Stadig flere får øynene opp for hvordan Microsoft Teams kan brukes til å kommunisere både internt og eksternt, men langt fra alle vet hvordan de skal få mest mulig ut av programmet. Vi gir deg tipsene som vil gjøre Teams-opplevelsen din bedre.
Skap chattegrupper
Noen ganger vil man bare sette sammen en virtuell gjeng raskt, uten å behøve å skape et nytt Team. Løsningen er å skape en chattegruppe - å invitere inn er ikke vanskeligere enn å sende en e-post til flere personer. I chattegruppen kan dere deretter dele filer som dere kan redigere sammen. Tenk på å gi gruppen et godt og tydelig navn sånn at den blir lett å finne igjen.
Bruk Teams i mobilen
Mange er vant til å arbeide med Teams på kontoret, men Teams kan også lastes ned som en mobil-app. Appen finnes for både IOS og Android og kan gjøre det meste som skrivebords-appen kan gjøre. Når du deltar i videosamtaler avgjøres bildekvaliteten av hvor godt mottak du har.
Lær deg noen snarveier
De fleste kjenner til grunnleggende hurtigtaster i Word og Excel, men visste du har du kan svare på en Teams-tråd vet å trykke på R, eller at du kan legge til en fil ved å trykke på ALT og A samtidig? For en fullstendig oversikt over alle hurtigtastene i Teams skriver du inn /taster i søkefeltet (/keys hvis programmet ditt er på engelsk).
Del filer og rediger dem sammen
Å sende tekstdokumenter og regneark frem og tilbake i lange e-post-tråder er ikke særlig effektivt. Da er det lettere å dele dem i Teams sånn at alle kan arbeide med dokumentet samtidig, skriv inn kommentarer og diskuter ideer i chatten som hører til. Forandringer skjer i sanntid og alle diskusjonene lagres. En annen fordel med å dele filer i Teams er at alle data er kryptert og at det er enkelt å stoppe en deling når den ikke trengs lengre. At du har kontroll over de filene som deles har blitt spesielt viktig med de nye forskriftene om personvern, GDPR.
Bytt ut eller visk ut bakgrunnen under videomøtet
Ingen har det ryddig og fint hele tiden, så hva gjør du når videomøtet starter og oppvasken tårner på kjøkkenbenken bak deg? Du bytter bakgrunn så klart! I Teams kan du enten gjøre bakgrunnen uklar eller bytte den mot et hyggelig bilde.
Ta kontroll over varsler og notiser
Teams passer godt til å få oversikt over hva som skjer, men alle varsler og notiser kan også bli et stressmoment. Få vet om at det finnes et panel for varselinnstillinger der du på detaljnivå kan stille inn når og hvordan du skal få dine varslinger. Visste du for eksempel at det finnes en “ikke forstyrr”-modus som bare slipper igjennom utvalgte meldinger, eller at du kan overvåke en kollegas status og få beskjed når den endres?
Fest og gjem kanaler
Jo flere Team du er med i desto vanskeligere blir det å få oversikt og holde orden på alt som skjer. En god måte å strukturere opp ditt Teams, er å feste viktige kanaler og gjemme kanaler du ikke trenger å se. Hvis du ikke vil risikere å gå glipp av noe viktig, kan du velge å få varsler så fort noe skjer i dine faste kanaler.
Dra nytte av møtenotater
Møtenotater i Teams er en god måte å spare og dele notater før, under og etter et Teams-møte. Du får tilgang til dem ved å velge “ Vis møtenotater”. Når den samme gruppen har møte neste gang kan dere åpne dem for å friske opp hukommelsen og fortsette der dere avsluttet.
Del et digitalt White Board
En fordel med å treffes fysisk er at man kan samles rundt en whiteboardtavle, brainstorme ideer og tegne opp tankekart. Men det er faktisk mulig å gjøre det samme i Teams! Alle som deltar på møtet kan bruke den digitale tavlen for å sette opp Post-it-lapper, tegne og skrive.
Bruk den innebygde hjelpefunksjoner
Teams er full av smarte funksjoner som hjelper deg med å samarbeide med kollegene dine. Hvis du lurer på noe eller vil vite noe mer om en spesiell funksjon, er den innebygde hjelpefunksjonen en god måte å begynne på. For å få tilgang til hjelpen skriver du /hjelp i søkefeltet (/help hvis programmet ditt er på engelsk).