Nye samarbeidsverktøy kan bryte en bedriftskultur der medarbeiderne ikke samarbeider i noen særlig grad. Det kreves imidlertid mer enn teknologistøtte for å lykkes.
Nye samarbeidsverktøy skaper ikke automatisk effektivitet og produktivitet.
Det første trinnet er en behovsanalyse.
– Sørg for å ha med representanter for brukerne og finn ut hva verktøyet skal brukes til, og hvorfor, sier Oscar Berg, administrerende direktør og digital bedriftsdesigner i IT-konsulentselskapet Unicorn Titans.
Deretter bør de tilgjengelige verktøyene evalueres ut fra bedriftens behov, før valget tas.
– Det er enkelt å prøve seg frem fordi de fleste verktøyene kan testes gratis i en periode via nettet, sier Oscar Berg.
Et annet tips er å kontakte andre organisasjoner og diskutere deres erfaringer med ulike verktøy, noe som også kan gi nye ideer til hvordan verktøyene kan benyttes.
Parallelt må ledelsen jobbe med å fremme motivasjonen blant medarbeiderne. Det må finnes vilje til å ta i bruk samarbeidsverktøyene og hjelpe hverandre innen organisasjonen.
Når bedriften har bestemt seg for ett eller flere verktøy, er brukerstøtte viktig.
– Noen i bedriften må beherske verktøyene så godt at de kan lære andre, for eksempel hvordan man sender ut møteinnkallelser eller starter nye prosjekter. Pass også på å fase ut de gamle verktøyene så fort de nye er på plass, sier Oscar Berg.
Eva-Lena Lettesjös beste tips for samarbeidsverktøy
- Kontroller at samarbeidsverktøyene er enkle å integrere.
- Når nye verktøy innføres, må de gamle fases ut med det samme.
- Sats på verktøy som er brukervennlige og lette å administrere.
- Følg opp, og understrek fordelene med verktøyene.
- Avklar hvilke som skal brukes, og hvorfor, men styr ikke for stramt.
Samarbeidsverktøy verdt å vurdere
Box
Fildeling via mobile enheter, samarbeid om forretningsprosesser, chat og IT-styring.
Mitel
Kommunikasjonsløsning med fokus på mobilitet, som støtter alle former for samarbeid, inkludert tale- og videosamtaler og direktemeldinger.
Dropbox
Skytjeneste for blant annet fillagring og fildeling.
Google G Suite
Blant annet e-post, dokumentdeling, kalender, tale- og videosamtaler.
Teamweek
Verktøy for ressursplanlegging med dra-og-slipp-funksjon.
Meetingsphere
Prosjektledelse, analyse og lagring med automatisk rapportgenerator.
Microsoft Teams
Kobles til Office 365, med mulighet for chatting, digitale møter, planlegging, Skype og en rekke andre applikasjoner.
Mindmeister
Et visuelt verktøy for tankekart. Passer for idédugnader, notater og prosjektplanlegging.
Spark
Leveres fra Ciscos sky og tilbyr tjenester som direktemeldinger og nettmøter. Interaktiv tavle fås som tilleggstjeneste.
Slack
Verktøy for gruppekommunikasjon og direktemeldinger, ut fra kanaler og temaer.
