Hva vil medarbeiderne forvente når de kommer tilbake til kontoret? Ifølge Peter Wedholm i Sveriges ledende AV-selskap, JML, er det enkelt: Mulighet for å ha videomøter med høy kvalitet. Ingen vil akseptere at det tar fem minutter å starte et møte.
Etter hvert som restriksjonene blir opphevet, vurderer mange bedrifter å se nærmere på kontorarealet og teknologien i konferanserommene. Skal alle jobbe på kontoret samtidig? Hvordan kan vi skape et miljø som fremmer samarbeid mellom medarbeidere som er på kontoret og de som jobber eksternt? Og hvordan velger vi produkter bevisst med tanke på miljø og bærekraft? Salgssjef Peter Wedholm i JML, som er en del av Dustin, gir sine beste tips om hvordan du kan utforme kontoret for å gjøre møtene bedre. Det vil nemlig medarbeiderne forvente av sin fremtidige arbeidsplass.
Maksimal arealutnyttelse
Også kontorene må utformes slik at de støtter en hybrid arbeidsmåte. Sannsynligvis trenger vi mindre kontorer, men med bedre plassutnyttelse. Ta utgangspunkt i eksisterende behov. Har dere mange møter med relativt få deltakere? Hvor mange er på kontoret samtidig?
Flere mindre rom
Når vi nå har vent oss til en blanding av fysiske og virtuelle møter, er det behov for flere mindre rom. Alle områder og rom må ha teknisk utstyr for samarbeid, på stedet eller eksternt.
Breakout areas
I tillegg til flere mindre møterom er det også behov for åpne områder der man kan reserve møter etter tilgjengelighet. Det må være mulig å reservere disse såkalte breakout areas i den vanlige møtereservasjonsplattformen. Ved hjelp av smarte sensorer er det enkelt å se når et område er ledig, og få statistikk og data i sanntid. Det bør også finnes reserverte mobile enheter (f.eks. videobar med innebygd mikrofon) som man kan ta med seg til disse områdene.
Townhall/Stort konferanserom
Iblant er det behov for å ha større konferanser med mange deltakere. Tidligere leide bedriftene ofte inn en tekniker til disse arrangementene. Med dagens brukervennlige plattformenheter, med samme grensesnitt og gjenkjenningsfaktor som i de øvrige møterommene, er det imidlertid enkelt å håndtere alt selv.
Videmøter som standard
Etter å ha jobbet hjemmefra i mer enn et år, er videomøter en selvfølge, uansett sted. Vi vil ikke lenger trenge oss sammen foran kameraet på en bærbar datamaskin i møter der noen deltakere er fysisk samlet mens andre sitter eksternt. Det bør finnes profesjonelle mikrofoner og kameraer i alle rom. Du skal også kunne delta hjemmefra og få med deg alt som skjer i rommet.
Samme grensesnitt
Velg plattform og optimaliser områdene du har til rådighet på bakgrunn av den. I dag er mange vant til et brukergrensesnitt og en møteplattform hjemmefra. Det kan være Google, Microsoft eller en annen aktør. Et touchpanel i møterommet, der alle gjenkjenner grensesnittet og kan starte, invitere og styre møtet, gjør det enkelt å komme i gang. Nå ser plattformenhetene ut som det vi er vant med hjemmefra. Systemene bruker ganske enkelt samme grensesnitt.
En helhetsløsning
AV og IT har aldri ligget så nær hverandre som nå. Derfor bør man se på helheten når man utformer konferanse- og møteløsningen. Stadig flere leverandører har produkter som er sertifisert for f.eks. Google, Cisco Zoom eller Microsofts møteplattformer. Det betyr mer å velge mellom for bedriftene og mulighet til å holde kostnadene nede.
Et nytt nivå av brukervennlighet
Vi har vent oss til trådløs teknologi hjemme. Dette vil også bli stadig mer utviklet innenfor fremtidens AV- og møteteknikk, tror Peter Wedholm.
