Møter kan være svært inspirerende eller sløsing med tid og energi. Alt er avhengig av hvordan deltakerne samhandler. Her er måter du kan forbedre møtene på.
En god møtekultur kan løfte en hel arbeidsgruppe. Men hva betyr egentlig god møtekultur? Og hvordan skaper du den? For å svare på det spørsmålet har den svenske organisasjonen Suntarbetsliv utviklet verktøyet «Bättre möten». Det er en modell for hvordan organisasjoner kan forbedre sin møtekultur basert på internasjonal forskning og studier fra svenske arbeidsplasser. Forskningen viser at det er nødvendig med fire perspektiver for å få til vellykkede møter. Nedenfor forteller Maija Oxelhag, prosjektleder på Suntarbetsliv, om perspektivene og hva man bør tenke på i møtene.
4 perspektiver for vellykkede møter:
1. Utenfra-perspektivet
Tenk på hvordan møtet skal komme kunden eller klienten til nytte.
– Prøv å se på formålet med møtet utenfra. Spør deg selv: Hvem gjør vi dette for og hvorfor? sier Maija Oxelhag.
2. Innenfra-perspektivet
Diskuter hvordan dere best kan benytte dere av møtedeltakerens egne ferdigheter og erfaringer for å lykkes med det som er målet med møtet.
– Det andre perspektivet er fra innsiden. Hva trenger vi for å gjøre en god jobb? Vær åpen med dine behov, tanker og ideer. For å skape god kommunikasjon i et møte må balansen mellom det ytre og det indre perspektivet være bra.
3. Det fortellende perspektivet
Sørg for at møtedeltakerne har all den informasjonen de trenger til møtet.
– Mange arbeidsplasser i Sverige er veldig gode på dette perspektivet. Det handler om å gi informasjonen som trengs i møtet, gjennom fakta og kunnskap eller ved å fortelle om viktige hendelser.
4. Det utforskende perspektivet
Vær åpen for andres synspunkter.
– Ikke sitt med armene i kryss, men lytt aktivt. Vær nysgjerrig på hva andre sier, still spørsmål og følg opp svarene med oppfølgingsspørsmål. Jeg sier vanligvis at hvis det fortellende perspektivet blir drevet av brannen, er utforskende spørsmål luften som gir ild. Et enkelt spørsmål kan gjøre underverker. Inviter kollegaene til samtalen ved å si "fortell meg mer" eller "hvordan ser du på dette?". Hvis noen er stille, spør dem hva de synes. Hvis dere er en stor gruppe, er det en god idé å dele seg, slik at de som ikke er komfortable med å ta ordet i større grupper også blir hørt.
Tips: Ikke glem et positivt samtaleklima
– Bruk de fire perspektivene på en positiv og oppmuntrende måte. Et positivt samtaleklima gjør at alle andre perspektiver kan vokse. Det gjør oss mer effektive, mer kreative og øker følelsen av omtanke for våre kolleger. I en gruppe hvor alle har respekt og sympati for hverandre, reflekterer man over hvordan kritikk og negativ tilbakemelding gis. Gjennom balanse mellom de ulike perspektivene og aktiv oppmuntring, bygger man tillit til hverandre, ifølge forskningen, sier Maija Oxelhag.
Dette er Suntarbetsliv
Suntarbetsliv drives av fagforeningene i Sverige sammen med Sveriges kommuner og fylkeskommuner samt Pacta. I tillegg til «Bättre möten» har Suntarbetsliv utviklet en rekke forskningsbaserte verktøy som har som mål å skape et bedre arbeidsmiljø.
Les mer om fremtidens møterom »
