For de fleste bedrifter finnes det store fordeler ved å ta bruk moderne samarbeidsverktøy. Et godt og fleksibelt samarbeidsverktøy er viktig, ikke minst fordi vi arbeider mer og mer i prosjekt- og arbeidsgrupper. Det sparer også mye tid og gjør medarbeidernes hverdag enklere. Utfordringen er imidlertid å motivere ansatte til å begynne å arbeide på en ny måte og lære et nytt verktøy. Her forteller vi deg om Microsoft Teams og hva du kan gjøre for at du og din gruppe skal komme i gang med Teams.
Mange systemer er tidstyver på arbeidsplasser
En vanlig situasjon i dag er at ansatte arbeider i ulike systemer og ofte må veksle mellom ulike programmer. Når informasjon er spredd på flere steder blir den også vanskelig å finne. For medlemmer av en gruppe er det tidkrevende å sende felles arbeidsdokumenter mellom seg via e-post, og det er fort gjort å drukne i e-post.
Fordeler med moderne samarbeidsverktøy
I dag er kan man velge mellom flere forskjellige verktøy for samarbeid. En av dem er Microsoft Teams som er inkludert gratis i Office 365. Microsoft Teams kan brukes på alle typer enheter, slik at du og gruppen din kan arbeide sammen uansett hvor dere befinner dere.
I stedet for å veksle frem og tilbake mellom forskjellige systemer og sende dokumenter til hverandre, kan Teams opprette en gruppe der alle dokumenter og de opplysningene dere trenger er samlet. Du kan f.eks. få rapporter og dokumenter som du kan arbeide med i sanntid, samle oppgaver som skal gjøres, vise gruppens kalendere, chatte, ringe til hverandre og ha møter. Alt på ett sted.
Forberedelse er avgjørende for å motivere ansatte
For å motivere dine ansatte til å begynne å bruke nye samarbeidsverktøy, er forberedelse viktig. Hva vil du at bedriften skal oppnå med det nye verktøyet? Hvordan vil du at de ansatte skal bruke det?
Deretter må du som leder eller gruppeleder kartlegge behovene for din egen avdeling eller gruppe og ha en god idé om hvor dere skal begynne. Gjerne en idé som er enkel å arbeide med i begynnelsen slik at du får dine ansatte med deg, f.eks. et prosjekt dere arbeider med sammen.
En enklere hverdag med felles filer på ett sted
Et godt råd er å starte med filbehandlingen og flytte dokumenter til gruppens arbeidsområde i Microsoft Teams. Det er lett å forstå fordelene med Teams når dere har alle vanlige dokumenter samlet på samme sted og kan samarbeide med dem i sanntid, i stedet for å sende dem med e-post til hverandre. Når alle er trygge på å arbeide i Teams, kan dere legge til flere funksjoner
Intuitivt og lett å lære
I likhet med de fleste endringer, kan det finnes motstand hos ansatte mot å lære en ny måte å arbeide på. Den enkleste måten å komme i gang på er å starte med et mindre prosjekt og prøve seg frem. En stor fordel ved Microsoft Teams er at den er en del av Office-serien, og det er derfor enkelt og intuitivt for de ansatte å lære seg.
Vil du vite mer om Teams?
Få med deg dine ansatte ved å delta på en av våre workshops. Finn enkelt ut mer Meld din interesse for å få flere opplysninger.
Kom i gang med Teams ved å se hvordan det fungerer på en av våre workshops. Meld din interesse for å få flere opplysninger.
Les mer:
Mer effektivt samarbeid med Microsoft Teams
Enklere lagring og behandling av informasjon med Microsoft Teams
Bedre sikkerhet med Microsoft Teams som samarbeidsverktøy
Microsoft Teams - Et nytt verktøy for et mer effektivt samarbeid
Samarbeid enklere med Teams
