Videomøter sparer både tid og miljøressurser, men de fører også med seg noen utfordringer. Her er ekspertens beste tips for et godt digitalt samarbeid.
På tide med et Skype-møte igjen? Videomøter er en naturlig del av hverdagen for mange av oss. Men tekniske utfordringer, dårlige forberedelser og dårlig digital etikette kan sette kjepper i hjulene for et effektivt møte. Her gir Sofia Larsson, forfatter av svenske Moderna etikettboken, sine beste tips.
1. Sjekk hvilken programvare som brukes
Bedrifter har gjerne ulike løsninger basert på personvern. Last ned riktig program og test gjerne i forveien om det funker.
2. Utnevn en leder for møtet hvis dere er mange
Denne personen er ansvarlig for at møte starter og slutter i tide, sjekker at alle er tilkoblet og leder diskusjonen. Risikoen for mye unødvendig prat er ellers veldig stor.
3. Fjern distraksjoner
Prøv å finne et rom med minst mulig distraksjoner i bakgrunnen, slik at de som deltar på møtet ikke blir distrahert av andre ting. Lukk nettfaner og andre programmer som du ikke skal bruke i møtet. Den eneste fanen du bør ha oppe er ”feilsøking for Skype” eller lignende, så slipper du å bli stresset om teknologien brister.
4. Tenkt på utsnittet
Du skal være så nær kameraet at ansiktsuttrykket ditt synes og er lett å tolke, men ikke så nære at porer og nesehår synes. Et stykke under skuldrene og med litt luft over hodet pleier å bli bra.
5. Sjekk at lyden er bra...
Bruk gjerne hodetelefoner sånn at du hører bedre. I tillegg vil dette gjøre at de andre slipper å høre seg selv i ekko via dine høyttalere når de snakker. Et alternativ er å trykke på ”mute” når du ikke snakker. Selv om alle holder bakgrunnsstøyen til et minimum kan det likevel føre til forstyrrelser.
6. ...og lyset
Det er underforstått at en videokonferanse ikke er som HD-TV, men om det er alt for lyst og du har en lampe rettet mot deg kan du se utbrent ut. En for mørk belysning kan være frustrerende for de som skal prøve å tyde dine ansiktsuttrykk.
7. Ikke smyg-surf
Det kan absolutt være fristende å surfe litt på dataen eller på mobilen. Ikke gjør det. Risikoen er stor for at de andre merker det, og at det tar bort engasjementet som (forhåpentligvis) finnes rundt sakene som diskuteres. Hvis du trenger å sjekke noe i forbindelse med møtet, så kan du si: ”Jeg sjekker dette, og er tilbake om noen minutter”.
8. Spill inn møtet
Det kan være praktisk å kunne gå tilbake å se hva som faktisk ble sagt i et viktig møte, men da må man først spørre om dette er ok for alle. Det kan føles krenkende å få greie på dette i etterkant.
9. La folk prate ferdig
Det som sies i en bisetning etter at den som snakker har trukket pustet og fått en mikropause, kan vise seg å være det viktigste i hele møtet. Ettersom man ikke ser hverandres kroppsspråk på samme måte som i et vanlig møte, kan det skape stress rundt stillheter. Da får man ofte behov for å fylle den stillheten. Prøv heller å ta det med ro og gi hverandre tid til å tenke.
Ikke gjør dette:
Tygg tyggegummi
Tyggegummi virker alltid nonsjalant i et møte, men det kan også bli særdeles irriterende under et Skype-møte hvor ansiktene er i fokus.
Glem at folk har forskjellige systemer
Å si ting som: ”Trykk på knappen nederst til høyre”, er dømt til å mislykkes. Folk bruker både mobil, nettbrett og data med ulike nettprogrammer, noe som selvfølgelig kan bety forskjellige systemer.
Ignorer irl- menneskene
Muligheten til å ha videokonferanse over alt gjør også at man må være litt forsiktig. De som sitter ved siden av deg på kaféen vil sikkert ikke høre alt om din bedrifts budsjettvisjoner.
