Videomøter blir en stadig mer selvfølgelig del av hverdagen. Samtidig oppdager stadig flere bedrifter skybaserte videosamarbeidsverktøy. Fordelene er åpenbare. Du sparer tid, penger og kan holde mer effektive møter. Uansett hvor du befinner deg, kan du ha møter og holde kontakten på en enkel måte.
– Det å kunne se hverandre og interagere med kroppsspråket tilfører en ekstra dimensjon, ikke minst for samarbeidet som gjøres enklere ved man faktisk kan se hverandre, sier Jörgen Rönnqvist, Area Sales Manager Nordics hos Konftel.
Fordelen i tillegg til tid, penger og effektivitet
For den yngre generasjonen, Milleniums-generasjonen, er video en selvfølgelighet. Det er standard å kunne legge til video når man snakker med hverandre, og når man går til jobben tar man med vanene sine dit.
– Hvordan sky-tjenestene vi bruker i privatlivet fungerer, påvirker med andre ord de kravene vi har i arbeidslivet, forteller Jörgen.
Mye peker på at oppførselen vår i sosiale medier og de funksjonene vi bruker der, før eller senere tar plass i form av samarbeidsverktøy i arbeidslivet. Selv om langt fra alle benytter seg av videomøter, planlegger stadig flere å begynne med det. De sosiale mediene er pådrivere for en utvikling med mer åpne miljøer der man revurderer gamle arbeidsmåter, suksessivt bytter dem ut og erstatter dem med samarbeidskulturer.
Vår måte å arbeide på er også med også en del av utviklingen. Tempoet er høyere og vi trenger å raskt kunne dele idéer i arbeids- og prosjektgrupper. De fleste sosiale samarbeidsverktøyene er designet for å gjøre det enkelt å holde orden i samtaletråder og arbeidsmateriale.
– God oversikt og søkemuligheter er viktigst, påpeker Jörgen.
Ta møtet med hvor du vil
Med de sosiale mediers utvikling og de hverdagslige videosamtalene i bakhodet, er det enkelt å forstå trenden BYOM – Bring Your Own Meeting. Det mest naturlige i dag, er at du bruker din egen laptop (og de møteverktøyene du har valgt eller blitt tildelt av IT-avdelingen) både når du trer inn i distansemøter på egenhånd, og når du kobler deg til videomøter med kollegaer i et fysisk møterom.
Adferden stiller enkelte krav til det utstyret som finnes på plass for å komplettere laptopen i møterommet. Vi kommer tilbake til det litt senere. Først skal vi ta en rask titt på hvordan våre kontorlandskap har forandret seg.
Til nå har du sikkert hørt om aktivitetsbasert arbeid? Det er i alle fall utgangspunktet når nye kontorer bygges eller gamle kontorer skal omorganiseres. De ansatte skal tilbys en rekke behovstilpassede omgivelser på kontoret. Utgangspunktet er en åpen planløsning. Du har ikke et eget rom eller plass, men delte kontorplasser og et skap å oppbevare tingene dine i.
– I tillegg er det behov for møterom og åpne møteplasser av ulike slag. Noe som har kommet frem er at nettopp de mindre møterommene spiller en stor rolle for at både langsiktige og tilfeldige prosjektgrupper skal kunne arbeide effektivt, sier Jörgen.
Små og effektive møterom
På verdensspråket engelsk kalles de litt mindre møterommene for ”huddle rooms” som kort sagt betyr rom der man kan møtes. Mange av de små møterommene har historisk sett manglet utstyr for videokonferanser, men det er i rask endring. Stadig flere mindre møterom benyttes nå til videomøter.
Når brukeren kommer inn på møtet med sin laptop, er det en rekke ting som trenger å være på plass. God lyd- og bildekvalitet er viktig for opplevelsen. Og da mener vi skjerm, USB-konferansekamera og en god høyttalertelefon. Det må også være veldig enkelt å koble laptopen til utstyret.
– Det er selve grunnlaget for Bring Your Own Meeting, at ens egen laptop skal bli en del av romløsningen for et møte i for eksempel Microsoft Teams, Zoom eller Webex, mener Jörgen.
Enkelt, brukervennlig og prisvennlig
Da Konftel fremstilte sine pakker for videomøter tok man hele tiden utgangspunkt i ordene enkelt, brukervennlig og prisvennlig. Resultatet ble Konftel Collaboration solutions.
Med løsningen One Cable Connection (Konftel OCC Hub) trenger du som bruker bare å koble en USB-kabel til datamaskinen for deretter å tilkoble konferansekamera, høyttalertelefon og skjerm. Høy lydkvalitet i møtet ligger i Konftels DNA og er noe bedriften alltid har fokusert på gjennom sin OmniSound-teknologi. Samme høye krav gjelder for bildekvaliteten i deres USB-konferansekameraer.
– Den store fordelen med Bring Your Own Device-løsningen sammen med riktig pakkeløsning for selve maskinvaren i møterommet, er at du enkelt kan skalere opp fra et huddle room til et større konferanserom. Det er samme grunnkonsept. Det eneste som må byttes ut, er kameraer og lydenheter som skal tilpasses ulike romstørrelser med ulike fysiske forutsetninger. Dagens adferd og brukernes forventninger kommer til å fortsette å være store pådrivere av BYOM, avslutter Jörgen.
Les også:
Videomøter har aldri vært enklere
Forenkle dine videokonferanser med smarte, innebyggede videoløsninger
Et nøye utvalgt sortiment som bare vokser
Skjermer for samarbeid
Fra ti minutter til ti sekunder
En løsning for all kommunikasjon
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordics hos Konftel
