Arbeidsplass

Moderne teknologi sparer tid for brukerne

Forestill deg de to fantasibedriftene, Codak og Kanon. Codak har valgt å spare penger på å ikke oppgradere programvare og maskinvare de siste fem årene. Kanon har også ønsket å spare penger, men har valgt å gjøre det gjennom å tilby de ansatte effektive og oppdaterte produktivitetsverktøy. Fem år er ikke lang tid. Hvordan jobber Codak og Kanon annerledes?

En typisk dag på Codak i 2017

Jon på regnskap i Codak smiler fornøyd mens han jobber i Excel 2010. Filene har han lagret på sitt hjemmeområde på en filserver, så han er sikker på at det blir tatt sikkerhetskopi.

Ledelsen oppmuntrer til at de ansatte også skal lagre filer som andre kan ha nytte av på SharePoint 2010. Det gidder ikke Jon. Han skjønner nemlig ingen verdens ting av brukergrensesnittet, og SharePoint er tregt, i alle fall når han jobber med store Excel-filer. Dessuten må man logge seg på, og Jon husker aldri passordet. – Om noen har bruk for rapportene, kan de jo bare sjekke mailen sin. De mailes jo ut regelmessig, tenker Jon.

I dag blir det overtid. Som alltid rundt den 20. skal ledelsen presentere nøkkeltall fra forrige måned, og skal man få med seg et møte så må man jo selvsagt være fysisk tilstede. Faktisk kommer kolleger kjørende inn fra kontorene i nabobyene for å delta.

Når venner spør Jon om firmaet hans er kommet langt innen mobilt kontor eller digitalisering, kan han svare bekreftende på begge deler. De har hatt e-post på mobilen i flere år, og lagringsplassen på mailen ble nylig økt til 1 gigabyte.

At unge nyansatte som forsvinner ut like fort som de kommer inn, klager over at bedriften er «håpløs på IT» fnyser Jon av. Faktisk har det aldri vært bedre. Windows 7 funker som en drøm, oppetiden er god. Og hva vet vel en 25-åring, som sikkert bare sitter på Facebook og Nettby hele dagen? Og nå er selv Magda på HR fornøyd med det nye «ribbons»-brukergrensesnittet i Office 2007, som Codak tok i bruk i 2010.

Hjemmekontor hos Kanon

Det er fredag, og Dag på Kanon har «hyttekontor». Med 4G i fjellheimen jobber Dag like godt fra hytta som fra kontoret. Eller egentlig bedre, for det er mindre forstyrrelser.

Dag har satt seg grønn i Skype for Business, og kolleger pinger ham for å stille spørsmål. Med ett klikk bytter de fra chat til å snakke sammen. Dag har alltid usb-headset i pc-veska. Noen vil til og med bruke video. Det kan Dag styre sin begeistring for, med unntak av de nordiske team-møtene. Da funker video utvilsomt bra for å bygge et fellesskap.

Dag deler skjermen sin med kollegaen, starter opp OneNote, plukker frem pennen til sin Microsoft Surface Pro og tegner, mens han forklarer. Underveis i samtalen innser de at de må diskutere problemstillingen med en kollega, så de bare kaller ham inn i møtet.

Dag og de to kollegene må forberede en kundepresentasjon til mandag. De jobber samtidig i presentasjonen i PowerPoint 2016, og Dag kan se hvordan de to kollegene er inne på to andre lysbilder og legger til tekst. Nye ord spretter opp foran øynene hans.

Dag har lagret alle dokumenter på OneDrive for Business eller på SharePoint Online. Når Dag skal finne de filene som han og kollegene har jobbet med i det siste, går han til Delve i Office 365. Delve har gjort at Dag nesten ikke bruker tid i det hele tatt på å lete etter informasjon, noe som før kunne ta timer hver uke. Og Delve funker like bra på mobilen som på pc-en.

To selskaper, to strategier

Effektive IT-verktøy gjør jobben enklere for brukere. De kan spare tid, bryte ned store avstander og bidra til økt arbeidsglede og til å gjøre arbeidsplassen mer attraktiv. Er du som Jon i Codak eller Dag på Kanon? Mest sannsynlig befinner du deg et sted midt imellom, og forhåpentligvis har artikkelen inspirert deg til å se noen rom for forbedringer.

Les også:
Cloud computing: 10 myter om nettskyen
Hvorfor bytte noe som fungerer?

15 februar 2018

Tagger