Konferanserommet er sentrum for samarbeidet på jobben. Et godt konferanserom med riktige funksjoner kan gjøre arbeidsdagen effektiv, kreativ og hyggelig. Slik skal du tenke for å få et konferanserom som passer dine behov.
Del 1
Trender og tendenser
I dag går trenden mot å ha både lyd og video i alle konferanserom, enten ved hjelp av faste installerte systemer eller mobilt videokonferanseutstyr.
– Før satset man på noen få mer påkostede videorom. I dag vil man ha videofunksjon overalt. Vi ser også at man i større grad bruker egne datamaskiner for videomøter, og Microsoft og Google satser stort på å gjøre videokonferansefunksjonene bedre i sine produkter, sier Daniel Andersson som er bedriftssjef på JML-System. De er spesialisert på å bygge løsninger for lyd, bilde og styringssystemer på kontor og i konferanserom. Siden 2017 har de vært en del av Dustin Group.
– Standarden har økt på lydkvalitet i konferanserom. Før var møterom en ren funksjon, men i dag skal de også formidle en følelse. Man spiller kanskje musikk i bakgrunnen på et møterom. Det skjedde ikke for fem år siden, sier Daniel Andersson og fortsetter:
– Det handler om at man ser på kontoret og jobben på en annen måte i dag. Man skal trives i lokalene der man tilbringer åtte timer om dagen. Arbeidsmiljøet er viktig for employer branding og for å lokke til seg og holde på talentene i bedriften, sier han.
I et åpent kontorlandskap finnes det i dag ofte både normalstore konferanserom og et antall mindre rom, såkalte ”huddle rooms” (på norsk omtrent ”rom for å klynge seg sammen i”), der man får plass til 2 – 6 personer. Også der vil vi i dag ha profesjonelle løsninger for lyd og video.
Til nød kan små, bærbare videokonferanseløsninger fungere, hvis du bruker dem riktig. De inneholder kamera, mikrofon og høyttalere i samme enhet og kobles til en ekstern skjerm. Det innebygde batteriet holder til en flere timers videosamtale eller lydsamtale, og mikrofon og høyttalere er tilpasset for at alle rundt bordet både skal ses og høres godt.
Men det beste er å jobbe med stasjonære løsninger som du alltid vet fungerer, mener Daniel Andersson.
En annen trend er at projektorene byttes ut mot TV-skjermer, noe som henger sammen med at prisen på større skjermer har falt drastisk de siste fem årene.
– Dette er veldig positivt for møterom-opplevelsen. Oppløsning, skarphet og lydstyrke er overlegen på skjermer i forhold til projektorer, og så slipper man støyen fra viftene også, sier Joakim Isaksson som er produktsjef for infrastruktur på Dustin.
Del 2
Strategi for å utforme et konferanserom
Uansett om du endrer et eksisterende konferanserom, eller har fordelen av å bygge et nytt helt fra bunnen av, finnes det noen relativt enkle ting å tenke på:
For det første handler det om å tilpasse rommet til hva det skal brukes til. Ligger fokuset på videokonferanser, møter, presentasjoner, workshops eller kanskje litt av alt? Hvis det finnes en skjerm i rommet, er det en grunnregel å ikke plassere den på veggen mot et vindu. Dette for å unngå forstyrrende refleksjoner på skjermen. Hvis rommet skal brukes til videokonferanse er dette enda viktigere. Hvis kameraet, som vanligvis er plassert over eller under skjermen, er rettet mot et vindu, vil møtedeltakerne som har solen i ryggen bare bli svarte silhuetter i bildet. I visse tilfeller har man kanskje ikke annet valg enn en plassering mot et vindu, og da får man se på muligheter for å mørklegge rommet i stedet.
Vegger og tak bør ha en rolig og nøytral farge. Sterke farger i rommet kan føre til at kameraet stiller inn hvitbalansen feil, noe som resulterer i at farger og hudtoner forvrenges.
I et større rom der det skal være plass til flere mennesker, kan det være bra å ha mer enn en mikrofon, slik at alle høres like godt. For å unngå refleksjoner og en unødvendig hard lyd bør det også finnes gardiner, matter eller andre dempende materialer i rommet. I rom med plass til opptil seks personer trengs det som regel ingen ekstra høyttalere enn dem som er plassert i TV-en eller følger med videokonferanseutstyret.
Før dominerte frittstående proprietære systemer for videokonferanser, men problemet med dem er at det lett blir en teknisk terskel å komme over hver gang man skal bruke systemet og huske hvordan det fungerer. I dag er det viktigere at man bruker datamaskinen sin som utgangspunkt og kobler den til et system for å få bedre bilde, lyd og videomuligheter.
Del 3
Ulike typer rom
Det mobile møterommet
Når trenden går mot åpne kontorlandskap, mindre konferanserom og flere spontane videomøter med få deltakere, er mobilt videokonferanseutstyr løsningen. Med et portabelt, batteridrevet kamera med innebygde høyttalere og mikrofon kan du gjøre hvilket som helst rom til et møterom. Eller hvorfor ikke ha møtet utendørs? Det finnes flere løsninger på markedet med batteritid som holder til flere timers video- og telefonkonferanser.
Standardrommet
– Det viktigste med teknologien i et konferanserom er at den skal være lett å bruke. Når du kommer inn i rommet skal du ikke trenge å lure på hvordan du skal koble deg til for å få lyd og bilde, sier Daniel Andersson, bedriftssjef på JML-System.
En måte å møte dette, er å ha samme system i alle rom på kontoret slik at medarbeiderne slipper å lure på hvordan teknologien fungerer i akkurat dette rommet. Ulike store rom kan ha større eller mindre skjermer og et variert antall mikrofoner, men med samme grunnleggende system.
Luksusrommet
Vil man koste litt ekstra på konferanserommet finnes det en rekke tilvalg man kan gjøre. Automatiske mørkleggingsgardiner og muligheter til å detaljstyre belysningen gir et optimalt lysnivå. Med usynlig teknologi som bare dukker opp når man trenger den, som for eksempel mikrofoner som kommer opp av bordplaten, får rommet et rent uttrykk og man slipper forstyrrende utstyr og kabler når man ikke trenger det.
– Mange bedrifter har en ekstern del på kontoret der man tar imot kunder. I dette rommet vil man kanskje at det skal se litt ekstra bra ut, selv om grunnfunksjonaliteten er den samme. Da kan man legge til ekstra finesser som for eksempel motordrevet prosjektorduk, touchpanel på bordet som styrer lyd og bilde, samt automatisk mørklegging og belysning, sier Daniel Andersson på JML-System.
Del 4
Ekstrautstyr
Hvor mange presentasjoner har ikke blitt forsinket på grunn av at man ikke får koblet datamaskinen til TV-en eller projektoren, eller at oppløsningen har vært feil? I dag finnes det flere løsninger på det problemet. Enten kan du koble en enhet til TV-en, for så å koble til med en eller flere dongler som du kobler til datamaskinen for å strømme bildet på skjermen eller projektoren trådløst. Hvis du ønsker å laste ned en app, er det enda mindre løsninger på samme problem som bare er en dongle du plugger inn i skjermen eller projektorens HDMI-uttak.
Den enkleste måten å videosamtale, er å bruke datamaskinen uten ekstrautstyr. Men alle som har testet det, vet at de fleste datamaskiner enten har mikrofoner eller høyttalere tilpasset mange deltakere. Med en ekstern høyttalertelefon øker lydkvaliteten eksponentielt med minst mulig innsats. Enheter som kobles til datamaskinens USB-uttak, både høyttalere og 360-graders mikrofon, finnes det mange av på markeder.
I tillegg til videokonferanseutstyr er det mye spennende teknologi som man kan utstyre konferanserommet med, avhengig av hvilken funksjon man søker. Smarte skjermer og projektorer har lenge vært populære i skolemiljøet og begynner også å dukke opp i konferanserom. Med en interaktiv skjerm er det enkelt for eksempel å skissere et nytt design for et produkt og samtidig dele resultatet med møtedeltakerne.
