Teknologien som optimaliserer hybridkontoret

I en tid der du kan jobbe fra hvor som helst, må det for mange være gode grunner til å velge bort hjemmekontoret eller å jobbe fra en kafé, for å komme på kontoret. Teknologien må optimaliseres for å skape en hybridtilpasset arbeidsplass som forener kolleger på arbeidsplassen og eksternt.

Skyen er hybridkontorets beste venn

Det er mange fordeler ved å flytte organisasjonens data og applikasjoner til skyen. Skytjenester har generelt høyere tilgjengelighet, noe som er avgjørende for å kunne jobbe utenfor kontorets lokaler. Uten dine egne servere behøver du ikke å legge til rette for vedlikehold, eller beskyttelse mot cyberangrep.

– Ofte blir det faktisk billigere å flytte til skyen, fordi det gir økt kostnadskontroll og du kun betaler for det du bruker. Når du bruker det, forteller Senior Solution Architect i Dustin, Christer Dahlström.

Kontoret som møteplass

Undersøkelser viser at mange ikke ønsker å komme tilbake til kontoret på heltid, noe som gjør at arbeidsgivere blir nødt til å gjøre det attraktivt å jobbe på kontoret.

– Når vi kan jobbe fra hvor som helst, blir kontoret en møteplass hvor vi treffer hverandre, sosialiserer og tar beslutninger, sier administrerende direktør i Vogl Sverige AB, Susanne Moranddini. Hun jobber med megling av kontorlokaler i frilans- og coworking-miljøer.

Trendene hun ser er fleksible kontorer som kan tilpasses ulike behov, samt økt fokus på både formelle og uformelle møteplasser.

– Når trenden går mot færre faste kontorplasser, er det mulighet for arbeidsgiver å investere i flere store og små møterom, og et fleksibelt interiør som kan endres etter behov. Med sofaer, lenestoler, planter og smart belysning kan du skape uformelle møteplasser, som øker komforten og til syvende og sist produktiviteten, sier hun.

Riktig teknologi i møterommene

Hybride møter er kommet for å bli. Møtene krever at møterommene er godt utstyrt, slik at de eksterne deltakerne har samme muligheter til å delta i møtet som de som er på kontoret. Skjermer, høyttalere, mikrofoner, tilkobling, belysning og ikke minst rommets akustikk skal optimaliseres for formålet.

– Det behøver ikke å være store endringer, men det skal ikke spares på lyd og bilde, sier selger i AV-selskapet JML, Andreas Gylling.

– Noen selskaper tar i bruk et vanlig webkamera som er tilpasset en bærbar PC, og resultatet blir ikke nødvendigvis så bra. Velg heller en videobar med innebygd kamera, mikrofon og høyttaler. Disse har kommet langt i utviklingen, og du får en virkelig god en for under 10.000 kroner, sier han.

Den viktigste faktoren for at hybridmøtet skal fungere er selvfølgelig sammenhengen:

– Det største problemet våre kunder forteller om, er at forbindelsen ikke er rask og pålitelig nok. Deretter kommer lyd- og bildekvalitet, sier Susanne Moranddini.

Det er forskjellige måter å takle problemet på; det handler ikke bare om å kjøpe mer kapasitet. Flere aksesspunkter på kontoret gjør at man unngår såkalte «blindsoner» i forbindelsen. Gjennom smart overvåking av data og trafikk kan kapasiteten planlegges bedre.

Unngå dobbeltbookinger

For at kontorets møteplasser skal utnyttes optimalt, kreves et godt bookingsystem. Den enkleste måten er å ha alt i en app som du alltid har med deg på telefonen. Å måtte gå til en skjerm eller lignende utenfor møterommet, eller en komplisert nettside, gir en unødvendig høy terskel. Den samme appen kan også brukes til å se tilgjengelighet og mulighet for bestilling av kontorplasser.

– Et godt eksempel som vi har vært borti er Sodexo, hvor de ansatte kan gå inn og sjekke hvilke pulter som er ledige, før de bestiller. Hver kontorplass har det samme utstyret med skjerm, tastatur og mus, og hver ansatt har et skap for tingene sine, avslutter Susanne Moranddini.