

– Jobbet er en stor del av livet. Man krever en viss standard i dag. Ikke alt må være det siste og nyeste, men som ansatt må man føle at selskapet er på vei et sted, sier hun.

Hvor er du på vei? Ja, for eksempel til total fleksibilitet. En arbeidsplass som fungerer like godt uansett hvor du jobber den aktuelle dagen. Med en gjennomtenkt skystrategi er det ikke bare firmaet som kan skalere virksomheten sin etter behov. Ansatte kan gjøre det samme med sitt "eget IT-miljø".

– Det bør være litt "alt som en tjeneste". Du har den grunnleggende infrastrukturen, men du kan legge til verktøy og funksjoner etter behov. Alt i et integrert grensesnitt. Nå trenger jeg et faktureringssystem, klikk! Det tar ikke to år. Alt er klart. Og selvfølgelig også synkronisert med kundeopplevelsen.

Arbeidsro med et sveip

Sofias bilde av den perfekte arbeidsplassen kan høres litt utopisk ut, men teknologien eksisterer allerede i dag. Den brukes bare for lite. Av for få. Foreløpig.

– Når du digitaliserer hele arbeidsflyten, begynner det å bli veldig interessant. Da er du i forkant, sier Rikard Kindlund.

Han forteller hvordan de jobber med automatisering hos VMware. For eksempel med reiseregninger og introduksjon av nyansatte. Kort fortalt handler det om å koble sammen forskjellige systemer og automatisere prosessen. I de fleste bedrifter logger du inn på reiseregningssystemet med et passord, fyller ut regningen din, og deretter mottar lederen en e-post. Så skal lederen gjøre det samme. På VMware har de i stedet opprettet en flyt i skyen med programmet Concur.

– Jeg klikker bare på ikonet. Systemet vet at det er meg og sender identiteten min til tjenesten i skyen. Sjefen min får et push-varsel på mobiltelefonen med den viktigste informasjonen. Deretter kan han godkjenne eller avvise der og da, med et sveip.

Denne løsningen tok det oss en halv dag å lage.

Det kan virke som en liten ting å spare 45 sekunder og litt innloggingsangst. Men gang det med tusen regninger i uken. Det er slike prosesser som legger grunnlaget for en god digital bedriftskultur.

– Denne løsningen tok det oss en halv dag å lage.

"Et ikon, så starter det"

Enda viktigere er onboarding av nye medarbeidere. Når VMware ønsker å ansette deg, får du et tilbud sammen med Workspace One, deres ansattplattform. Du laster ned en app der du signerer ansettelsen. Deretter går en masse "tickets" automatisk til IT, som oppretter identiteten din, til HR og til Education, som er en opplæringsplan for nyansatte. Den første dagen du er på jobb, konfigureres datamaskinen du valgte i appen, på arbeidsplassen. Med all tilgang til ulike grupper og tjenester du trenger. Og når du slutter, sletter bedriften deg enkelt. Du har ikke et passord. All tilgang stanses på det tidspunktet du sier opp.

Førsteinntrykket er veldig viktig. Akkurat som når du møter en ny person.

– Førsteinntrykket er veldig viktig. Akkurat som når du møter en ny person. Du må kunne velge datamaskinen og skreddersy hvordan du vil jobbe. Det må være fleksibelt, men trygt, sier Rikard.

– Ansatte ønsker å få enkel tilgang til systemene sine. Et ikon, så starter det. De som har kommet lengst med dette har hatt single sign-on lenge. Det gir mer tilfredshet, effektivitet og sikkerhet.

To trinn til en god digital arbeidsplass

Fredrik Berg er ansvarlig for Digital Workplace og Public Cloud hos Dustin. Han har levd og åndet for moderne arbeidsplasser siden 2011. Ifølge Fredrik er det to trinn til en vellykket digital arbeidsplass. Det første trinnet er strategien og teknologien selv.

Slutt å tenke på å legge en fil i en mappe.

– Først bør du ha en plan for hvordan du skal jobbe annerledes. All digitalisering gir nye måter å jobbe på. Alt fra hvilke enheter ansatte skal kunne velge mellom - helst så mange som mulig fordi mange i dag har så forskjellige behov, arbeidsmetoder og oppgaver - til hvilke prosesser som skal automatiseres og hvilke verktøy som skal brukes. Det er nesten for mye å velge mellom, sier han.

Det andre trinnet er den vanskelige delen. Et trinn vi aldri blir ferdige med. Nemlig å skape en digital tankegang og sørge for konstant læring i virksomheten.

– Her må du ha interne ambassadører. Konsulenter er en god start og kan ta deg langt, men ikke hele veien. Det kreves et gjennomtenkt endringsarbeid for å skape omstilling og en ny måte å tenke på. Slutt å tenke på å legge en fil i en mappe. Mange mennesker sitter fast i det gamle.

En digital arbeidsplass er mer demokratisk

Fredrik mener at medarbeiderne har ansvar for egen måte å tenke på. At de må ha en lærevillig innstilling. Men arbeidsgiverne har også et ansvar for å gi de ansatte det de trenger. Ikke holde tilbake informasjon, data, kunnskap og verktøy.

– Det skjer alltid mikroendringer som selskapet og de ansatte må ta stilling til. Det er på gulvet innovasjon skjer.

Nå er alle med på ordentlig. Det skal du ikke undervurdere.

Dette er kanskje en av de beste effektene av digitalisering. Vi kan kalle det en slags demokratisering. Når digitale verktøy, data og opplæring formidles til alle ansatte, kan digitalisering rive ned den siste hierarkiske ruinen og gi ekte selvledelse.

Noe som igjen gir mer motiverte og engasjerte ansatte. Som igjen gir mer fornøyde kunder. Ja, dette kan dere gjøre nå. For plutselig er det Sigge i resepsjonen som har mest “tid på luften” i det store Teams-møtet. Administrerende direktør Bengt er bare ett av de små ansiktene på skjermen.

– Det digitale møtet er mer inkluderende. Det klassiske "hovedkontorproblemet" kan komme til å forsvinne. Fenomenet at ansatte som sitter på mindre kontorer ikke får delta "der det skjer". Den digitale virkeligheten gir nye muligheter. Nå er alle med på ordentlig. Det skal du ikke undervurdere, sier Sofia Tapper.

Slik skaper du en digital arbeidsplass som gir de ansatte et løft

Fem eksperter forklarer dette i whitepaper vårt.